Как отправить письмо по почте
Перейти к содержимому

Как отправить письмо по почте

  • автор:

Как отправить документы по почте

Почтовые услуги продолжают оставаться единственным вариантом доставки важных документов , например, имеющих статус удостоверяющих личность, налоговых, бухгалтерских, юридических, правовых, а также носящих характер социального, финансового, информационно-технического, организационно-технического, хозяйственного или документационного обеспечения. Зачастую таким образом дублируются ранее отправленные электронные документы и отправляются адресату в бумажном виде с мокрой печатью.

Тип отправления может быть любой – от простого письма до ценной бандероли или даже посылки. Выбирать вариант стоит, исходя из ценности вложенных документов и срочности доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте следующий:

  1. Выберите почтовую или курьерскую службу: ТОП-10 курьерских служб.
  2. Определитесь с типом отправления. Это может быть:
    • заказное письмо с уведомлением о вручении;
    • экспресс-письмо EMS;
    • ценное письмо с описью вложения;
    • ценная бандероль (с объявленной ценностью);
    • посылка;
    • воспользуйтесь выбором лучшей цены в калькуляторе доставки на нашем сайте-агрегаторе курьерских служб TOP Express.
  3. Купите бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с защитной пупырчатой пленкой внутри или другую упаковку, способную защитить содержимое от механических повреждений и внешнего воздействия на бумажные носители: виды конвертов.
  4. Оформите заявку на сайте, заполните сопровождающие бумаги, сделайте опись вложенных документов, укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
  5. Если вас устраивает сумма доставки и дополнительных услуг, произведите оплату.
  6. Вызовите курьера или лично отнесите письмо в ближайшее почтовое отделение.

Бросать пакет с документами в почтовый ящик не стоит, его нужно передать оператору, чтобы он убедился в том, что вы отправляете именно те вещи, которые указаны в описи, и получить квитанцию, где будет указан трек-номер для отслеживания.

Если вы вызвали курьера, то он обязан проверить содержимое конверта, затем при вас заклеить его и написать расписку о получении отправления.

При оценке вложения можно указать любую сумму. Но помните, что от нее зависит окончательная стоимость услуги. Как правило, к цене доставки добавляется процент об объявленной ценности.

Какой способ отправки документов самый быстрый

Быстрее всего доставляются регистрируемые экспресс-отправления, доставляемые через курьера. Работник курьерской службы EMS забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

  • На автомобиле, если нужно отправить письмо в пределах одного населенного пункта или региона.
  • Самолетом, если отправка осуществляется в другой регион. Курьер лично едет в аэропорт и отправляет пакет с документами ближайшим авиарейсом.

Экспресс-доставка – дорогая услуга, особенно если застраховать вложение, объявив его ценность во время оформления заказа. Максимальная сумма страховки составляет до 50 000 рублей. Но если с письмом что-то случится (хотя риски порчи или утери застрахованных отправлений ничтожны), то вы сможете получить компенсацию.

Для отслеживания отправления в режиме реального времени ему присваивается трек-номер. О вручении экспресс-письма адресату в руки на номер мобильного телефона отправителя приходит СМС-уведомление (услуга актуальна только для отправлений по России).

Какой способ отправки документов самый дешевый

Цена доставки пакета с документами формируется с учетом:

  • типа отправления;
  • размеров упаковки и веса вложения;
  • вида транспорта;
  • расстояния от места отправки до пункта назначения;
  • удаленности населенного пункта получателя.

Самый недорогой способ доставки – наземным транспортом.

Стоимость почтовых услуг Почты России составляет от 30 рублей за обычное и от 200 до 300 рублей – за заказное. Срок доставки зависит от дальности маршрута.

Минимальная цена экспресс-доставки (на следующий день) у большинства курьерских служб стартует от 600 рублей.

опись вложения документы

Риски и проблемы

Пересылать документы можно любой почтовой службой, включая Почту России, но при этом следует помнить, что есть и риски повреждения вложенных документов или даже утери отправления.

Главные минусы отправки простым письмом:

  • помятый пакет и его содержимое;
  • вскрытое или украденное письмо;
  • сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если нужно, чтобы письмо попало адресату в руки к определенному дню, то лучше не рисковать, обратиться в курьерскую службу и заказать экспресс-доставку у проверенных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

  • Обязательно сделать опись вложения. Это снизит вероятность кражи или, в крайнем случае, позволит доказать факт ее совершения.
  • Объявить ценность письма (услуга платная, но она дает гарантию сохранности вложенных документов).
  • Не отправлять простым письмом ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и т.д.). Лучше пересылать такие вещи бандеролью с объявленной ценностью или заказным письмом с уведомлением о вручении.

По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты. Единственное условие – вес пакета не должен превышать 100 грамм.

Запрещено пересылать по России агитирующие материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.

агрегатор ТОП Экспресс

На нашем сайте-агрегаторе TOP Express собраны проверенные службы, которые осуществляют экспресс-доставку в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором расчета стоимости доставки документов и выберите подходящий для себя по цене и срокам вариант в несколько кликов. Предложение актуально только для юридических лиц.

Как подписать конверт и отправить заказное письмо в Польше?

Процесс отправки писем знаком человечеству уже много веков. Казалось бы, что здесь сложного: положить письмо в конверт, подписать, запечатать и отправить. Однако нередко иностранцы в Польше, столкнувшиеся с необходимостью отослать или получить письмо, оказываются в растерянности, не понимая какой тип отправления выбрать и как его оформить.

Какие письма существуют в РП, из-за чего стоит ориентироваться на заказное письмо, и как правильно подписать конверт для отправки – ответы на эти и другие вопросы читайте в данном материале «Польского консультанта».

Скрыть содержание

Какие виды писем есть в Польше?

Каждый раз, когда предлагается отправить документы «традиционной почтой», иностранец вправе воспользоваться любым доступным типом отправления. То есть законодательство не устанавливает (либо делает это крайне редко) точный тип отправления.

Однако для того, чтобы заявитель мог рассчитывать на своевременный ответ, а в случае его отсутствия, предъявить претензии адресату, необходимо иметь подтверждение отправки и получения корреспонденции. Наиболее удобно для этого заказное письмо с уведомлением – далее мы рассмотрим его отдельно и во всех подробностях, но расскажем и о других видах писем, чтобы понимать их отличия.

Габаритные характеристики

Еще один общий параметр – габариты отправления. Они применяются для всех типов рассматриваемых далее писем. Сразу скажем, что допустимым является не только привычный конверт, но и пересылка в рулоне (документ скручивается и особым образом запечатывается), например, как это изображено на фото:

как отправить письмо в Польше

Минимальный размер письма во всех случаях не менее чем 90 мм х 140 мм. Максимальный зависит от формата:

  • В виде письма (в конверте): сумма длины, ширины и высоты – не более 900 мм, при условии, что наибольший из этих размеров (длина) не может превышать 600 мм.
  • В виде рулона:
    • Format S: высота не может превышать 20 мм, длина 230 мм, а ширина 160 мм;
    • Format M: высота не может превышать 20 мм, длина 325 мм, а ширина 230 мм;
    • Format L: сумма длины, ширины и высоты – не более 900 мм, при условии, что наибольший из этих размеров (длина) не превышает 600 мм.

    В редких случаях оператор может принять и нестандартное отправление, но, во-первых, тарифицироваться оно будет по отдельным расценкам, а, во-вторых, в подавляющем большинстве случаев иностранцу достаточно указанных выше параметров.

    Простое письмо (List zwykły)

    Речь идет о самом привычном письме. Тот самый случай, когда «бумажку» положили в конверт, написали адрес и отправили. Или свернули в рулон и передали для отправки в отделение почты.

    Никаких обязанностей по срокам доставки не существует, однако по утверждению Poczta Polska (далее подробно объясним, почему ориентируемся именно на этого оператора), доставлено письмо будет уже на следующий рабочий день (при условии передачи письма до 15:00), если выбран приоритетный метод, а при эконом-доставке – адресат его получит через три рабочих дня.

    Что касается стоимости отправления, то у Poczta Polska она следующая (здесь и далее расценки указаны на момент публикации материала):

    Економ Приоритетное
    Format S (до 500 г) 3,90 zl 4,80 zl
    Format M (до 1000 г) 4,60 zl 5,40 zl
    Format L (до 2000 г) 7,20 zl 8,00 zl

    Еще раз подчеркнем, что указанные сроки являются ориентировочными, и их соблюдение не гарантировано.

    Заказное письмо (List polecony)

    Это самый интересный для рассматриваемой темы способ отправки. Чаще в среде иностранцев его называют более привычным «заказным письмом с уведомлением». В этой формулировке, в принципе, содержится и его главная особенность.

    Заказное письмо (польск., List polecony, оно же лист полецоны / лист полецоний) – это способ отправки документов (писем, заявлений и т.д.) в Польше, сопровождаемый различными официальными уведомлениями отправителю: о принятии почтой и о доставке получателю.

    О сроках отправки заказных писем

    Прежде чем перейти к параметрам доставки заказных писем, нужно коснуться очень важного юридического аспекта. Нередко отправить ту или иную документацию необходимо в строго установленные сроки. Например, подача документов на карту побыту должна осуществляться в рамках законного пребывания, или донесение дополнительных сведений в ужонд осуществляться в рамках указанного периода времени.

    В соответствии с нормами польского законодательства, днем предоставления документов считается день принятия их почтовым оператором. Эти нормы содержатся в различных нормативно-правовых актах, например, в следующих:

    • Pkt.2, §5, art.57 Kodeksu postępowania administracyjnego (Кодекса Административных процедур РП).
    • Pkt.2, §6, art.12 Ordynacja podatkowa (Налогового постановления РП).

    Однако такой оператор четко определен в Prawo pocztowe (Законе РП о почте). В Польше в настоящее время им является только Poczta Polska .

    Консультант
    Дмитрий Константинович

    Это означает, что при отправке документов иным оператором, даже если будет использовано заказное письмо с отправлением, день принятия почтой может не восприниматься органами власти, как день подачи сведений, а ориентироваться будут на дату фактической доставки. Обязательно имейте это ввиду, выбирая оператора.

    Это еще раз подтверждает тезис о выборе заказного письма в качестве способа отправки документов, так как этот способ даст официальное подтверждение факта принятия письма, а значит и даты подачи документов.

    О сроках доставки и стоимости заказных писем

    В данном случае предполагаемые (ориентировочные) сроки доставки такие же, как и при простом (обычном) письме: на следующий рабочий день при приоритетной отправке, и до 3х рабочих день – при эконом-варианте.

    Расценки на заказные письма у Poczta Polska следующие:

    Економ Приоритетное
    Format S (до 500 г) 6,80 zl 8,80 zl
    Format M (до 1000 г) 7,30 zl 9,30 zl
    Format L (до 2000 г) 16,60 zl 18,30 zl

    Как видно, цены более чем в два раза выше, чем для обычного письма. Однако возможность доказать, что отправка была произведена своевременно, окупает данные расходы.

    Ценное письмо (List wartościowy)

    Ценное письмо – это почтовое отправление с заявленной стоимостью, которое не может быть выше 70000 злотых. Проще говоря, List wartościowy – это отправление с гарантией возвращения объявленной суммы, если в процессе доставки с ним что-либо произойдет.

    Габариты и сроки доставки те же, а вот стоимость таких гарантий значительно выше:

    Економ Приоритетное
    Format S (до 500 г) 13,00 zl 16,00 zl
    Format M (до 1000 г) 16,00 zl 16,50 zl
    Format L (до 2000 г) 20,20 zl 23,20 zl

    Но это еще не все затраты. Указанные суммы характерны для объявленной стоимости до 50 злотых, а при 1000 злотых, например, стоимость Формата S эконом класса повысится до 32 злотых, а Приоритет Формата L при максимальных 70000 злотых – до 1419,20 злотых. Точные данные можно узнать с помощью официального калькулятора от Poczta Polska.

    Консультант
    Дмитрий Константинович

    Так как наиболее часто иностранцами востребовано именно заказное письмо (List polecony), дальнейшие параметры будем рассматривать именно для него.

    Как правильно подписать конверт в Польше?

    После подготовки всех документов, их необходимо упаковать. Рассматривать будем отправку в конверте, понимая, что рулон отсылается по той же технологии, но без использования конверта.

    Подходящий конверт можно приобрести отдельно, а можно сделать это непосредственно в почтовом отделении. Мы рекомендуем последний вариант, так как на почте форматы конвертов точно будут соответствовать стандартам. Однако в этом случае нужно быть готовым и к заполнению всего непосредственно в отделении.

    Документов будет несколько, прежде всего сам конверт. Ничего сложного в его заполнении нет, но надо четко понимать, где и какую информацию указывать. Рассмотрим на фото:

    Как подписать конверт в Польше

    1. Левый верхний угол – пишется адрес отправителя, то есть тот адрес, куда должен поступить ответ.
    2. Место под «марку». Это слово неслучайно взято в кавычки, так как в настоящее время марка может не клеиться, а ее заменит штамп с указанием стоимости пересылки. В любом случае, данную часть заполнит работник почты.
    3. Справа внизу – адрес получателя. Адрес, по которому направляется письмо.
    4. Это отметка о приоритетном отправлении. Как правило, это отдельная наклейка. Соответственно, ее отсутствие будет означать эконом-отправку.

    Консультант
    Дмитрий Константинович

    Сказанное важно, так как на конверте может не быть разграфленных строк и подсказок, однако расположение адресов отправителя и получателя нельзя перепутать местами, иначе письмо придет по неверному адресу.

    Теперь рассмотрим другие документы, которые так же необходимо заполнить. Их два, и оба называют «уведомлениями», но одно подтверждает факт приемки почтой, а второй – получателем.

    В среде иностранцев устоялась простая, но очень наглядная терминология: по цвету бумаги, на которой печатаются эти документы, их называют «серой бумажкой» и, соответственно, «желтой бумажкой».

    Как заполнить «серую бумажку»?

    Это уведомление о том, что почта приняла заказное письмо. Заполнить ее можно и заранее, распечатав из файла далее:

    Бланк можно взять и непосредственно на почте при отправлении. Заполняются все указанные поля. Если что-то не понятно, лучше оставить поле пустым, и внести данные после консультации с работником почты.

    Как подписать конверт и отправить заказное письмо в Польше? 1

    Как подписывать «желтую бумажку»?

    Бланк уведомления о доставке, так называемую «желтую бумажку», надо брать в отделении. Во-первых, не у каждого дома есть бумага нужного цвета, а, во-вторых, во многих отделениях ее заполнят при приемке корреспонденции, скопировав данные с конверта, и отправителю надо будет только проверить данные.

    Если все-таки придется заполнять уведомление самостоятельно, сделать это несложно, так как в отличие от конверта, в бланке указаны данные, которые надо вписать. Главное – детально все проверить перед отправкой.

    отправка документов на карту побыту почтой

    Как отправить заказное письмо в Польше?

    Для начала, необходимо выбрать наиболее удобное отделение почты (сделать это можно на странице официального сайта). Взяв все подготовленные документы, посетите выбранную почту в рабочее время.

    Далее все достаточно просто:

    1. Сообщите сотруднику отделения о намерении отправить заказное письмо.
    2. Предъявите документы (без возможности ознакомления с содержимым), чтобы он сориентировался и предложил подходящий конверт.
    3. Заполните конверт.
    4. Заполните уведомления.
    5. Оплатите услугу.

    Останется передать письмо сотруднику почты и дождаться отметки и возвращения «серой бумажки» — уведомления о принятии. Письму будет присвоен номер отправления – его нужно обязательно сохранить, если хотите отслеживать маршрут доставки. С этого момента считается, что документы поданы адресату.

    Консультант
    Дмитрий Константинович

    Еще раз подчеркнем, если используется именно Poczta Polska, то с момента принятия документов они считаются переданными не почте (не только почте), а именно адресату. Это крайне важно, если сроки отправки поджимают. Далее неважно сколько письмо будут действительно доставлять, когда его прочтут и отреагируют – обязанность своевременного предоставления документов считается выполненной.

    Как отследить заказное письмо через eMonitoring?

    Если есть желание следить за реальной доставкой письма, это можно делать через сервис еМониторинг.

    Пользоваться им очень просто – достаточно перейти по ссылке выше и ввести в соответствующее поле номер отправления. Далее система покажет статус письма на момент запроса.

    Как получить заказное письмо?

    Заказное письмо может поступить и самому иностранцу, и иногда это так же имеет огромное значение. В обычных ситуациях проблем с этим не возникает, но иногда в ожидании ответа человеку приходится сменить адрес или временно уехать по делам. В таком случае можно использовать несколько способов получения корреспонденции: подключить т.н. электронное авизо либо оформить доверенность другому лицу на получение корреспонденции.

    Что такое «авизо» и как подключить?

    Лиц, имеющих отношение к различным финансовым операциям, может смутить данные термин, так как они привыкли использовать его в другом значении. Однако в данном случае awizo – это всего лишь уведомление о получении заказного письма, а электронное авизо, соответственно, возможность получить такое уведомление по email и/или в виде СМС.

    Подключить доставку электронного авизо очень просто. Для этого нужно иметь доверенный профиль, перейти на данную страницу и ввести все необходимые данные. Услуга бесплатная, однако сделать это нужно заранее, так как оповещение включится на следующий рабочий день после поступления запроса.

    Доверенность (пелномоцництво) на получение письма

    Для получения заказного письма другим лицом, получатель должен оформить доверенность. Для единоразовых операций физических лиц может быть оформлена простая форма. Вот такой бланк рекомендует Польская Почта:

    Взять его можно и в любом почтовом отделении.

    Заключение

    Заказные письма с их верным оформлением и отправкой / получением являются важным процессом во многих делах в Польше. От знания и своевременного выполнения возможностей этого инструмента может зависеть не только скорость принятия того или иного решения, но и такие серьезные аспекты, как легальность пребывания иностранца в РП.

    Нужно обязательно и тщательно изучить технологию отправления / получение писем, в том числе и то, как правильно подписывать конверт, чтобы не потерять возможность реализовать свои права или не опоздать с исполнением обязанностей.

    • Как отправить посылку через почтомат InPost?
    • Как переслать бандероль в Польшу Укрпочтой?
    • Какая пошлина на товары с доставкой почтой?

    Как отправить заказное письмо?

    На практике мы очень часто попадаем в ситуацию, когда нужно отправить документ/письмо заказным письмом. Заказное письмо дает нам возможность подтвердить, когда оно было отправлено, и даже проверить, было ли оно получено и когда. Это важно как доказательство того, что адресат получил документ (например, в переписке с работодателем), и часто закон требует от нас отправить данный документ в течение определенного времени – подтверждение с почты дает нам гарантию, что нас не смогут обвинить в том, что мы пропустили срок отправки документа, даже если они получат письмо позже.

    Прежде всего, на конверте в верхнем левом углу должны быть указаны данные отправителя (то есть наши), а в нижнем правом углу адресат (тот, кому мы отправляем письмо). Затем мы должны завершить отправку письма:

    На рисунке выше показаны обе стороны распечатки. Распечатанный бланк можно найти в Интернете (например, на веб-сайте почтового отделения – https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2013/10/wz%C3%B3r-11_2.pdf) или печатные формы можно найти в каждом отделении почтовой службы (поэтому вам не нужно ничего печатать заранее).

    Записываем данные в форме:

    • в поле отправитель – наши данные (отправителя);
    • в поле адресат – данные субъекта, которому мы отправляем письмо.

    Как отправить письмо почтой в Польше

    Казалось бы, странный вопрос — что тут сложного, бери конверт и отправляй. Но мы не раз сталкивались с тем, что недавно переехавшие в Польшу испытывали затруднения с отправкой и получением почтовой корреспонденции. А следует учитывать, что Польша — страна, где традиционная бумажная почта в большом почете и многие уведомления будут приходить именно на почту. Поэтому мы решили посвятить этому отдельную заметку.

    Если вы намерены отправить письмо традиционной почтой, то вам нужны конверты, их можно купить прямо в почтовом отделении, точнее взять на стеллаже и потом при отправке сказать, что конверт их. Если вам нужно отправить посылку, то вы можете точно так же взять коробку нужного вам размера (картоник), а также скотч. Потом вам нужно надписать конверт/коробку. Тут важно помнить, что в Польше адрес отправителя пишется сверху слева, а адрес получателя — справа внизу. Если перепутать местами адреса отправителя и получателя, отправление можно долго бродить между почтовыми пунктами.

    Далее следует выбрать метод отправки. Обычное письмо — просто конверт с адресом, можно уже подавать в окошко. Заказное письмо или лист полецоны — нужно заполнить так называемую «серую бумажку» — бланки лежат на почте. Там еще раз пишется отправитель и его адрес, получатель и его адрес, а также выбирается метод уведомления о получении, удобно, когда это смс-уведомление. Для этого нужно поставить галочку в соответствующее поле и написать свой номер мобильного телефона. Также есть опция приоритет — если хотите быстрее, ставьте галочку туда. Следующий пункт — подтверждение получения, если хотите официальное уведомление о том, что адресат получил письмо, заполняете так называемую «желтую бумажку». Желтые бланки вместе с серыми можно взять на месте.

    Итак, все бумажки заполнены, вы отдаете все вместе в окошко. Отправлению присваивается номер, он наклеивается на серую бумажку и она отдается вам. Желтая бумажка поедет вместе с письмом к адресату. Если вы запросили уведомление смс, через какое-то время вам придет сообщение о том, что посылка за таким-то номером доставлена. Если вы запросили подтверждение получения, то желтая бумажка вернется к вам и попадет в ваш почтовый ящик. Там будет указана фамилия лица, получившего и расписавшегося за корреспонденцию.

    Если же вам нужно не отправить, а получить корреспонденцию почтой, имейте в виду, что заказные письма вручаются лично. Если почтальон вас знает, он может позвонить снизу в домофон или по телефону и вызвать вас для того, чтобы вы расписались в получении. Чаще всего почта присылает извещение, как тут оно называется «авизо». Там указано, что в ваш адрес поступила заказная корреспонденция и для ее получения вам надо с паспортом подойти в почтовое отделение. Авизо часто теряются, это уже притча во языцех в Польше. Через неделю, если вы не забрали письмо, вам должно по процедуре прийти повторное уведомление. Письмо будет ждать вас 14 дней, после чего отправится назад отправителю. Что делать, если вы ждете важное письмо, но должны уехать? Лучше всего прийти на почту и оставить доверенность (пелномоцництво) на того человека, которому вы доверяете поучить свою корреспонденцию, где будут указаны его имя, фамилия и паспортные данные. Он будет проверять ваш ящик, обнаружит авизо и пойдет за письмом уже со своим паспортом.

    Сейчас на многих почтовых отделениях можно написать заявку, чтобы при поступлении заказной корреспонденции вас уведомляли через смс. Это отчасти решает проблему «потерянных авизо».

    Похожие записи

    Виды компаний в Польше Деятельность коммерческих компаний регулируется как действующим законодательством, так и уставными документами. При создании компании ее…

    Как утилизировать оргтехнику в Польше Каждый сталкивается с вопросом, куда выбросить отслуживший принтер, компьютер или тонер. В Польше, как и…

    Контролируемые иностранные компании в Польше Польские предприятия должны платить налог по ставке 19% на прибыль, полученную их КИК. Каким образом…

    Налог на дождь в Польше Дождевой сбор, который еще называют налогом на дождь, появился в Польше в 2018 год. Этот…

    НДС (VAT) в Польше Исчисление налога на добавленную стоимость в Польше регулируется Законом об НДС 2004 года, который основывается…

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *