Что должно входить в таблицу
Перейти к содержимому

Что должно входить в таблицу

  • автор:

Общие сведения о таблицах

Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, база данных предприятия может содержать таблицу «Контакты», в которой хранятся имена всех поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты. Прежде чем создавать таблицы в Access, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут потребоваться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

В этой статье

  • Обзор
  • Свойства таблиц и полей
  • Типы данных
  • Отношения между таблицами
  • Ключи
  • Преимущества использования отношений

Обзор

Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля, в свою очередь, содержат различные типы данных: текст, числа, даты и гиперссылки.

  1. Запись. Содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.
  2. Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.
  3. Значение поля. Каждая запись содержит значение поля, например Contoso, Ltd. или proverka@example.com .

Свойства таблиц и полей

У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в Режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.

Типы данных

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).

Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств:

  • Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.
  • Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.
  • Тип данных необходимо указывать при создании поля. Чтобы создать новое поле в Access, введите данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае Access автоматически определяет тип данных для поля в зависимости от введенного значения. Если оно не относится к определенному типу, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты.

Примеры автоматического определения типа данных

Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.

Вводимые данные

Тип данных для поля, назначаемый Access

Вы можете использовать любой допустимый префикс протокола IP. Например, являются допустимыми префиксы http://, https:// и mailto:.

Число, длинное целое

Число, длинное целое

Распознаваемые форматы даты и времени зависят от языкового стандарта.

31 декабря 2016 г.

Распознаваемое обозначение денежной единицы зависит от языкового стандарта.

Отношения между таблицами

Хотя в каждой из таблиц хранятся данные по отдельному объекту, в базе данных Access все они обычно связаны между собой. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных.

  • Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.
  • Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.
  • Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по связям между таблицами.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

  • Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.
  • Внешний ключ. В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице «Клиенты». Поле «Код клиента» является внешним ключом таблицы «Заказы».

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы «Заказчики» и «Заказы». В таблице «Заказчики» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице «Заказчики», а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Заказчики». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Заказчики» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».

1. Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)

Если ожидается, что для каждого представленного в таблице уникального объекта потребуется несколько значений поля, такое поле добавлять не следует. Обратимся к приведенному выше примеру: если нужно отслеживать размещенные клиентами заказы, не следует добавлять поле в таблицу, поскольку у каждого клиента будет несколько заказов. Вместо этого создается новая таблица для хранения заказов, а затем создаются связи между этими двумя таблицами.

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

  • Согласованность . Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.
  • Эффективность . Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.
  • Простота . Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь. Дополнительные сведения см. в статье Создание и удаление поля подстановки.

Общие сведения о таблицах Excel

Чтобы упростить управление и анализ группы связанных данных, можно превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее известную как список Excel).

Пример данных в формате таблицы Excel

Примечание: Таблицы Excel не следует путать с таблицами данных, которые входят в набор команд для анализа «что если». Подробнее о таблицах данных читайте в статье Получение нескольких результатов с помощью таблицы данных.

Элементы таблиц Microsoft Excel

Таблица может включать указанные ниже элементы.

Сортировка или применение фильтра к таблице

    Строка заголовков. По умолчанию таблица включает строку заголовков. Для каждого столбца таблицы в строке заголовков включена возможность фильтрации, что позволяет быстро фильтровать или сортировать данные. Дополнительные сведения см. в разделе Фильтрация данных или Сортировка данных.

Таблица Excel с данными в заголовке; флажок

Вы можете отключить строку заголовка в таблице. Дополнительные сведения см. в разделе Включение и отключение заголовков таблиц Excel.
Чередование строк. Альтернативное затенение или чередование строк помогает лучше различать данные.

Добавление формулы в ячейку таблицы, которая будет автоматически заполнена в других ячейках для создания вычисляемого столбца

Вычисляемые столбцы. Введя формулу в одну ячейку столбца таблицы, можно создать вычисляемый столбец, ко всем остальным ячейкам которого будет сразу применена эта формула. Дополнительные сведения см. в статье Использование вычисляемых столбцов в таблице Excel.

Пример выбора формулы для строки итогов в раскрывающемся списке

Итоговая строка После добавления строки итогов в таблицу Excel предоставляет раскрывающийся список Автосумма для выбора из таких функций, как СУММ, СРЕДНЕЕ и т. д. При выборе одного из этих параметров таблица автоматически преобразует их в функцию SUBTOTAL, которая будет игнорировать строки, скрытые с фильтром по умолчанию. Если вы хотите включить скрытые строки в вычисления, можно изменить аргументы функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ . Дополнительные сведения также см. в разделе Суммарный объем данных в таблице Excel.

Перетащите маркер изменения размера, чтобы изменить размер таблицы

Маркер изменения размера. Маркер изменения размера в нижнем правом углу таблицы позволяет путем перетаскивания изменять размеры таблицы.

Создание таблицы

В электронной таблице можно создать любое количество таблиц.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

  1. Выберите ячейку или диапазон в данных.
  2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.
  3. Выберите стиль таблицы.
  4. В диалоговом окне Формат как таблицы установите флажок Рядом с пунктом Моя таблица в качестве заголовков , если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заголовков, а затем нажмите кнопку ОК.

Эффективная работа с данными таблицы

В Excel есть некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблицы:

  • Использование структурированных ссылок. Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, можно использовать структурированные ссылки, которые указывают на имена таблиц в формуле. Дополнительные сведения см. в разделе Использование структурированных ссылок с таблицами Excel.
  • Обеспечение целостности данных. Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, можно разрешить ввод только чисел или дат в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. в разделе Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на сайт SharePoint

Если у вас есть доступ к сайту SharePoint, его можно использовать для экспорта таблицы Excel в список SharePoint. Таким образом, другие пользователи могут просматривать, изменять и обновлять данные таблицы в списке SharePoint. Вы можете создать однонаправленную связь со списком SharePoint, чтобы на листе всегда учитывались изменения, вносимые в этот список. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

Правила оформления таблиц, графического материала, формул

Таблицы размещают после первого упоминания так, чтобы их было удобно читать без поворота работы или с поворотом по часовой стрелке.

Таблица имеет нумерационный заголовок (например, Таблица 3.1), который оформляют у правого поля. Он состоит из слова «Таблица» и порядкового номера таблицы без символа номер и точки в конце.

Номер таблицы соответствует номеру раздела (если в разделе несколько таблиц, то нумерационный заголовок включает номер раздела и порядковый номер таблицы в этом разделе).

Если в квалификационной (учебной) работе одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. Таблица должна иметь тематический заголовок, который печатают с заглавной буквы строчными и оформляют ниже нумерационного заголовка.

Сама таблица имеет головку таблицы (заголовки и подзаголовки граф), боковик (заголовки строк) и графы (колонки).

Пример построения таблицы.

Тематический заголовок таблицы

Если таблица не помещается на одном листе и ее необходимо перенести на другой лист, то под головкой таблицы делают нумерационную шкалу, которую затем дублируют на следующих страницах после слов «Продолжение табл.1.1» или «Окончание табл.1.1».

Если в работе одна таблица, то при ее переносе пишут слово «Продолжение» или «Окончание». Таблица 1.1

1 2 3 4
Боковик (заголовки строк)

Заголовки граф таблиц начинают с заглавных букв, подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, или же с заглавных, если они самостоятельные.

Если все показатели, приведенные в таблице, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение помещают над таблицей после тематического заголовка через запятую. Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке или в графе, указывают в соответствующей строке боковика или в заголовке графы.

  • В том случае, если заголовок боковика занимает несколько строк, эти строки оформляют через одинарный интервал.
  • Разные заголовки боковика отделяют друг от друга полуторным интервалом.
  • Нумерационный и тематический заголовки таблицы оформляют кеглем 12.
  • Содержание таблицы оформляют кеглем 12 (кегль 10 допускается только в исключительных случаях при большом объеме таблицы).

Таблицы большого объема рекомендуется выносить в приложение (ссылка в тексте в этом случае дается на приложение).

На все таблицы должны быть ссылки в тексте, например: «… в табл.1.2» или «… (Табл.1.2).». Слово «Таблица» пишут полностью, если таблица не имеет номера. При повторной ссылке на одну и ту же таблицу указывают сокращенно слово «смотри», например: (см. табл.2.3).

Существуют различные варианты оформления ссылок на источники, использованные при создании таблицы:

1. Если таблица полностью взята из какого-либо источника, то ссылку на источник указывают в квадратных скобках после тематического заголовка или под таблицей.

Динамика экономического роста в США в 1990 – 2007 гг. [13, с.43]

Текст заголовка Текст заголовка Текст заголовка Текст заголовка

Динамика экономического роста в США в 1990 – 2007 гг.

Текст заголовка Текст заголовка Текст заголовка Текст заголовка

Источник: [13, с.43].

2. Если данные какой-либо графы взяты из одного источника, то ссылку дают в заголовке графы.

3. Если таблица составлена автором самостоятельно, то ссылку дают под таблицей в виде: «Составлено по: [14].».

4. Если таблица частично взята из источника, а частично рассчитана самим автором, то целесообразно дать ссылку под таблицей в следующем виде: «Составлено и рассчитано по: [14, с.21]; [16].».

5. Если таблица рассчитана автором самостоятельно, то ссылку дают под таблицей в виде: «Рассчитано по: [14].».

  • При оформлении ссылки под таблицей её пишут с абзаца.
  • От текста до нумерационного заголовка отступают 2 интервала.
  • Тематический заголовок отделяют от нумерационного полуторным интервалом.
  • Если тематический заголовок больше одной строки, то между строками заголовка делают одинарный интервал.
  • Расстояние от тематического заголовка до самой таблицы составляет 2 интервала.
  • От таблицы до последующего текста отступают 2 интервала, если таблица закрытая, и 3 интервала, если она открытая (т. е. отсутствует закрывающая таблицу линия).

Формулы [ править ]

Уравнение или формулу выделяют в отдельную строку, если к ним есть пояснения.

Пояснения приводят непосредственно под формулой в той же последовательности, в какой они даются в формуле.

Значение каждого символа оформляют с новой строки. После формулы ставят запятую, а первую строку пояснения начинают словом «где» без двоеточия.

S = a ∙ b, где S – площадь прямоугольника в м2; а и b – длины сторон прямоугольника в м.

Если на формулу в тексте есть ссылка, то ее нумеруют арабскими цифрами в круглых скобках на уровне формулы у правого поля.

S = a ∙ b, (2.4) (четвертая формула второго раздела). В тексте ссылку указывают следующим образом: «… в формуле (2.4)» или «… в (2.4)».

Рисунки [ править ]

Как правило, тексты квалификационной (учебной) работы иллюстрируют графиками, диаграммами, схемами, чертежами, фотографиями, которые называют рисунками.

Иллюстрации, изображающие графики (диаграммы), оформляют по ГОСТ Р 50-77-88 «Рекомендации. Единая система конструкторской документации. Правила выполнения диаграмм».

Рисунки нумеруют в пределах раздела, например: Рис.2.3 (третий рисунок второго раздела).

Если в квалификационной (учебной) работе содержится только один рисунок, то его не нумеруют.

На каждый рисунок должна быть ссылка в тексте, например «. приведено на рис.2.3» или «. составим схему замещения (рис.2.5)».

При повторной ссылке на одну и ту же иллюстрацию указывают сокращенно слово «смотри», например: (см. рис.2.3).

Рисунки выполняют с помощью компьютера. В случае необходимости их выполняют от руки и в цвете.

  • Рисунки могут быть расположены по тексту документа после первой ссылки на них или размещены на отдельных листах так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота страницы или с поворотом по часовой стрелке.
  • Для квалификационной (учебной) работы рекомендуется расположение рисунков на отдельных страницах (листах).
  • Страницы (листы) с рисунками учитывают в общей нумерации.
  • Рисунки небольшого размера помещают на странице по 2 – 3 шт.
  • Допускается оформление рисунков в формате A3 (они подшиваются в квалификационной (учебной) работе в сложенном виде).
  • Рисунки должны иметь номер и название и могут иметь поясняющие надписи.

От текста до верхнего края рисунка и от нижнего края рисунка до подрисуночной надписи отступают 2 интервала (1 см).

Подрисуночная надпись выполняется кеглем 12 в основном центрованным способом в границах ширины рисунка (если она более одной строки, то строки пишут через одинарный интервал).

От подрисуночной надписи до последующего текста отступают 2 интервала.

Характерные точки диаграмм допускается графически отмечать, например, кружками, крестиками и т. п. Обозначения точек должны быть разъяснены в пояснительной части диаграммы.

Таблицы и базы данных: все, что нужно знать

Что нужно знать о таблицах и базах данных?

Таблица или база данных? Есть ли отличия между этими понятиями? Почему мы решили поднять эту тему? Это все потому, что неправильные формулировки и некорректный подбор терминологии очень часто приводят к неприятным последствиям. Нет, никто не пострадает в буквальном смысле, однако недопонимание может приводить к большим проблемам в процессе работы. Поэтому, мы предлагаем называть вещи своими именами, дабы исключить мисскомьюникейшн и усложнение производственных процессов, а также исправлять других (мы знаем, что этим грешат многие). Ну все, лирическое отступление закончилось, переходим к делу.

Таблица и база данных: определяем понятия

Начнем мы с минутки терминологии.

База данных. Это инструмент для сбора, организации и структурирования данных. В базе могут находиться сведения о товарах, продуктах компаниях, заказах, отправках и т. д.

Сервер с облаком.

Большинство баз данных начинаются с создания списков в word-processing program или spreadsheet. По мере увеличения количества информации начинают появляться первые «косяки» и несоответствия.

В одной базе данных хранится сразу несколько таблиц. Например, есть база данных по запасам товаров на складах, а в ней располагаются четыре разные таблицы.

Таблица. Представляет собой неотъемлемую часть базы данных. Именно в таблице находятся все сведения, данные и показатели компании. Например:

«В компании есть база данных. А внутри базы находится таблица «Контакты». В самой таблице хранится информация о клиентах и поставщиках, телефоны, адреса, почтовые реквизиты и электронные адреса».

Поскольку практически все базы состоят из разных таблиц, именно с них и нужно начинать создание базы.

Таблица Google.

Главный вопрос мы решили: таблица и база данных – это не одно и тоже. Теперь копнем поглубже, чтобы понять общее устройство и принципы работы системы.

Структура таблиц и базы данных

Если два этих объекта связаны между собой, но являются разными понятиями, то и структура у них отличается. Давайте разберем, что из чего состоит.

Структура таблиц. Каждая таблица состоит из разных записей (строк) и столбцов (полей), которые имеют свои параметры и характеристики. Каждая таблица хранит информацию о конкретных объектах или элементах, например, данных сотрудников, логистики и т. д.

У каждой таблицы есть свои свойства. Свойствами называются атрибуты, которые задают ее вид и работу. Все свойства задаются в «конструкторе».

У «поля» в таблице есть свои свойства, которые также можно изменять и задавать их параметры вручную.

Гибкость кастомизации и настройки таблиц позволяет создавать уникальные варианты, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Структура базы данных. С базой данных ситуация интереснее и сложнее. Поскольку она представляет собой совокупность разных элементов (включая таблицы), то разбить ее можно на следующие компоненты:

  • таблица;
  • форма;
  • отчет;
  • запрос;
  • макросы;
  • модуль.

Таблица. Мы уже разобрались, что это и как оно выглядит. Благодаря такой структуре, таблицы легко перемещать из электронного формата в базы данных. Таблицы внутри баз необходимо подвергать процессу нормализации. Грубо говоря, это грамотное структурирование данных внутри таблиц и их элементов.

Формы. Они помогают пользователю вводить и работать с данными внутри базы. В формах есть разные кнопки для команд, управления и редактирования данных внутри системы и т. д.

Командные кнопки помогают грамотно вводить данные, открывают другие формы и т. д. Для наглядности:

Есть «Форма клиента». В этой форме сотрудник работает с клиентскими данными: от имени и фамилии до номера телефона. Если нажать на функциональную кнопку, то откроется, например, «Форма заказа», где будут данные о времени отправки, ТТН, почтовом отделении».

Отчет. В этом пункте все логично. Отчеты – это отчеты. Они помогают посмотреть отчетность по конкретным метрикам: доходность, число продаж, число клиентов и тому подобное.

Отчеты универсальны и позволяют в любое время посмотреть всю необходимую информацию. Обычно они удобны не только для ознакомления на экране монитора, но и для печати при необходимости.

Отчет в Looker Studio.

Запрос. Этот элемент помогает найти что-то конкретное внутри всей базы данных. Если нужно найти всю информацию про одного клиента, то запрос может свести все сведения о нем в одну таблицу за пару секунд. Практично? Да!

Есть и категория «Обновляемые запросы». Они не просто выводят нужную инфу, но и позволяют ее сразу отредактировать. Соответственно, правки будут внесены и в «Поле запроса», и в исходную таблицу. Не забывайте про это.

Макросы. Они представляют собой очень простой язык для программирования. Макросы помогают работать с функционалом самой базы данных. Макрос дает возможность привязать к нажатию одной кнопки цепочку действий.

«Нажатие кнопки Х запустит цепочку действий = Действие 1 + Действие 2 + Действие 3…». Цепочка может быть сколько угодно долгой. Главное – практичность.

Грамотная работа с макросами – верный путь к оптимизации многих процессов.

Модуль. Макрос – это цепочка команд, а модуль создается на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль состоит из набора процедур, описаний и инструкций.

Выводы

Надеемся, что наш материал внес ясность в отличия между «таблицами» и «базами данных», поэтому больше недопонимания и мисс коммуникаций в этом аспекте точно не будет. Во время рабочих процессов очень важно говорить “на одном языке”. В таком случае в рабочих процессах не будет недопонимания, что не только упростит работу, но и положительно скажется на качестве результата.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *