Как отправить официальное письмо по электронной почте
Перейти к содержимому

Как отправить официальное письмо по электронной почте

  • автор:

Деловая переписка по почте

Написание писем родственникам и друзьям значительно отличается от писем в деловом мире. Грамотно оформленное письмо позволяет собеседнику сформировать правильное представление о репутации и имидже компании, которая его отправляет, а также во многом сказывается на желании дальнейшего сотрудничества.

Использование электронной почты

Развитие интернет-технологий во многом упростило работу с клиентами и контрагентами компаний – партнерами по бизнесу, поставщиками, оптовыми заказчиками.

Электронный ящик сейчас существует у каждой компании и позволяет практически мгновенно отправлять коммерческие предложения, отчетность партнерам и вышестоящим органам, заявки и договоры.

К преимуществам электронной почты относятся следующие:

  • быстрая доставка сообщений, что позволяет во многом ускорить процесс совершения сделок и операций;
  • низкая стоимость. По сравнению с обычной почтой или курьерской доставкой электронная почта стоит гораздо меньше. При рассылке можно использовать сервисы, которые могут быть абсолютно бесплатными и позволят осуществлять рассылку тысяч писем ежедневно;
  • сокращение уровней управления в компании – любой сотрудник компании может напрямую обратиться к руководителю с предложением каких-либо идей. Электронная почта, таким образом, стимулирует инновации и позволяет организациям развиваться быстрее. Но в данном случае необходимо следить за тем, чтобы электронная почта не превратилась в своеобразную «книгу жалоб», когда сотрудники по любому поводу будут писать письма руководителю компании, отвлекая его действительно важных вопросов;
  • возможность передачи большого объема данных. Все почтовые сервисы имеют облачные службы, которые поддерживают хранение и использование больших массивов данных, которые легко и беспрепятственно передаются с одного электронного адреса на другой;
  • безопасная передача данных и возможность резервного копирования информации. Факсы или обычная почта более уязвимы;
  • возможность более быстрого отклика на потребности клиентов – электронная почта позволяет оперативно реагировать на жалобы или предложения потребителей.

Тем не менее, такой тип связи имеет и свои недостатки. В первую очередь это может быть связано с некомпетентностью специалистов, осуществляющих рассылку писем и, как следствие, нарушение координации между компанией и ее клиентами. Знание основ этики делового общения – основное требование для тех лиц, которые отвечают в организации за почтовые рассылки.

Правила и этикет официальной переписки по электронной почте

Общение с друзьями и знакомыми по электронной почте сильно отличается от деловых писем, где недопустимы сленг, обращение на «ты», использование сокращений (только если это не общепринятые и повсеместно используемые сокращения). От того, насколько грамотно и профессионально составлено письмо, зависит репутация компании, лояльность клиентов к ней и общий ее имидж на рынке, на котором она функционирует.

Рассмотрим основные правила, которые позволят создавать качественные и соответствующие деловой этике письма:

  • всегда нужно указывать тему письма, которая бы соответствовала его основному содержанию. Например, если это приглашение на банкет для партнеров, то в теме письма должно значиться «Приглашение для руководителя» (или указывается его имя и отчество). Важно понимать, что организации получают большое количество писем, и если в теме письма указать, для кого оно предназначается, секретарю организации будет проще его передать;
  • отвечая на письмо, обязательно нужно сохранять историю предыдущей переписки – так получатель сможет при необходимости перечитать те сообщения, которые были отправлены ранее. Поскольку писем в деловой среде приходит и отправляется достаточно много, сложно держать в голове всю информацию от партнеров, потому такой ответ на письмо позволит освежить в памяти то, о чем шла речь;
  • обращение на «Вы» — главное правило деловой переписки, как и то, что любое письмо должно начинаться с приветствия, а заканчиваться фразой «С уважением, ФИО, должность»;
  • ответ должен быть как можно более оперативным, поскольку это непосредственно сказывается на репутации компании. В деловом мире принято отвечать на письма в течение нескольких часов и не затягивать с ответом более одного дня.

Как вести деловую переписку по электронной почте с клиентами

Деловая переписка – это целое искусство, которому учатся годами, и только с опытом общения с партнерами вырабатывается определенный стиль написания сообщений.

Отдельно следует отметить содержание писем: оно не должно выходить за рамки тематики сообщения, должно быть лаконичным. Не стоит долго подводить к основному вопросу, лучше сразу обозначить проблему, из-за которой возникает необходимость написания письма.

Клиенты должны быть в курсе того, что происходит в компании, но не стоит злоупотреблять их временем и делать частые рассылки – так можно легко попасть в категорию спама и вызвать недоверие со стороны клиентов. Регулярные рассылки могут осуществляться по таким поводам, как: напоминание о компании, ее акциях и специальных предложениях, запуске новых товаров, изменении координат организации (места нахождения, телефона, почты).

Этика переписки по электронной почте с партнерами

Этика делового общения не рекомендует:

  • злоупотреблять восклицательными или вопросительными знаками;
  • чрезмерно использовать разные цвета и шрифты, а также заглавные буквы;
  • вставлять в письма смайлики или иные веселые картинки.

Письмо должно быть грамотным, как с орфографической, так и с пунктуационной точки зрения.

Примеры деловой переписки по электронной почте

Ниже приведены примеры грамотно составленных писем, отправляемых по электронной почте:

  • Здравствуйте, Иван Иванович. В ответ на Ваш запрос, направляем Вам во вложении наше коммерческое предложение. По всем вопросам Вы можете связаться с менеджером по продукту: 500-50-50 (Петр);
  • Добрый день, Петр Петрович. Компания «Иванов и партнеры» рада сообщить Вам, что теперь мы находимся в самом центре города – в новом современном офисе, расположенном по адресу: улица Сидорова, дом 5, офис 100. С уважением, Иванов И.И., руководитель компании.

Собрать контакты и адреса деловых людей на выставках Экспоцентра

Одним из эффективных методов сбора контактов и адресов будущих деловых партнеров является посещение выставок в ЦВК «Экспоцентр». Перед проведением этой работы необходимо запастить большим количеством собственных визитных карточек, чтобы при знакомстве с бизнесменами ими обмениваться.

Важно не просто вручать и получать взамен визитки, но и разработать собственный опросный лист, по которому лучше будет составить общее представление о предприятии или компании, которую представляет участник выставки. Анкета должна содержать контактные данные, информацию о профиле компании, ключевые моменты по поставкам и закупкам, и отражать роль представителя компании в организации.

Список участников и схему размещения экспозиции можно посмотреть на сайте выставке. Контакты лучше собирать не только у участников, но и посетителей выставки, т.к. практически все посетители так или иначе, связаны с тематикой мероприятия.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Правила написания электронного письма


Электронная почта
является одним из самых популярных средств делового общения.

Все люди, кто владеет интернетом, использует электронную почту.

Прежде чем создать электронную почту, подумайте, с кем вы будете вести переписку.

Для общения с друзьями можно придумать любое имя, например, «аленький цветочек».

Но для деловой переписки надо обязательно указать свои данные — фамилию, имя и может даже отчество.

Чтобы человек, получив от вас письмо, сразу знал, что это письмо от вас.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая.

В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

Если письмо частное, между хорошо знакомыми, близкими родственниками или друзьями, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Если же идет деловая переписка с официальными лицами, например, руководством учебного учреждения или преподавателями, то существуют правила оформления электронного письма.

В деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила , которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.
  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
  3. Важность письма (это при необходимости).
  4. Тема письма.
  5. Приложение.
  6. И само письмо , состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Это необходимо соблюдать обязательно .

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: NIvanova@tv24.ru .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») 1только для ответа. Используя пиктограмму 2, размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) 1является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Существуют еще некоторые правила, которые можно прочитать на следующей странице данного учебника.

2. 2

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Не забывая прикрепить файлы для отправки, если они имеются. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие , состоящее из приветственного слова и имени получателя , перед основным текстом письма.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д.

В английском языке во всех этих жанрах ставится запятая. Но мы не в англии, поэтому соблюдаем правила русского языка.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение, чтобы не забыть это сделать в конце. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей репутации и отношения к вам преподавателя, как к несобранному и рассеянному ученику.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Для этого включите свое логическое мышление, читайте внимательно текст письма и последовательно отвечайте на все поставленные вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию . Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек. А еще если нет логического (последовательного) повествования, то адресат может не понять суть вашего изложения.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса. Когда идет большой поток переписки преподавателя и студентов, то можно не ждать ответного письма преподавателя, так как преподаватель вас либо оценит, либо просто сделает вам замечание за ваше письмо.

Правило 14. Можно запросить уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения не желательно использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или полужирным начертанием, рассматривается как крик. Это значит, что человек хочет, чтобы его услышали. Ведь мы начинаем повышать голос только тогда, когда хотим, чтобы нас услышали и поняли.

Правило 16. Никогда не сообщайте посредством электронной почты номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись . Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов), а также ссылку на почту.

3. сведения конфиденциального характера


Конфиденциальная информация
— информация, являющаяся секретной .

Что относится к конфиденциальной информации?

В Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» к сведениям конфиденциального характера относят:

  • Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
  • Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты.
  • Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
  • Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
  • Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
  • Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них

4. И еще немного о письме

Правила деловой переписки сложились около 150 лет назад в Англии.

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант во время переписки с преподавателями.
Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет.

Необходимо быть максимально требовательным к себе.

В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете и может не знать ваш собеседник. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям. Пишите короткими предложениями. Не пишите сообщение в теме письма. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Неуместны смайлики. Но если вы их используете, то количество их должно быть ограниченно.

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику , внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению. И обязательно обращайтесь по имени и отчеству к собеседнику при письме и при личной беседе.

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения. Поздравление будет уместно и приятно.

Любое отправленное вами письмо – ваша визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие к вам, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

5. Пример письма преподавателю для отправки документа

Письмо

В данном письме два раза пишется об уважении.
Будет достаточно, если вы просто внизу подпишите С УВАЖЕНИЕМ.
Или напишите только в приветствии УВАЖАЕМАЯ.
Правильно составленное электронное письмо вызовет благосклонное отношение к вам адресата.

Как отправить профессиональное электронное письмо своим клиентам

Электронная почта остается жизненно важным мостом между предприятиями и их клиентами. Но помимо простой доставки информации, создание профессиональных электронных писем обладает огромным потенциалом для формирования восприятия, повышения лояльности и, в конечном итоге, улучшения качества обслуживания клиентов.

Хорошо написанные электронные письма, свободные от опечаток и жаргона, не только четко передают информацию, но и создают безупречный и заслуживающий доверия имидж вашего бренда. Это, в свою очередь, укрепляет доверие и чувство ценности в сознании ваших клиентов.

Преимущества профессионального общения по электронной почте выходят далеко за рамки первоначального взаимодействия. Когда клиенты чувствуют, что их искренне услышали и о них заботятся благодаря вежливым и информативным электронным письмам, это укрепляет их эмоциональную связь с вашим брендом. Это приводит к повышению лояльности и положительной молве – ценным активам в сегодняшней конкурентной среде.

Таким образом, инвестиции в создание профессиональных электронных писем – это не просто эффективное общение; речь идет о построении прочных отношений и повышении лояльности к бренду. Каждое взаимодействие, каждое слово служит мазком, рисующим образ вашего бренда в глазах ваших клиентов.

В этой статье мы подробно расскажем все, что вам нужно знать об отправке профессиональных электронных писем вашим клиентам.

Предварительный этап написания

Прежде чем погрузиться в отправку профессиональных электронных писем своим клиентам, найдите время, чтобы закрепить основные элементы вашего электронного письма. Этот предварительный этап подобен строительству прочного дома.

Определите свою цель

Какова причина отправки этого профессионального письма? Вы делаете интересное объявление, сообщаете важную информацию, заманиваете специальным предложением, отправляете ответное письмоили просто укрепление доброй воли? Знание основной цели вашего сообщения будет определять его содержание и тон.

Посмотрите на этот образец из Figma. Цель электронного письма — информировать своих клиентов о новых функциях и обновлениях.

образец письма от Figma

Источник изображения: Realgoodemails.com

Знайте свою аудиторию

При разработке содержания вашего профессионального электронного письма представьте своего читателя. Разбираются ли они в технологиях или незнакомы с жаргоном? Молодые и модные или опытные профессионалы? Это понимание будет определять ваш язык, уровень детализации и даже юмор, который вы можете добавить.

Взгляните на этот образец из Glitch.

письмо от Глитча

Источник изображения: Realgoodemails.com

Спланируйте свою структуру

Воспринимайте свою электронную почту как путешествие. Создайте план, в котором будут определены ваши ключевые моменты, гарантирующие, что они логически вытекают и ведут к вашей цели. Представьте, что получатель делает каждый шаг вместе с вами и плавно достигает желаемого результата.

Написание электронного письма

Теперь, когда вы определили свою цель и целевую аудиторию, пришло время создать само электронное письмо. Помните, ваша цель — общаться с клиентами профессионально, информативно и увлекательно.

Начните с увлекательной темы письма

Подумай о своем теме как первое впечатление, которое вы производите. Оно должно быть ясным, кратким и вызывать у получателя интерес к открытию электронного письма. Избегайте общих фраз, таких как «Обновление» или «Просто небольшой вопрос». Вместо этого используйте глаголы действия и подчеркните ценность, которую вы предлагаете.

Источник изображения: Realgoodemails.com

Например, «Приготовьтесь повысить свою производительность с помощью наших новейших советов» или «Эксклюзивное предложение: сэкономьте 20 % на следующей покупке».

Персонализируйте свое приветствие

Не прибегайте к роботизированному «Уважаемому клиенту». Обращайтесь к получателю по имени, показывая, что вы узнаете в нем личность. Если у вас есть история их покупок или предпочтения, тонко сослайтесь на них, чтобы еще больше персонализировать сообщение.

Четко и заранее сформулируйте свою цель

Перейдите прямо к сути в первом абзаце. Кратко объясните цель вашего электронного письма и то, что читатель может узнать или получить, прочитав его. Это задает тон и сохраняет целенаправленность письма.

Электронная почта от Google Analytics

Источник изображения: Realgoodemails.com

Держите его кратким и содержательным

Никто не хочет читать роман в своем почтовом ящике. Стремитесь к краткости и ясности. Используйте маркеры, короткие абзацы и пробелы, чтобы разбить текст и сделать его легко усваиваемым. Но не жертвуйте информацией ради краткости. Убедитесь, что ваше электронное письмо содержит всю необходимую информацию и ценность, которую вы обещали в теме.

Используйте разговорный язык

Хотя профессионализм имеет ключевое значение, избегайте излишне формального или роботизированного звучания. Используйте дружелюбный и разговорный тон, который заинтересует читателя и заставит его почувствовать, что его ценят. Избегайте жаргона и технических терминов, кроме случаев крайней необходимости.

Подчеркните преимущества

Сосредоточьтесь на том, что ваша электронная почта предлагает вашим клиентам. Как это улучшит их жизнь, решит их проблемы или облегчит их день? Четко сообщите о преимуществах вашего сообщения и о том, как оно соответствует их потребностям и интересам.

Включите призыв к действию

Расскажите своему читателю, что вы хотите, чтобы он сделал после прочтения вашего письма. Это может быть посещение веб-сайта, совершение покупки, участие в опросе или просто обмен электронной почтой с другими. Сделайте призыв к действию ясным, конкретным и простым для понимания.

Вычитка и редактирование

Прежде чем нажать «Отправить», внимательно прочтите свое письмо. Опечатки, грамматические ошибки и непрофессиональное форматирование могут подорвать ваш авторитет и оставить негативное впечатление. Убедитесь, что ваша электронная почта отполирована и не содержит ошибок.

Дополнительные советы, которые следует помнить при написании профессионального электронного письма

Персонализируйте, когда это возможно

Персонализация начинается с первой строки вашего электронного письма. Откажитесь от общего «Уважаемый господин/госпожа». Вместо этого используйте имя получателя. Это показывает, что вы провели исследование, и создает ощущение связи. Упомяните предыдущие взаимодействия, общие проекты или новости отрасли, имеющие к ним отношение. Этот небольшой жест демонстрирует интерес и создает основу для более значимого диалога.

Кроме того, персонализация выходит за рамки простых слов. Используйте форматирование, чтобы сделать вашу электронную почту более удобной для пользователя. Выделяйте ключевые моменты, разбивайте длинные абзацы с помощью маркеров и даже добавляйте соответствующие визуальные эффекты. Это покажет, что вы заботитесь о времени и понимании получателя.

Используйте юмор, чтобы добавить индивидуальности

Юмор и анекдоты могут добавить индивидуальности и выделить ваше письмо. Однако действуйте осторожно. Убедитесь, что юмор соответствует личности получателя и тону электронного письма. Неуместная шутка может иметь неприятные последствия и привести к натянутым отношениям. Если вы сомневаетесь, ошибитесь в сторону профессионализма.

Источник изображения: Realgoodemails.com

Поддерживайте единый голос бренда

Как вам выделиться среди такого большого количества электронных писем, наводняющих почтовые ящики ваших клиентов? Ответ заключается в поддержании постоянного голоса бренда.

Начните с четкого определения индивидуальности вашего бренда. Вы авторитетны и информативны, как финансовый консультант? Дружелюбный и доступный, как местная пекарня? Креативно и игриво, как дизайнерское агентство?

Используйте слова и фразы, которые отражают ценности вашего бренда и целевую аудиторию. Создайте руководство по фирменному стилю, в котором будет изложен предпочитаемый вами тон, язык и даже форматирование. Поделитесь этим руководством со своей командой, чтобы все общались одним голосом.

Как только вы узнаете голос своего бренда, адаптируйте свой язык для каждого электронного письма. Используйте формальный язык в юридических вопросах, но добавляйте юмор или личные анекдоты при общении со службой поддержки клиентов. Помните, что даже в голосе вашего бренда есть место для гибкости и нюансов.

Соблюдайте этикет электронной почты

Составляя электронные письма для своих клиентов, помните, что уважение этикета является ключом к укреплению позитивных отношений. Избегайте использования заглавных букв, чрезмерных восклицательных знаков и неформальной лексики, поскольку они могут показаться непрофессиональными или даже агрессивными. Выбирайте формальный тон, который передает вежливость и профессионализм, сохраняя при этом представительность. Помните, что ваша электронная почта является отражением вашего бренда, поэтому стремитесь к ясному, краткому и безошибочному общению, которое оставляет неизгладимое впечатление надежности и доверия.

Быстро отвечать на запросы клиентов

Оперативность в общении по электронной почте укрепляет доверие и способствует позитивным отношениям с клиентами. Каждый вопрос, оставшийся без ответа, — это упущенная возможность привлечь внимание и успокоить. При ответе старайтесь уложиться в 24 часа, подтверждая получение, даже если полный ответ займет больше времени. Скорость показывает уважение ко времени ваших клиентов и ценность, которую вы придаете их заботам.

Используйте профессиональный адрес электронной почты

При создании профессиональных электронных писем для клиентов решающим элементом является использование профессионального адреса электронной почты. Откажитесь от милых прозвищ и выберите формат, который отражает бренд вашей компании и вашу роль в ней. Будь то ваше имя и фамилия или название и отдел вашей компании, профессиональный адрес передает доверие, легитимность и серьезность. Это показывает клиентам, что вы преданный своему делу профессионал, а не просто человек, отправляющий электронные письма со своего личного аккаунта, и эта маленькая деталь может иметь большое значение для построения позитивных отношений и утверждения вашего бренда как надежного источника услуг.

Рассмотрите инструменты электронного маркетинга для автоматизации и аналитики.

Хотя создание персонализированных, профессиональных электронных писем для ваших клиентов имеет решающее значение, не забывайте об эффективности и аналитических данных, предлагаемых инструменты маркетинга электронной почты. Эти инструменты позволяют автоматизировать рутинные задачи, такие как приветственные серии или напоминания о брошенной корзине, позволяя вам сосредоточиться на персонализированных ответах и ​​сложных запросах. Кроме того, их мощная аналитика выявляет показатели открытий, переходы по ссылкам и модели взаимодействия, помогая вам адаптировать будущие электронные письма для еще большего воздействия.

Подводя итог

В заключение отметим, что написание профессиональных электронных писем для клиентов — это искусство, которое укрепляет доверие и отношения. Помните: чтобы персонализировать свое сообщение, поддерживайте единый тон бренда, соблюдайте этикет, быстро отвечайте и стратегически используйте электронную почту. Применяя эти советы на практике, вы превратите свой почтовый ящик из канала связи в мост для установления прочных связей с вашими клиентами. Итак, откройте свой почтовый клиент, сделайте глубокий вдох и погрузитесь в мир профессионального общения с клиентами. Вы будете поражены тем положительным влиянием, которое это окажет на ваш бизнес и качество обслуживания ваших клиентов.

Команда Поптина

Превратите больше посетителей в клиентов, потенциальных клиентов и подписчиков электронной почты с помощью PoptinКрасивые и целенаправленные всплывающие окна и контактные формы.

Как не выходя из дома отправить официальное письмо

Чтобы от любых документов был какой-либо толк, их необходимо юридически грамотно направить адресату. Например, в общих случаях не будет иметь правовой силы и не будет принят судом документ, направленный по электронной почте. Поэтому документы по старинке отправляют на почте заказными письмами либо вручают лично под роспись, что требует времени и не всегда удобно.

Однако прогресс не стоит на месте. В настоящей публикации мы расскажем о том, как можно быстро и просто, а главное не выходя из дома, направить любому гражданину или организации письмо, которое при этом будет иметь полноценную юридическую силу.

Сделать это можно с помощью нового сервиса Почты России «Электронные письма», который находится по адресу https://zakaznoe.pochta.ru/.

Сервис позволяет направлять документы электронным способом в виде PDF-файла объемом до 5 Мб. Сам документ должен быть формата А4 и иметь не более 5 страниц. Чего вполне хватает для направления стандартных обращений. В крайнем случае можно схитрить и на одной странице разместить 2 или даже 4 уменьшенных страницы текста документа, при условии что сохранится возможность их нормального чтения.

Отправленный файл документа поступает в центр гибридной печати, где оформляется в доставляемое получателю классическое письмо в бумажном конверте. Если адресат также зарегистрирован в сервисе, он получит электронное письмо моментально. Пересылка файлов осуществляется по защищенным каналам связи и Почта России гарантирует тайну электронных писем.

Для использования сервиса «Электронные письма» нужно иметь регистрацию на сайте gosuslugi.ru либо электронно-цифровую подпись, с помощью которых осуществляется авторизация на сайте, а также подтверждается авторство электронного письма и его юридическая сила.

Чтобы отправить электронное письмо на главной странице нужно кликнуть кнопку «Новое письмо», заполнить три строчки формы с наименованием получателя, его и своего почтового адреса, а также загрузить файл с документом через кнопку «Загрузить письмо». При отправке писем юридическим лицам после ввода наименования их адрес автоматически подбирается по данным ЕГРЮЛ. Также в графе «Получатель» можно просто вставить ОГРН или ИНН юридического лица и система выдаст его фирменное наименование и официальный адрес место нахождения. Что очень удобно, если организация имеет двойников с таким же названием. К сожалению, подбор адресата по ОГРН или ИНН не позволяет направлять письма органам власти, которые не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Например, проблематично с помощью сервиса направить письма мировым судьям.

Стоимость отправки письма на момент написания статьи составляет 67,20 руб., оплата производится с помощью банковской карты через интернет. Подтверждающий чек с почтовым идентификатором, по которому можно отследить доставку письма, направляется на электронную почту отправителя. Файлы отправленных писем сохраняются в разделе «Исходящие». Там же по ссылке на трек-номер можно одним кликом перейти на страницу отслеживания заказного письма со сведениями о его доставке адресату, а также скачать чек об оплате и поделиться отправлением.

Время отправления одного письма таким способом занимает от силы пару минут. Дополнительным плюсом является то, что отправляемый через систему «Электронные письма» документ подписывается электронно-цифровой подписью отправителя. Поэтому нет необходимости его распечатывать в бумажном виде, подписывать и сканировать, а можно сразу загрузить из компьютера в формате PDF. Соответственно, для отправки документа адресату можно обойтись только одним компьютером без принтера и сканера.

В связке с формами документов «ЖКХформ» сервис электронных писем Почты России позволяет за считанные минуты подготовить и отправить официальный документ, поэтому рекомендуется к использованию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *