Как перенести встречу в лотус нотс
Перейти к содержимому

Как перенести встречу в лотус нотс

  • автор:

Добавление и изменение записей календаря

Вы можете создать Собрание для того, чтобы запланировать встречу не только для себя, но и своих коллег. Для этого нажмите на панели кнопок «Собрание» и заполните необходимые поля:

После этого используйте Планировщик, чтобы выбрать наиболее подходящий период для участников собрания:

Далее нажмите кнопку «Сохранить и отправить приглашения» на панели кнопок. Lotus Notes отправит приглашения выбранным участникам, после чего они смогут принять либо отклонить Ваше приглашение.

Мероприятие

Вы можете планировать события для себя, добавляя в свой календарь Мероприятия. Для этого нажмите «Создать — Мероприятие» на панели кнопок и заполните необходимые поля:

Мероприятие отличается от собрания тем, что в нем не планируется участие Ваших коллег, т.е. Вы планируете событие только для себя.

Годовщина

В календаре Вы можете легко планировать события, которые повторяются раз в год (например, дни рождения). Для этого нажмите «Создать — Годовщину» на панели кнопок и заполните необходимые поля:

Другие события

Кроме того, Вы можете планировать события на полный день, а также создавать для себя напоминания.

Изменение записей календаря

Вы можете корректировать записи календаря, открыв их в режиме редактирования. Кроме того, Вы можете перетаскивать события мышью на другое время и даже на другой день. При этом Lotus Notes уточнит, на когда переносится событие:

Lotus-1@yandex.ru Andrei Ryzhevich +7 (985) 787 3340

Настройка и использование соединителя Lotus Notes для SharePoint Server

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:yes-img-132013 yes-img-162016 yes-img-192019 yes-img-seSubscription Edition no-img-sopSharePoint в Microsoft 365

Подготовка к работе

Перед выполнением этой операции ознакомьтесь со следующими сведениями о необходимых компонентах:

  • Необходимые административные роли
  • Необходимое программное обеспечение
  • Учетные записи пользователей, необходимые для обхода контента баз данных Lotus Domino

Процедуры, описанные в этой статье, должны повторяться на всех серверах фермы SharePoint Server, на которых размещен компонент обхода контента.

Предварительные требования

В следующих разделах перечислены необходимые административные роли, программное обеспечение и учетные записи пользователей.

Необходимые административные роли

Чтобы подготовить любой сервер с компонентом обхода контента для обхода контента Lotus Notes, размещаемого в одной или нескольких базах данных Lotus Domino, требуются следующие административные роли:

  • Администратор сервера Lotus Domino, для которого требуется выполнять обход контента.
  • Администратор сервера, на котором размещается компонент, который вы хотите использовать для обхода контента Lotus Notes.
  • Администратор приложения-службы поиска.

Необходимое программное обеспечение

Необходимо следующее программное обеспечение:

  • Набор средств API Lotus C++ для Notes.
  • Клиентское приложение Lotus Notes, которое можно приобрести в компании IBM.
  • Сервер Lotus Notes Domino, который можно приобрести в компании IBM.

В следующей таблице перечислены сочетания версий сервера Lotus Notes Domino и клиента Lotus Notes, поддерживаемые соединителем Lotus Notes.

Эта версия сервера С клиентом 6.x С клиентом 7.x С клиентом 8.x
Сервер версии 6.x Да Нет Нет
Сервер версии 7.x Нет Да Да
Сервер версии 8.x Нет Нет Да

Учетные записи пользователей, необходимые для обхода контента баз данных Lotus Domino

Администратор Domino должен предоставить идентификатору пользователя Lotus Notes (представляет пользователя Domino) как минимум разрешения на чтение базы данных Lotus Domino и отдельных документов, которые требуется включить в процесс обхода контента. Кроме того, администратор Domino должен добавить этот идентификатор пользователя Lotus Notes и учетную запись пользователя домена Windows, назначенную службе поиска SharePoint Server 15 (OSearch15), в базу данных сопоставлений на сервере Lotus Domino, для которого требуется выполнять обход контента.

Для обхода контента баз данных Lotus Domino можно использовать только учетную запись, назначенную службе OSearch15. Использовать для этого учетную запись доступа к контенту по умолчанию или правило обхода контента, задающее другую учетную запись пользователя, нельзя.

В следующей таблице описываются учетные записи пользователей, необходимые для обхода контента баз данных Lotus Domino.

Необходимые учетные записи Комментарий Пример
Учетная запись пользователя домена Windows Учетная запись пользователя, назначаемая службе OSearch15, также должна входить в группу «Администраторы» на сервере, на котором размещается компонент обхода контента. Contoso\User1, где Contoso — имя домена, а User1 — имя учетной записи пользователя домена Windows.
Идентификатор пользователя Lotus Notes Идентификатору пользователя Lotus Notes необходимо предоставить как минимум права на чтение баз данных Lotus Domino и отдельных документов, которые требуется включить в процесс обхода контента. Этот идентификатор также содержится в сертификате Domino. Пользователь_2

Дополнительные сведения об этой таблице сопоставлений см. в разделе Настройка сопоставлений безопасности этой статьи.

Установка клиентского приложения Lotus Notes

В этом разделе описывается установка клиентского приложения Lotus Notes на сервер фермы, где размещается компонент, который вы планируете использовать для обхода контента базы данных Lotus Domino. Это клиентское приложение выступает в качестве обработчика протокола и используется для настройки файла Notes.ini. Оба этих компонента используются при обходе баз данных контента Lotus Domino.

Установка Lotus Notes

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента, и имеет хотя бы разрешения диспетчера на сервере Domino.
  2. Скопируйте клиентское приложение Lotus Notes на сервер, где размещается компонент обхода контента, который вы планируете использовать для обхода контента документов Lotus Notes.
  3. Запустите мастер установки Lotus Notes.
  4. В диалоговом окне Добро пожаловать в мастер установки Lotus Notes нажмите кнопку Далее.
  5. На странице «License Agreement» (Лицензионное соглашение) выберите параметр I accept the terms in the license agreement (Я принимаю условия лицензионного соглашения) и нажмите кнопку Next (Далее).
  6. На странице «Customer Information» (Сведения о пользователе) примите значения по умолчанию или введите соответствующие данные в поля User Name (Имя пользователя) и Organization (Организация) и нажмите кнопку Next (Далее).
  7. На странице «Installation Path Selection» (Выбор пути установки) примите значения по умолчанию или укажите пути к программе и файлам данных, после чего нажмите кнопку Next (Далее).

Примечание. По умолчанию файлы программы хранятся в :\Program Files (x86)\lotus\notes\, а файлы данных хранятся в :\Program Files (x86)\lotus\notes\data\, где — это диск, на котором установлен Lotus Notes.

Компоненты и вложенные компоненты, необходимые соединителю Lotus Notes

Функция Вложенный компонент
Клиент Notes Файлы справки для клиента
Службы подключений Domino Enterprise Connection Services (DECS)
Конструктор Domino Справка для конструктора

Предоставление разрешений на папку данных

Выполните эту процедуру, чтобы предоставить разрешения на полный доступ для группы WSS_WPG в :\Program Files (x86)\Lotus\Notes\Data на сервере, на котором размещен компонент обхода контента.

Предоставление разрешений для папки данных

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента, и имеет хотя бы разрешения диспетчера на сервере Domino.
  2. На сервере, на котором размещается компонент обхода контента, откройте меню Пуск и последовательно выберите пункты Все программы, Стандартные, Проводник.
  3. В проводнике Windows перейдите в :\Program Files (x86)\Lotus\Notes\Data, где — это диск, на котором установлен Lotus Notes.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши папку Data и выберите пункт Общий доступ и безопасность.
  5. В диалоговом окне Свойства на вкладке Безопасность нажмите кнопку Добавить.
  6. Выполните одно из следующих действий в поле Выберите имена выбираемых объектов и нажмите кнопку ОК:
  • Если поиск установлен на контроллере домена Active Directory, введите domain\WSS_WPG, где domain — это имя домена, связанного с контроллером домена.
  • Если поиск установлен на сервере, который не является контроллером домена Active Directory, введите server\WSS_WPG, где server — netBIOS-имя сервера, на котором размещен компонент обхода контента.
  1. В диалоговом окне Свойства в разделе Разрешения для WSS_WPG выберите поле Разрешить в строке Полный доступ и нажмите кнопку ОК.

Настройка клиентского приложения Lotus Notes

В этом разделе описывается настройка клиентского приложения Lotus Notes. Выбранные в рамках этой процедуры параметры конфигурации записываются в файл Notes.ini, который программа-обходчик использует для обнаружения способов подключения к серверу Lotus Domino.

Настройка Lotus Notes

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента, и имеет хотя бы разрешения диспетчера на сервере Domino.
  2. На сервере, на котором размещается компонент обхода контента, откройте меню Пуск и последовательно выберите пункты Все программы, Lotus Applications, Lotus Notes.
  3. На странице приветствия нажмите кнопку Next (Далее).
  4. На странице «User Information» (Сведения о пользователе) в поле Your name (Имя) введите имя пользователя, связанное с сертификатом Domino.
  5. Введите иерархическое имя сервера Domino, для которого вы хотите выполнять обход контента, в поле Domino server (Сервер Domino). Например, Contoso/marketing/west.
  6. Убедитесь, что установлен флажок I want to connect to a Domino server (Подключиться к серверу Domino) и нажмите кнопку Next (Далее).
  7. На странице «Notes ID File» (Файл идентификатора Notes) нажмите кнопку Browse (Обзор) и выберите каталог, в котором хранится сертификат. Выберите сертификат, нажмите кнопку Open (Открыть) и затем кнопку Next (Далее).
  8. Нажмите кнопку Yes (Да), чтобы скопировать сертификат в указанное место.

Примечание. Если запрос сертификата Domino не отображается, нажмите кнопку Previous (Назад) и проверьте правильность введенных данных.

Проверка доступа к базе данных Lotus Domino для обхода контента

В рамках этой процедуры вы проверите наличие у установленного сертификата прав доступа к базе данных, для которой требуется выполнять обход контента.

Проверка доступа

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента, и имеет хотя бы разрешения диспетчера на сервере Domino.
  2. В Lotus Notes последовательно щелкните File, Database и Open (Файл -> База данных -> Открыть).
  3. В диалоговом окне Открытие базы данных выберите сервер Lotus Domino, к которому требуется подключиться, в списке Сервер .
  4. В списке Database (База данных) выберите базу данных, к которой вы хотите подключиться, и щелкните Open (Открыть). В разделе Document Name (Имя документа) отображается список документов, содержащихся в выбранной базе данных. Это означает, что сервер, на котором размещается компонент обхода контента, обладает достаточными разрешениями для обхода этих документов.
  5. Повторите шаги с 1 по 3 для всех баз данных, доступ к которым вы хотите проверить.
  6. В меню File (Файл) выберите пункт Exit Notes (Выйти из Notes).

Настройка сопоставлений безопасности

В следующей таблице представлены сведения, которые вы можете использовать при создании базы данных сопоставлений.

Элемент Описание
Mappings database name (Имя базы данных сопоставлений) Имя базы данных Lotus Domino, которая содержит сопоставления между идентификаторами пользователей Lotus Notes и учетными записями пользователей домена Windows.
Lotus Notes field name (Имя поля Lotus Notes) Имя поля в файле базы данных Lotus Domino, в котором хранятся идентификаторы пользователей Lotus Notes.
Windows user field name (Имя пользователя Windows) Имя поля в файле базы данных Lotus Domino, в котором хранятся идентификаторы пользователей Windows.
Form name (Имя формы) Имя формы, в которой хранятся параметры Lotus Notes field name (Имя поля Lotus Notes) и Windows user field name (Имя пользователя Windows).
View name (Имя представления) Имя представления формы, в котором хранятся сопоставления между идентификаторами пользователей Lotus Notes и именами пользователей Windows.

Создание базы данных сопоставлений

В этом разделе описывается создание базы данных сопоставлений с помощью конструктора Domino. Для каждого леса серверов Domino, в котором содержатся базы данных для обхода контента, требуется только одна база данных сопоставлений.

Создание базы данных сопоставлений

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, который выполняет эту процедуру, входит в группу «Администраторы» на сервере с компонентом обхода контента и имеет как минимум разрешения на управление на сервер Domino, который вы хотите включить в процесс обхода контента.
  2. Откройте конструктор Domino на сервере. на котором размещается компонент обхода контента.
  3. Последовательно выберите File, Database и New (Файл -> База данных -> Создать).
  4. В диалоговом окне Создание базы данных выполните следующие действия.
  • Выберите сервер Domino в списке Server name (Имя сервера).
  • Введите название новой базы данных в поле Title (Название). Это название автоматически заносится в поле File Name (Имя файла) и используется в качестве имени файла с расширением nsf. Названия длиной более восьми знаков усекаются.
  • Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Создание базы данных .
  1. Щелкните Create (Создать), выберите элемент Design (Проект) и затем Form (Форма).
  2. Щелкните Create (Создать) и выберите элемент Field (Поле).
  3. В диалоговом окне Поле в поле Имя введите имя, которое вы хотите использовать для этого поля. В нем будут храниться идентификаторы пользователей Lotus Notes.
  4. Закройте диалоговое окно, чтобы сохранить поле.
  5. Щелкните Create (Создать) и выберите элемент Field (Поле).
  6. В диалоговом окне Поле в поле Имя введите имя, которое вы хотите использовать для этого поля. В нем будут храниться имена учетных записей пользователей домена Windows.
  7. Закройте диалоговое окно, чтобы сохранить поле.
  8. Выберите File (Файл), Save (Сохранить) и выполните одно из следующих действий:
  • Введите имя в поле Save Form as (Сохранить форму как).
  • Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть диалоговое окно.
  1. В меню Create (Создать) наведите указатель мыши на пункт Design (Проект) и выберите элемент View (Представление).
  2. В диалоговом окне Создание представления выполните следующие действия.
  • В поле View name (Имя представления) введите имя.
  • Выберите пункт Shared (Общий доступ) в списке View type (Тип представления).
  • Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить представление.
  1. Откройте представление, созданное на шаге 14.
  2. На вкладке Objects (Объекты) выберите столбец, созданный на шаге 7. В нижней правой области выберите элемент Field (Поле) и выберите поле с тем же именем.
  3. На вкладке Objects (Объекты) выберите столбец, созданный на шаге 10. В нижней правой области выберите элемент Field (Поле) и выберите поле с тем же именем.
  4. Выберите File (Файл), Save (Сохранить), чтобы сохранить представление. Закройте конструктор Domino.

Добавление учетных записей пользователей в базу данных сопоставлений

В этом разделе описывается добавление учетных записей пользователей в базу данных сопоставлений с помощью клиента Lotus Notes. Вам необходимо добавить все учетные записи, которым требуется доступ к базе данных сопоставлений и серверу Domino.

Добавление учетных записей пользователей в базу данных сопоставлений

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента, и имеет хотя бы разрешения диспетчера на сервере Domino.
  2. Откройте клиентское приложение Lotus Notes на сервере, на котором размещается компонент обхода контента.
  3. Последовательно выберите File, Database и Open (Файл -> База данных -> Открыть).
  4. В диалоговом окне Открыть базу данных выполните следующие действия.
  • Выберите сервер Domino в списке Server name (Имя сервера).
  • Выберите ранее созданную базу данных сопоставлений.
  • Нажмите кнопку Open (Открыть).
  1. В левой области выберите созданное для этой базы данных представление.
  2. Щелкните Create (Создать) и выберите имя ранее созданной формы.
  3. В поле формы, созданном для хранения идентификаторов пользователей Lotus Notes, введите идентификатор, который вы хотите сопоставить с учетной записью пользователя домена Windows. Например, ContosoUser. Значение в это поле вводится с учетом регистра букв.
  4. В поле, созданном для сопоставления идентификаторов пользователей Lotus Notes, введите учетную запись пользователя домена Windows, которую вы хотите сопоставить с идентификатором, введенным на шаге 7. Это имя должно иметь форму «домен\пользователь», например, Contoso\user1.
  5. Выберите File (Файл), Save (Сохранить), чтобы сохранить документ.
  6. Повторите шаги 6 по 8, если вы хотите добавить дополнительные сопоставления. В противном случае перейдите на шаг 11.
  7. Закончив ввод сопоставлений, сохраните форму и закройте клиентское приложение Lotus Notes.

Перезапуск сервера, на котором размещается компонент обхода контента

Прежде чем перейти к следующей процедуре, вам необходимо перезапустить сервер, на котором размещается компонент обхода контента.

После перезапуска этого сервера не открывайте клиентское приложение Lotus Notes. Это связано с тем, что клиентское приложение Lotus Notes может заблокировать файлы, в результате чего следующая процедура и обход контента баз данных Lotus Domino могут завершиться сбоем.

Регистрация Lotus Notes с сервером, на котором размещается компонент обхода контента

В этом разделе описывается регистрация Lotus Notes в операционной системе сервера, на котором размещается компонент обхода контента.

Регистрация Lotus Notes

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента.
  2. Запустите программу Notessetup.exe на сервере, на котором размещается компонент обхода контента, используя те же учетные данные, под которыми осуществлялась подготовка соединителя Lotus Notes.
  3. На сервере, на котором размещен компонент обхода контента, в проводнике Windows перейдите в папку :\Program Files\Microsoft Office Servers\15\Bin\1033, где — это диск, на котором установлен Microsoft SharePoint Server.
  4. Дважды щелкните файл NotesSetup.exe.
  5. На начальной странице мастера настройки индекса Lotus Notes нажмите кнопку Next (Далее).
  6. В диалоговом окне Регистрация Lotus Notes для использования с SharePoint Server выполните следующие действия.
  • In the Location of the notes.ini file box, ensure that the correct path of the Notes.ini file is specified. Путь по умолчанию к этому файлу — :\Program Files (x86)\lotus\notes\notes.ini, где — это диск, на котором установлен Lotus Notes.
  • Проверьте правильность пути к каталогу установки Lotus Notes, указанному в поле Location of the Lotus Notes install directory (Расположение каталога установки Lotus Notes). По умолчанию путь к этому каталогу имеет вид >диск _:\Program Files (x86)\lotus\notes.
  • В поле Password (Пароль) введите пароль пользователя, связанного с сертификатом Domino.
  • В поле Confirm Password (Подтверждение пароля) повторно введите пароль пользователя, связанного с сертификатом Domino.
  1. Мы рекомендуем не устанавливать флажок Ignore Lotus Notes security while building the index (Игнорировать параметры безопасности Lotus Notes при построении индекса). Это позволяет во время обхода контента включать в поисковый индекс все документы Lotus Notes без ограничений. Параметры безопасности этих объектов и документов определяются в таблице сопоставлений и обеспечивают защиту данных без исключения документов из индекса.
  2. Нажмите кнопку Next (Далее).
  3. На странице «Specify Lotus Notes Owner Field to Windows User Name Mapping» (Определите сопоставление между полем владельца Lotus Notes и именем пользователя Windows) выполните следующие действия:
  • В поле Lotus Notes server name (Имя сервера Lotus Notes) введите NetBIOS-имя или IP-адрес сервера Domino.
  • В поле Lotus Notes database file name (Имя файла базы данных Lotus Notes) введите имя файла баз Lotus Domino, в которой определены сопоставления между идентификаторами пользователей Lotus Notes и учетными записями пользователей домена Windows. Обратите внимание, что необходимо указывать расширение файла (nsf), например, Mappings.nsf.
  • В поле View name (Имя представления) введите имя представления базы данных Lotus Domino, в которой хранятся сопоставления между идентификаторами пользователей Lotus Notes и именами пользователей Windows.
  • В поле Lotus Notes field name column title (Заголовок столбца имени поля Lotus Notes) введите имя столбца в файле базы данных Lotus Notes, в котором хранятся идентификаторы пользователей Lotus Notes.
  • В поле Windows user field name column title (Заголовок столбца имени поля Windows) введите имя столбца в файле базы данных Lotus Notes, в котором хранятся учетные записи пользователей Windows.
  1. Нажмите кнопку Next (Далее).
  2. На заключительной странице мастера настройки индекса Lotus Notes нажмите кнопку Finish (Готово).

Подготовка соединителя Lotus Notes

В этом разделе описывается подготовка соединителя Lotus Notes в операционной системе сервера, на котором размещается компонент обхода контента.

Подготовка Lotus Notes

  1. Убедитесь, что учетная запись пользователя, используемая для выполнения этой процедуры, является участником группы «Администраторы» на сервере, где размещается компонент обхода контента.
  2. Откройте центр администрирования SharePoint В разделе Параметры системы щелкните Управление службами на сервере.
  3. На странице «Службы на сервере» в столбце «Служба» выберите службу «Lotus Notes Connector».
  4. В столбце «Действие» щелкните Запустить.
  5. На странице параметров соединителя Lotus Notes в разделе «Пул приложений» выберите элемент Создать пул приложений и введите имя нового пула.
  6. В раскрывающемся списке «Настраиваемый» выберите или зарегистрируйте учетную запись безопасности, которая использовалась при установке файла NotesSetup.exe.
  7. Щелкните Подготовить к работе.

Соединитель Lotus Notes готов к работе и запущен.

Перезапуск службы OSearch15

Прежде чем создать источник контента на основе баз данных Lotus Domino, администратор сервера, на котором размещается компонент обхода, должен перезапустить службу OSearch15.

Не используйте для перезапуска этой службы страницу «Службы на сервере» веб-сайта Центр администрирования SharePoint. В этом случае будет сброшен поисковый индекс, в результате чего потребуется построить его повторно, выполнив полный обход всего контента.

Перезапуск службы OSearch15

  1. Убедитесь, что учетной записи пользователя, выполняющего эту процедуру, назначены права администратора сервера, на котором размещается компонент обхода контента.
  2. Откройте окно командной строки.
  3. Чтобы остановить службу OSearch15, введите команду net stop osearch15
  4. Чтобы запустить службу OSearch15, введите команду net start osearch15

Календарь и планирование

Расписание свободного времени показывает рабочие дни недели и часы работы пользователя, свободные для собраний. Эта информация доступна другим пользователям Notes для планирования собраний. При просмотре расписания пользователи могут видеть ваше рабочее и занятое время.

Ваши рабочие часы определяют время, в которое вы доступны для собраний, и задаются в свойствах расписания свободного времени. Например, вы можете быть доступны для собраний только в определенные дни или в определенное время каждого дня.

Запланированное время представляет собой время, показывающее конфликты в расписании, например наложение во времени запланированных собраний.

Чтобы составить расписание свободного времени

  1. Откройте календарь.
  2. В меню выберите команду: Действия — Сервис — Параметры.
  3. Откройте вкладку «Календарь и задачи», а затем — вкладку «Планирование».
  4. В разделе «Ваша доступность» выберите соответствующий часовой пояс. По умолчанию задано значение «Местное время», подразумевающее часовой пояс по умолчанию.
  5. Выберите дни недели, в которые вы доступны, в разделе «День недели», а затем укажите, в какие часы вы доступны каждый день. Например, если вы работаете по субботам с 7 до 11 и с 12 до 15 часов, установите флажок «Суббота» и введите 07:00 — 11:00, 12:00 — 15:00.

Планирование собрания

Планируя собрание с помощью календаря Notes, можно просматривать расписания других пользователей, отправлять им приглашения на собрания, отслеживать их ответы и заказывать помещения и ресурсы для собрания.

Примечание После того как собрание создано, его тип нельзя изменить (например, собрание нельзя сделать мероприятием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить тип имеющегося собрания на другой тип записи календаря, необходимо выделить это собрание в календаре и выбрать: Действия — Копировать в — Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.

Чтобы запланировать собрание

  1. Откройте календарь.
  2. Нажмите на панели действий кнопку «Собрание».
  3. Введите текст в поле «Тема» формы собрания.
  4. Введите дату, время и часовые пояса (необязательно) начала и окончания собрания.

Примечание Собрания (и только собрания) могут пересекать границы суток. То же относится к резервированию помещений через календарь.

Примечание Если создано повторяющееся собрание, и после отправки приглашений решено отменить повторы, либо наоборот, необходимо создать новое собрание. Тип уже созданного собрания изменить нельзя. Чтобы сменить тип собрания, выделите это собрание в календаре и выберите команду: Действия — Копировать в — Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменить их и заново отправить приглашения на собрание.

Примечание Нажмите кнопку «Сохранить как черновик» на панели действий, чтобы сохранить собрание как черновик. При сохранении собрания как черновика это собрание остается в календаре и не отправляется приглашенным. Ваше свободное время не зарезервировано на время собрания, а тип собрания можно сменить на другой тип записи календаря, например мероприятие. Можно также сделать повторяющееся собрание неповторяющимся и наоборот.

Отправка записки приглашенным на собрание

После того как пользователям уже отправлено приглашение на собрание, им можно отправить другое сообщение.

  1. В календаре выделите запись о собрании.
  2. В меню выберите команду: Действия — Владельцу, а затем:
  3. Чтобы отправить записку всем приглашенным пользователям, выберите команду «Отправить записку всем приглашенным».
  4. Чтобы отправить записку тем, кто уже ответил на приглашение, выберите команду «Отправить записку ответившим приглашенным». Эта записка будет отправлена только тем пользователям, которые приняли приглашение, и тем, которые отклонили его либо делегировали, но пожелали узнавать обо всех обновлениях и изменениях собрания.
  5. Чтобы отправить записку тем, кто еще не ответил на приглашение, выберите команду «Отправить записку не ответившим».
  6. В новой записке, которую Notes откроет с заполненным полем адресов и темой, введите сообщение.
  7. Нажмите кнопку «Отправить».
Проверка состояния участников собрания или задачи группы

Notes отслеживает ответы на приглашения на собрания и на назначения задачи группы. Ответственный или организатор собрания или задачи группы может получить обзор состояния участников, открыв окно «Состояние участников».

Чтобы проверить состояние участников собрания или задачи группы

  1. Откройте календарь или список задач.
  2. Выберите запись собрания или задачи группы.
  3. В меню выберите команду: Действия — Владельцу — Просмотреть состояние приглашенного.
  4. Просмотрите состояния приглашенных, помещений и ресурсов, щелкнув значок со стрелкой вниз справа от полей «Приглашенные», «Запланированные помещения» и «Запланированные ресурсы», а затем выберите один из следующих вариантов:
  5. Все приглашенные — просмотр всех приглашенных и их состояний.
  6. Приняли приглашение — просмотр только тех, кто принял приглашение.
  7. Отклонили приглашение — просмотр только тех, кто отклонил приглашение.
  8. Не ответили на приглашение — просмотр только тех, кто еще не ответил на приглашение.

Чтобы напечатать данные окна состояния участников

Повторите предыдущие шаги, а затем нажмите кнопку «Печать», чтобы открыть диалоговое окно Печать документа.

Перенос, отмена или подтверждение собрания
  1. В календаре выделите запись о собрании.
  2. В меню выберите команду: Действия — Владельцу, а затем:
  3. Выберите пункт «Перенести», затем укажите новую дату и/или время в диалоговом окне «Параметры переноса», чтобы отправить приглашенным извещение о переносе. Календари приглашенных не обновляются автоматически, в отличие от вашего.

Совет В представлении дня можно перетащить границу запланированного собрания или мероприятия, чтобы изменить время этого собрания или мероприятия. Имейте в виду, что эту границу нельзя перетащить через полночь. Если мероприятие требуется перенести на другие сутки, следует сделать это в диалоговом окне «Параметры переноса». Если полночь уже попадает в период проведения собрания или мероприятия, время этого собрания или мероприятия можно изменить только в диалоговом окне «Параметры переноса».

Примечание При восстановлении всех экземпляров повторяющихся собраний, которые были назначены на разное время, просмотрите процедуру Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания.

Примечание Если для собрания были заказаны помещения или ресурсы, при смене места собрания Notes автоматически переносит заказы.

Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания

Иногда время проведения повторяющихся собраний и некоторых экземпляров этих собраний изменяется. Ответственный за повторяющееся собрание может принять решение синхронизировать все повторяющиеся собрания, чтобы они проводились в одно и то же время.

Предположим, например, что пользователь (ответственный) создает обычное повторяющееся через каждые 5 дней собрание, которое начинается в 8:00, а заканчивается в 9:00 утра. Затем время проведения собрания во вторник сдвигается на час позже (с 10:00 до 11:00). А собрание в понедельник будет проходить с 13:00 до 14:00 часов. Ответственному нужно синхронизировать все экземпляры собрания в соответствии со временем его проведения в понедельник. Однако он может назначить на это время и проведение только некоторых собраний.

Это позволяет пользователям назначать время проведения отдельных или всех экземпляров собрания на время проведения одного экземпляра.

Чтобы воспользоваться данной возможностью, попросите администратора включить параметр сброса времен для календаря и планирования в политике рабочего стола.

  1. Откройте извещение о собрании.
  2. Выберите команду: Действия — Изменить расписание. Появится диалоговое окно «Изменение расписания».
  3. Измените время или дату. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно «Изменить период».
  4. Выберите экземпляры, расписание которых следует изменить, и нажмите кнопку ОК. Если собрание разбивается, появляется диалоговое окно «Параметры изменения расписания повторяющихся записей».
  5. В поле «Укажите способ изменения расписания» выберите один из вариантов:
    • Изменить начало и окончание каждого экземпляра собрания на одну и ту же величину — изменение расписания для всех экземпляров собрания на время проведения текущего экземпляра. В примере, описанном выше, собрание в четверг назначается на полтора часа позже. Данная возможность позволяет пользователю сместить время проведения всех экземпляров собрания на полтора часа позже.
    • Установить на одно и то же время начало и окончания собрания — назначение времени проведения всех экземпляров собрания на одно время. Снова возвращаясь к примеру, предположим, что собрание во вторник будет проводиться с 14:30 до 15:15. Эта возможность позволяет пользователю задать время проведения всех экземпляров собрания с 14:30 до 15:15 в соответствующие дни.

Примечание В диалоговом окне отображается информация о том, как выбор параметра повлиял на время проведения собрания.

IgorKa — Информационный ресурс

Немного обо всем и все о немногом, или практический опыт системного администратора.

Июнь 2009

Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Май Июль »
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30

Lotus Notes — полезная функция “К исполнению”

Calendar

25 июня 2009, 13:21

Хочу кратко рассказать об очень полезной на мой взгляд, функции в Lotus Notes — “К исполнению”. Зачем она нужна и какую пользу нам может принести? Попробую объяснить. Наверное, каждый из нас получал письма от руководства примерно такого содержания: “Необходимо через две недели подготовить отчет такой-то и выслать его по почте…”. Мало кто бросается делать этот отчет тут же и сразу, особенно если туда должна попасть информация за последующие дни. Кто-то пишет напоминания в ежедневник, кто-то полагается на свое память, а я рекомендую использовать функцию “К исполнению“. Итак мы получили такое письмо открыли его прочитали и нажимаем на кнопку К исполнению” “Добавить или изменить флажок…“:

lotus22

В открывшемся окне мы можем выбрать и настроить следующее. Важность действия — это собственно выбор того какой из трех флажков будет прикреплен к нашему письму, чтобы можно было визуально видеть на какие письма у нас установлена данная функция. Когда к исполнению — это срок сдачи нашего отчета, установленный начальством. Установить оповещение на это событие — это момент когда Лотус напомнит нам о приближении срока. Можно устанавливать от нескольких минут до нескольких дней. И еще один полезный параметр — Отправить почтовое уведомление с темой — во время срабатывания напоминания придет письмо на выбранных получателей. Особенно актуален если в решении поставленной задачи участвуют подчиненные и время напоминания установлено за день и более. Пример настроек на рисунке ниже:

lotus21

После установки параметров нажимаем ОК и спокойно работает далее. Письмо которое обозначено “ К исполнению ” теперь отличается от других наличием флажка. На рисунке показаны два письма с отметками флажками обычного и срочного приоритетов:

lotus23

Но это еще не все. В правой части почтового клиента есть представление, которое так и называется “К исполнению“:

lotus24

Выбрав это представление, мы увидим только отмеченные к исполнению письма с дополнительной информацией. А именно: дата срока (столбец Когда) и действие которое нам нужно выполнить (столбец Действие).

lotus25

Естественно эта информация будет отображена, если мы ее заполнили во время установки параметров “К исполнению“. Теперь нам просто нужно приучить себя каждый день заглядывать в представление “К исполнению” и освежать в памяти наши важные задачи. В любом случае теперь вопрос начальства за пол-часа до сдачи “Ты подготовил отчет?” не застанет нас врасплох.

Еще хочу обратить внимание на пункт Быстрая пометка (см. первый рисунок). При выборе этого пункта письмо будет помечено к исполнению с параметрами по умолчанию. А параметры по умолчанию можно настроить, выбрав пункт СервисПараметры в главном окне Лотуса.

lotus26

Какие будут параметры по умолчанию — каждый решает для себя сам, исходя из особенностей работы. Я например, оставил их без изменений (то есть без напоминания и описания действия). Если пришло письмо, когда, ну совершенно нет времени, чтобы заполнить все параметры, я ставлю быструю пометку, а затем при следующем просмотре представления “К исполнению” вижу, что на письмо не выставлена дата исполнения (соответственно не настроено оповещение) и могу сделать нужные настройки. После того как отчет сдан, выбриаем письмо и выбираем действие Удалить флажок (см. первый рисунок).

Надеюсь, что основную идею удалось донести. Вопросы и комментарии приветствуются.

Спасибо за то что поделились ссылкой!

TagТеги: Lotus Notes
CategoryРубрика: Lotus Notes | CommentsОтзывы (RSS)

Статьи и новости схожей тематики:

  • Обучение по курсам Lotus Notes
  • Lotus Notes и антиспам фильтр
  • Вопросы пользователей по Lotus Notes
  • Сохраним Workspace при переустановке Lotus Notes
  • Создаем архив почты в Lotus Notes

Комментариев: 4

lotusmen:

Как убрать пометку о непрочтении которая появляется при постановке флажка? Ответить

Igorka Reply:
января 25, 2010 at 12:47 Добрый день.
Не совсем понял о какой пометке идет речь… Можете уточнить? Ответить

Дмитрий Reply:
декабря 10, 2010 at 18:23 Скорее всего, речь идет о “пометке”, которая снимается при выборе конкретного письма в списке писем и нажатии кнопки “Insert” 🙂 Т.е. было красным, а стало черным. P.S. Игорь, спасибо за Ваш труд! С интересом пролистал все страницы блога и нашел кое-что интересное для себя. Ответить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *