Как отправить документ по электронной почте
Перейти к содержимому

Как отправить документ по электронной почте

  • автор:

Отправка документов и сообщений электронной почты

Вы можете легко обмениваться информацией и документами, такими как заказы на продажу и покупку и счета-фактуры, по электронной почте прямо из Business Central, не открывая приложение электронной почты.

Вы можете отправлять почти все типы документов в виде вложений PDF. Кроме того, вы можете настроить макет отчета, который включает информацию из документа в текст электронного письма вместе с текстом, который делает электронное письмо более дружелюбным, например, стандартное приветствие. Дополнительные сведения см. в разделе Управление макетами отчетов и документов.

Отправляя счета-фактуры, вы можете упростить клиентам выполнение платежей через платежную службу, например PayPal, путем автоматического добавления информации и ссылки на службу в электронное письмо. Дополнительные сведения см. в разделе Включение платежей клиентов через службу платежей.

Чтобы включить сообщения электронной почты в Business Central, запустите мастер настройки Настройка электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронной почты.

Business Central поддерживает только исходящую электронную почту. Вы не можете также получать ответы в приложении.

Отправка документов по электронной почте

Эта процедура описывает, как прикрепить учтенный счет-фактуру к электронному письму в виде файла PDF с текстом электронного письма для конкретного документа. Действия будут такими же и для других документов.

Лампочка, которая открывает функцию Что вы хотите сделать.

  1. Выберите значок значок введите Учтенные счета продажи, а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите счет, затем выберите действие Печать/отправить и выберите Отправить по эл. почте.
  3. В поле Эл. почта выберите Да (запросить настройки). Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов. Если в поле Эл. почта страницы Кому отправить документ установлено значение Да (запросить настройки), то откроется страница Отправить сообщение эл. почты с заполненным полем Кому: и документом, приложенным в виде PDF-файла. В поле Содержание вы можете либо ввести текст вручную или заполнить его настроенным текстом, связанным с типом документа.
  4. Нажмите кнопку ОК.
  5. В поле Кому: введите допустимый адрес электронной почты. Значение по умолчанию — адрес электронной почты клиента.
  6. В поле Тема введите описательный текст темы. Значение по умолчанию — имя и номер счета клиента.
  7. В поле Вложение созданный счет по умолчанию прикрепляется как PDF-файл.
  8. В поле Содержание введите краткое сообщение получателю. Если на странице Выбор отчета — продажи настроен текст сообщения электронной почты, связанный с документом, поле Содержание заполняется автоматически. Для получения дополнительной информации см. раздел Настройка повторно используемых текстов и макетов сообщений электронной почты.
  9. Нажмите кнопку ОК для отправки сообщения электронной почты.

Если вам не нужно указывать параметры электронной почты при каждой отправке документа, вы можете выбрать вариант Да (использовать настройки по умолчанию) в поле Эл. почта на странице Кому отправить документ. В этом случае страница Отправить сообщение эл. почты открываться не будет. См. шаг 4. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

Составление и отправка сообщения электронной почты

Вы можете быстро составлять электронные письма для контактов, клиентов, поставщиков, продавцов/покупателей и банковских счетов прямо со страниц этих объектов. Просто выберите Процесс, а затем Отправить электронное письмо, чтобы открыть редактор электронной почты. Для банковских счетов действие Отправить электронное письмо находится в Действия.

Если вы часто отправляете сообщения электронной почты, которые похожи по своей природе, или хотите отправить массовую рассылку, например, для рекламной кампании продаж, использование шаблонов Word с электронной почтой может ускорить процесс. Вы можете создать шаблон для таких объектов, как клиенты, поставщики и контакты, который будет генерировать содержимое электронного сообщения для вас и даже персонализировать содержимое для получателя на основе данных в Business Central. Для получения дополнительной информации см. Использование шаблонов Word для массовых сообщений.

Прикрепление документа к сообщению электронной почты

Существует несколько способов вложить документ в сообщение электронной почты.

Если вам назначен сценарий электронной почты, связанный с сущностью, которой вы отправляете электронное письмо, или документом, который вы отправляете, вложение может быть автоматически добавлено к вашему сообщению. Это связано с тем, что для сценария электронной почты было назначено вложение по умолчанию. Вы можете удалить вложение, если не хотите отправлять его вместе с сообщением. Для получения дополнительной информации см. раздел Назначение сценариев электронной почты учетным записям электронной почты.

Чтобы прикрепить файл самостоятельно, в редакторе электронной почты выполните одно из следующих действий:

  • Выберите Добавить файл, чтобы выбрать файл.
  • Выберите Добавить файлы из используемых по умолчанию, чтобы вручную добавить файл, связанный с данным сценарием электронной почты.
  • Выберите Добавить файл из документа-источника =, чтобы выбрать файл, прикрепленный к документу, с которым вы работаете. Файлы прикрепляются либо к самому документу, либо к одной или нескольким его строкам.

Документы, помеченные как распечатанные при отправке

Некоторые документы в Business Central имеют поле, которое указывает, сколько раз этот документ был напечатан. Число в этом поле также обновляется, если вы отправляете документ по электронной почте, потому что для него создается файл PDF. Число обновляется, даже если вы не отправляете электронное письмо.

Отправленные сообщения электронной почты и ваш ящик «Исходящие»

Business Central хранит сообщения электронной почты, которые вы отправляете, на странице Отправленные. Это позволяет вам повторно отправлять сообщения электронной почты или пересылать их кому-то другому. Если вы не можете найти сообщение электронной почты среди отправленных, поищите его на странице Исходящая электронная почта.

В зависимости от расширения, которое ваша компания использует для электронной почты, администраторы могут видеть список сообщений, отправленных всеми, но не содержимое сообщений

В пункте Исходящая электронная почта вы найдете сообщения электронной почты, которые вы сохранили как черновики, и сообщения электронной почты, которые не удалось отправить, например, если адрес электронной почты был недействительным. Для сообщений, которые не удалось отправить, вы можете выбрать Показать ошибку или Исследовать ошибку для устранения проблемы.

Отправка документа из Microsoft Office

Классический клиент Project Online Publisher для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Project профессиональный 2021 Project стандартный 2021 Publisher 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Project профессиональный 2019 Project стандартный 2019 Publisher 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project профессиональный 2016 Project стандартный 2016 Publisher 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Project профессиональный 2013 Project стандартный 2013 Publisher 2013 Excel 2010 Word 2010 Project 2010 Project стандартный 2010 Publisher 2010 Еще. Меньше

Если в состав установленной на компьютере версии Microsoft Office входит Outlook и он используется по умолчанию для отправки почты, вы можете отправлять документы в виде вложений. Кроме того, файлы Excel, Publisher или Word можно отправлять непосредственно в тексте сообщения.

Если Outlook не является стандартным почтовым приложением, потребуется сделать его таковым, чтобы использовать эту функцию. Дополнительные сведения см. в статье Выбор Outlook в качестве программы по умолчанию для работы с электронной почтой, контактами и календарем.

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint и Word

  1. Выберите файл >поделиться, а затем выберите один из следующих вариантов:

Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

  • Отправить в OneDrive Отправка файла в учетную запись OneDrive, где вы можете поделиться им по прямой ссылке или сообщению электронной почты.
  • Вложите вместо этого копию Выберите вложенный файл в сообщение электронной почты или PDF-файл.

OneNote, Visio, Publisher и Project

  1. Выберите файл >поделиться, а затем выберите один из следующих вариантов:

Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

  • Поделиться с людьми (OneNote и Visio) Позволяет ввести имя или адрес электронной почты для тех, кому вы хотите отправить сообщение, настроить его редактирование, требовать входа пользователя перед редактированием и необязательное сообщение. Этот параметр требует отправки файла в OneDrive.
  • Отправить ссылку (Visio) Позволяет всем работать с одной и той же копией файла, видеть последние изменения и не замерять размер электронной почты. Чтобы отправить ссылку, файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.
  • Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
  • Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
  • Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.
  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

  1. Выберите Файл >Общий доступ >Электронная почта, а затем — один из указанных ниже параметров.
  2. Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
  3. Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
  4. Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
  5. Отправить как факс через Интернет. Откроется веб-страница со списком поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.

Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

OneNote

  1. Выберите Файл >Отправить, а затем — один из указанных ниже параметров.
    • Отправить как вложение Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
    • Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
  2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.
  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в виде вложения

Приведенные ниже инструкции относятся к приложениям Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

  1. Откройте вкладку Файл.
  2. Нажмите кнопку Сохранить и отправить.
  3. Выберите вариант Отправить по электронной почте, после чего выберите один из следующих параметров:
  4. Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
  5. Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
  6. Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

Примечание: В приложении Project 2010 форматы PDF и XPS недоступны.

Ниже приведены инструкции для приложения OneNote 2010.

  1. Откройте вкладку Файл.
  2. Нажмите кнопку Отправить и выберите один из указанных ниже параметров.
    • Отправить страницу по электронной почте как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
    • Отправить страницу электронной почты в формате PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с копией файла в .pdfformat attached.
  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

Чтобы отправить файл в тексте сообщения электронной почты, выполните указанные ниже действия.

Значок

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.
  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить сообщение

Poccия

  • Домашняя страница
  • Poccия

Часто задаваемые вопросы и устранение неполадок

Главная страница DCP-7057R
Часто задаваемые вопросы и устранение неполадок
Руководства
Расходные материалы и дополнительные компоненты
Поддерживаемые операционные системы
Технические характеристики

Часто задаваемые вопросы и устранение неполадок

DCP-7057R

Дата: 09.02.2021 Номер: faq00002783_008

Сканирование и отправка документа в сообщение электронной почты в виде вложения (Windows) (доступны видеоинструкции)

С помощью ControlCenter4 можно напрямую отсканировать документ в приложение электронной почты по умолчанию (отправить отсканированные данные в сообщение электронной почты в виде вложения). Для получения более подробной информации нажмите на используемый пользовательский интерфейс ControlCenter4.

ПРИМЕЧАНИЕ: в видеоинструкциях ниже изображена типовая модель устройства и операционная система, которые могут отличаться вашей модели Brother и вашей операционной системы.

Стандартный режим

  1. Загрузите документ.
  2. Для воспроизведения видеоинструкции нажмите на изображение ниже.

Click on the image to play the video instructions.

* Данное видео загружается с YouTube. (Видео открывается в новом окне.)

  1. Выберите вкладку Сканирование.
  2. Выберите Тип документа и Размер сканированного изображения.
  3. Нажмите Сканирование.
  4. Отсканированное изображение отобразится в окне просмотра изображений. Подтвердите и отредактируйте (при необходимости) отсканированное изображение.
  5. Нажмите Отправить на e-mail.
  6. Отобразится диалоговое окно Отправить на e-mail. Настройте параметры вложенного файла *1 и нажмите OK. Откроется приложение электронной почты по умолчанию и отсканированные данные прикрепятся в виде вложения к новому пустому сообщению электронной почты.

> Если используемое приложение электронной почты не открывается или появляется сообщение об ошибке, нажмите здесь, чтобы посмотреть инструкции по настройке приложения электронной почты по умолчанию.

*1: Ниже приведены типы вложенных файлов . (ПРИМЕЧАНИЕ: доступные типы файлов могут отличаться в зависимости от устройства Brother и операционной системы.)

  • Windows® Bitmap (*.bmp)
  • JPEG (*.jpg): можно настроить размер файла.
  • TIFF (*.tif): можно выбрать «Без сжатия» или «Со сжатием».
  • TIFF Multi-Page (*.tif): можно выбрать «Без сжатия» или «Со сжатием».
  • Portable Network Graphics (*.png)
  • PDF (*.pdf): можно настроить размер файла.
  • Secure PDF (*.pdf) : можно настроить размер файла.
  • XML (XML Paper Specification): доступно в Windows Vista и выше или при использовании приложений с поддержкой файлов XML Paper Specification.

Расширенный режим

  1. Загрузите документ.
  2. Для воспроизведения видеоинструкции нажмите на изображение ниже.

Click on the image to play the video instructions.

* Данное видео загружается с YouTube. (Видео открывается в новом окне.)

  1. Выберите вкладку Сканирование.
  2. Нажмите кнопку Электронная почта. Запустится приложение электронной почты по умолчанию, и изображение будет добавлено в новое пустое сообщение электронной почты в виде вложения.

> Если используемое приложение электронной почты не открывается или появляется сообщение об ошибке, нажмите здесь для просмотра инструкций по настройке приложения электронной почты по умолчанию.

Связанные вопросы

  • Изменение настроек сканирования для ControlCenter2 или клавиши СКАНИРОВАНИЕ устройства Brother (для Macintosh)
  • Изменение настроек сканирования для ControlCenter4 и клавиши СКАНИРОВАНИЕ устройства Brother (для Windows)
  • При попытке сканирования документов напрямую в почтовую программу с помощью ControlCenter4 или кнопки СКАНИРОВАНИЕ на устройстве Brother отсканированные данные отсылаются в другую почтовую программу или появляется сообщение об ошибке, указывающее, что на компьютере не зарегистрирована почтовая программа по умолчанию (CC4-121-xxxxxxxx).

Как отправить файл по почте

В этом уроке я покажу, как отправить файл по электронной почте. Мы научимся пересылать документы, фотографии и другие данные через Майл, Яндекс и Gmail.

Данные, которые пересылают по интернету, называются вложениями или прикрепленными файлами (аттачментами).

Как добавить файл к письму

Технология пересылки файлов по почте следующая:

  1. Заходим в свой ящик в интернете. Делается это через почтовый сайт, на котором находится адрес: Майл (mail.ru), Яндекс (yandex.ru), Google (gmail.com) или другой.
  2. Нажимаем на «Написать письмо».
  3. Заполняем форму: указываем email получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
  4. Щелкаем по специальной кнопке для добавления вложения. Откроется окно выбора данных с компьютера. Добавляем через него файл.
  5. Нажимаем на «Отправить».

После этого сообщение с вложением уходит по указанному адресу. В ящике остается копия – она попадаем в папку «Отправленные».

При быстром интернете пересылка занимает несколько секунд.

Пример

1 . Сначала нужно зайти в ящик. Для этого открыть сайт, на котором он находится, ввести логин и пароль.

Подробнее об этом читайте в уроке Моя электронная почта.

2 . Затем нажать на кнопку для составления письма. Вот как она выглядит в разных сервисах:

Яндекс.Почта Mail.ru Gmail.com
Написать Написать письмо Написать

3 . Далее заполнить форму:

  • Напечатать адрес получателя.
  • Указать тему письма.
  • Набрать сообщение (если нужно).

Пример письма

4 . Для загрузки файла щелкнуть на специальную кнопку. Обычно она находится вверху или внизу — над или под частью для ввода текста.

Яндекс.Почта Mail.ru Gmail.com
Кнопка добавления файла Яндекс Прикрепить файл Майл Кнопка добавления вложения Гугл

Появляется небольшое окошко для выбора данных с компьютера. Через него нужно выбрать объект для пересылки.

Допустим, мне необходимо выбрать документ, который находится в Локальном диске D в папке «Договоры». Значит, в окошке перехожу в Локальный диск D.

Выбор Локального диска

И открываю «Договоры».

Выбор папки на ПК

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них нужный и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мыши.

Добавление файла с компьютера

Окошко исчезает, а мой документ появляется на странице.

Загрузка вложения Яндекс

в Яндекс.Почте:

Загрузка вложения Майл

в Mail.ru:

Добавление файла к письму Гугл

в Gmail.com:

Если файл большого размера (от 1 МБ), он будет какое-то время закачиваться. В случае с объемными данными (от 35 МБ) загрузка будет происходить сразу на облако.

5 . Когда вложение загружено, нужно нажать на «Отправить».

Сразу после этого сообщение с вложением уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Пример отправленного сообщения

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом сервис показывает, что внутри есть аттачмент.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Пример письма с вложением

Как переслать несколько файлов

В одно письмо можно добавить несколько объектов любого типа. Это могут быть фото, документы, музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и вложить в него всё, что нужно. Происходит это так: добавляем в сообщение один файл, затем, точно также, второй, третий и так далее.

Добавление нескольких файлов к письму

А что делать, если объектов много, например, двадцать?! Можно ли добавить папку целиком, а не каждый из них по отдельности?!

Отправить папку по интернету нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Покажу, как это сделать прямо в окошке, через которое мы добавляем файл для отправки.

Кликаем правой кнопкой мыши по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Как заархивировать папку

Затем выбираем только что созданный архив — щелкаем по нему два раза левой кнопкой мыши.

Как добавить архив (папку) к письму

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Пример вложенного архива

Подробнее об архивации можно узнать из этого урока.

Нюансы

1 . Если нужно переслать более трех файлов в одном письме, лучше их заархивировать.

Например, я хочу выслать десять фотографий. Чтобы не добавлять каждую по отдельности, лучше положить их в новую папку на компьютере, заархивировать ее и при отправке письма добавить этот архив.

В итоге отправится один объект, а не десять. Получателю будет проще его скачать и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждый снимок отдельно.

2 . Перед пересылкой фото следует сжимать — уменьшать размер.

Сделать это можно в любой программе для редактирования изображений. Например, в стандартной Paint (есть в Пуске). Подробнее об этом читайте в уроке Сжатие фото.

Задание

  1. Отправьте сообщение с прикрепленным файлом на свой же ящик. Для этого в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты.
  2. Откройте полученное письмо и попробуйте посмотреть вложение прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с ПК.
  3. Отправьте себе же письмо с несколькими файлами: как по отдельности, так и заархивировав их.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *