Как в access напечатать почтовые наклейки
Перейти к содержимому

Как в access напечатать почтовые наклейки

  • автор:

35. Печать почтовых наклеек

В приложении Microsoft Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного с небольшим размером страницы в соответствии с размером наклейки.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек в приложении Microsoft Access

ВАЖНО. Отчеты для наклеек, созданные с помощью мастера наклеек, несовместимы с функцией публикации в службах Access. Однако их можно напечатать, когда база данных открыта в программе Access.

  1. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо отображать на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но также можно выбрать форму или отчет.
  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если открыта веб-база данных, команда Наклейки находится в меню Клиентские отчеты. В приложении Access будет запущен мастер наклеек.

  1. Если для наклеек известны изготовитель и номер продукта, выполните следующие действия:
  • Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю.
  • Выберите нужную наклейку в поле Выберите размер наклейки.

В противном случае попытайтесь найти продукт, у которого значения столбцов Размеры и Число по горизонтали соответствуют нужным наклейкам. Если не удается найти подходящую наклейку, выполните следующие действия:

  • Щелкните пункт Настройка, а затем — пункт Новый.

Откроется диалоговое окно Создание наклейки.

  • Измерьте наклейку и введите ее размеры в диалоговом окне Размеры наклеек.
  • Введите название пользовательских наклеек в текстовом поле Название, выберите подходящий тип и ориентацию надписи, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы выбрать уже созданную наклейку

  • щелкните пункт Наклейки других размеров, а затем выберите требуемую наклейку.
  1. Выберите вариант на листах или рулонные на вкладке Тип наклеек, а затем нажмите кнопку Далее.
  2. Выберите название, размер, начертание шрифта и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопкуДалее.
  3. На странице Какие поля требуется разместить в наклейке? мастера выберите из спискаДоступные поля те поля, которые нужно напечатать на наклейке, и дважды щелкните их для добавления в поле Прототип наклейки.

  • Для разделения значений пробелами в поле Прототип наклейки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.
  • Для создания новой строки нажмите клавишу ВВОД.
  • Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.
  • Для удаления поля из ячейки нажмите клавишу BACKSPACE.
  • Для добавления другого текста или знака препинания (например, запятой после названия города), щелкните, чтобы поместить курсор в то место, где нужно разместить текст, и начните ввод. Этот текст будет одинаковым на всех наклейках.

ПРИМЕЧАНИЕ. В мастере наклеек можно добавлять поля только следующих типов: «текстовый», «поле MEMO», «числовой», «дата/время», «денежный», «логический» или «вложение». Чтобы добавить поля других типов данных, откройте отчет для наклеек в режиме конструктора после окончания работы мастера наклеек, а затем добавьте поля при помощи панели Список полей. Чтобы отобразить панель Список полей в отчете, открытом в режиме конструктора, нажмите клавиши ALT+F8. После того как все поля будут расположены на наклейке необходимым образом, нажмите кнопку Далее.

  1. В следующем окне можно выбрать поля, по которым будет выполняться сортировка наклеек. Например, сортировка объемной рассылки может выполняться по почтовому индексу. Выберите поля для сортировки из списка Доступные поля и дважды щелкните их для добавления в поле Сортировка. После этого нажмите кнопку Далее.

  1. На последней странице введите название для наклеек и нажмите кнопку Готово.

При выборе в последнем окне мастера параметра Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны наклейки будут показаны в Microsoft Access в режиме предварительного просмотра. Наклейку можно увеличить или уменьшить, щелкнув ее или воспользовавшись элементом управления «Масштаб» в строке состояния. Если в последнем окне мастера был выбран параметр Изменить макет наклеек, наклейки будут показаны в режиме конструктора.

Как в access напечатать почтовые наклейки

Создание почтовых наклеек в Microsoft Access

Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стандартные письма, называемые составными документами рассылки. В Access почтовые наклейки создаются с помощью наклейки. Подобно любому другому отчету, отчет для создания наклеек состоит из элементов управления. Для создания наклеек лучше всего использовать Мастер наклеек. Изменение макета наклейки следует производить в режиме Конструктора. В режиме Конструктора можно проверить перед печатью все параметры в окне Макет страницы, которое вызывается по команде Файл — Макет страницы.

Печатать почтовые наклейки можно непосредственно из окна предварительного просмотра.

18.07.2010 21:08 Информатика Артем 5832 0

Похожие статьи

  • Общие сведения о отчетах Microsoft Access
  • Создание отчета Microsoft Access
  • Добавление вычисляемых выражений в отчеты
  • Создание отчета
  • Редактирование отчета Access
  • Области отчета Access
  • Вставка вычисляемого поля
  • Введение в Microsoft Access
  • Терминология в Microsoft Access
  • Основные этапы создания базы данных Microsoft Access

Специализированные мастера

Для быстрого создания отчетов Access предоставляет в наше расположение несколько мастеров. Некоторые из них уже описаны в главе 9. Но отчет — это не только бумажная копия данных. Отчеты дают возможность распечатывать почтовые наклейки и добавлять диаграммы. И ничего сложного в этом нет, так как львиную долю всей работы выполняют мастера.

В режиме конструктора можно настроить свойства для форм или отчетов, которые содержат множество других объектов, например элементов управления. Очень удобно, что в стропе заголовка окна Свойства всегда указывается тип выбранного объекта. Регулярно проверяйте строку заголовка, дабы убедиться, что выбран требуемый объект, и лишь после этого приступайте к изменению его свойств.

Создание почтовых наклеек

Отчет с почтовыми наклейками отличается от других отчетов. В нем можно печатать именные бирки, наклейки для писем, метки бумажных файлов или даже товарные этикетки. Сфера применения таких отчетов зависит лишь от вашей фантазии — для любых данных из таблицы можно напечатать наклейку или этикетку.

Рис. 14.5. Изменение свойства Подпись

Давайте создадим с помощью мастера наклеек почтовые наклейки для всех каталогов из таблицы растений. Для этого следует выполнить такие действия.

В окне Свойства отображаются значения свойств для текущего объекта. Чтобы открыть это окно, дважды щелкните на объекте или выберите команду Вид>Свойства. Щелчок на указателе записи позволяет в любой момент вызвать окно свойств отчета. В главе 13 описывались методы форматирования элементов управления и особенности использования намели элементов. В отчеты элементы управления добавляются аналогичным образом, поэтому можно воспользоваться инструкциями, приведенными в главе 13. В случае надобности еще раз прочтите нужный раздел и выполните предлагаемые там упражнения, используя вместо формы отчет.

1. Вызовите команду Вставка>Отчет.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите опцию Почтовые наклейки, затем из раскрывающегося списка — таблицу Каталоги, а затем щелкните на кнопке ОК.

3. В мастере хранятся данные о размерах большинства стандартных наклеек. Установите переключатели Британская в разделе Система единиц и На листах в разделе Тип наклеек. Затем выберите значение Avery в списке Фильтр по изготовителю, чтобы ограничить количество вариантов наклеек.

4. Выберите код товара 5095, как показано на рис. 14.6. В Access содержится информация о многих типах наклеек от различных производителей. Если подходящей наклейки не нашлось, щелкните на кнопке Настройка для ввода параметров наклейки вручную. Щелкните на кнопке Далее.

5. В следующем окне можно определить шрифты и другие параметры. Но вы не вносите никаких изменений — только щелкните на кнопке Далее.

6. Теперь можно указать поля, содержащие данные, которые будут напечатаны на наклейках. Поля имени и адреса каталога добавляются таким образом: дважды щелкните на опции Имя в списке Доступные поля, чтобы перенести ее в окно Прототип наклейки. Нажмите клавишу для переноса точки ввода на следующую строку. Дважды щелкните на опции Адрес и еще раз нажмите клавишу , затем дважды щелкните на опции Город, введите символ запятой и пробел. Наконец, дважды щелкните на опции Область, добавьте пробел, затем выполните двойной щелчок на опции ПочтовыйИндекс чтобы создать прототип наклейки, показанный на рис. 14.7. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.6. Наклейки можно выбирать по имени товара, номеру или размеру

Рис. 14.7. Добавление полей в поле Прототип наклейки

7. Наклейки можно сортировать по любому полю таблицы. Выберите поле Имя и щелкните на кнопке Далее.

8. В последнем окне мастер присвоит отчету с наклейками базовое имя, которое изменять не стоит. Щелкните на кнопке Готово, и вы сможете просмотреть созданный отчет (рис. 14.8).

Теперь осталось лишь загрузить в принтер бумагу и щелкнуть на кнопке Печать.

Добавление в отчет диаграмм

С помощью мастера в отчет можно добавить даже диаграмму. Такая диаграмма на самом деле будет представлять собой объект ActiveX, т.е. Access не может генерировать изображение диаграммы, как делает, например, программа Microsoft Graph, предлагающая 20 различных вариантов. Местоположение и размещение компонентов диаграммы можно изменять. Кроме того, изменения можно вносить и в базовые параметры вычисления диаграммы.

Диаграммы добавляются в отчет двумя способами:

  • путем создания отчета на базе запроса, содержащего данные для диаграммы;
  • с помощью мастера, который запускается из любого готового отчета в результате выбора команды Вставка>Диаграмма.

Мы создадим обычную секторную диаграмму, в которой будут представлены растения, заказанные из каждого каталога. Обычно диаграмма основывается на запросе, поскольку мастер не позволяет обрабатывать более одного источника данных или подсчитывать необходимые значения. Воспользуемся запросом, содержащим информацию о количестве растений, заказанных из каждого каталога.

Рис. 14.8. Мастер сгенерировал отчет с наклейками

1. Щелкните на ссылке Таблицы, выберите таблицу Растения, затем из раскрывающегося списка кнопки Новый объект выберите команду Запрос и дважды щелкните на записи Конструктор.

2. Добавьте в таблицу конструктора поля ИмяКаталога и Имя (именно в указанном порядке).

3. Выполните команду Вид>Групповые операции.

4. Измените свойство Групповая операция для столбца Имя, выбрав значение Count, как показано на рис. 14.9. Сохраните запрос с именем ЗапросДиаграмма и закройте его.

5. Щелкните на ссылке Запросы в окне базы данных и выберите только что созданный запрос с именем ЗапросДиаграмма.

6. Выполните команду Вставка>Отчет и дважды щелкните на опции Мастер диаграмм в окне Новый отчет.

7. В первом окне мастера перенесите оба поля в список Поля диаграммы и щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне показано 20 форматов диаграмм. Выберите круговую диаграмму (первое изображение в последнем ряду) и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.9. Диаграмма, сгенерированная на базе отчета

9. Как видно на рис. 14.10, мастер создал тестовую диаграмму, основанную на указанных данных. Ничего страшного, если компоненты диаграммы будут представлены в некорректных пропорциях, однако проверьте, задействовал ли мастер требуемые поля. В диаграмме должны отображаться растения с учетом того, из какого каталога они приобретены, поэтому мастер сделал правильный выбор, задействовав поле ИмяКаталога. Не изменяя параметры мастера, щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.10. Параметры мастера диаграммы

10. На последней панели присвойте отчету имя Диаграмма и, не изменяя никаких других параметров, щелкните на кнопке Готово. Результаты, которые вы должны получить, приведены на рис. 14.11. Как видите, большая часть растений приобретена из каталога Огородник.

Теперь добавим в отчет динамическую диаграмму. Под динамической следует понимать диаграмму, отражающую изменение значений в каждой записи.

1. Воспользовавшись мастером автоотчета, создайте отчет на основе таблицы Насаждения.

2. Откройте новый отчет в режиме конструктора, щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов.

3. Выберите в разделе Область данных элементы управления Фото и Сетевая ссылка и нажмите клавишу для их удаления. Освободившееся пространство будет применено для размещения создаваемой диаграммы.

Рис. 14.11. В диаграмме отображаются связи (по значению Count) между растениями в каталоге

4. Выберите команду Вставка>Диаграмма.

5. Воспользовавшись методом переноса и вставки, замените элементом управления диаграммы элемент Фото. Когда кнопка мыши будет отпущена, появится первое окно мастера, где следует указать источник данных диаграммы. Выберите таблицу Насаждения и щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне укажите записи, которые должны быть размещены на диаграмме. Перенесите поля Грядка и КоличествоПосадок в список Поля диаграммы. Щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите цилиндрическую гистограмму (третья в первом ряду) и щелкните на кнопке Далее.

8. Не изменяя никаких параметров мастера в очередном окне мастера, щелкните на кнопке Далее.

9. В следующем окне значения диаграммы можно связать со значениями отчета. Поля грядка будут связаны между собой автоматически. Выберите поля Количество Посадок из нижних элементов управления, как показано на рис. 14.12. Щелкните на кнопке Далее.

10. В последнем окне мастера примите имя, предлагаемое по умолчанию, и щелкните на кнопке Готово.

11. Щелкните на кнопке Вид, расположенной на панели инструментов, и вы сможете просмотреть результаты проделанной работы (рис. 14.13). При выборе каждой новой записи значения диаграммы меняются. Конечно, она могла бы быть и более эффектной, однако наша задача заключалась лишь в демонстрации того, каким образом можно создать диаграмму, основанную на конкретных значениях.

Рис. 14.12. Связывание значений диаграммы со значениями отчета

Рис. 14.13. Значения диаграммы отличаются для каждой записи

Fore kc .ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий

Создание почтовых наклеек в приложении Access

В Microsoft Access можно создавать метки, содержащие данные, хранимые в таблицах Access. Проще всего создать и распечатать отчет в формате, который соответствует вашим наклейкам, с помощью мастера наклеев. Метки могут содержать данные, которые хранятся в таблицах Access, или данные, импортируемые или связанные из других источников, таких как книги Microsoft Excel или списки контактов Microsoft Outlook. Вы можете создать наклейки как отчет в Access или «объединить» данные с помощью документа Microsoft Word, а затем распечатать наклейки из Word. В этой статье описаны этапы.

В этой статье

  • Создание и печать наклеев с помощью Access
  • Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Создание и печать наклеев с помощью Access

В Access наклейки создаются в виде отчетов с небольшим размером страницы в нужном формате. Чаще всего наклейки используются для рассылки, но любые данные Access можно печатать в формате наклейки для разных целей. Если почтовые наклейки содержат почтовые наклейки, отчет получает данные адресов из таблиц или запросов с адресами. При печати отчета для каждого адреса создается одна наклейка из источника записей.

Дополнительные сведения о связываниях и импорте данных из других источников (таких как Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках см. в статье «Импорт и экспорт данных».

Мастер наклеев задает ряд вопросов о наклейках и данных, которые вы хотите на них отображать. Мастер создаст отчет, который при необходимости можно будет настроить.

Создание наклеев с помощью мастера наклеев в Access

  1. В области навигации выберите объект с данными, которые вы хотите отобразить на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но вы также можете выбрать форму или отчет.
  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки. В Access запускается мастер наклеев.
  1. Если вы знаете производителя и номер товара для наклеев:
  2. В поле «Фильтр по изготовителю» выберите изготовителя.
  3. Выберите наклейку в поле «Какой размер наклейки вы хотите?». В противном случае попробуйте найти товар, значения которого в столбцах «Размеры» и «Число» соответствуют вашим наклейкам. Если вы не можете найти похожую метку:
  4. Нажмите кнопку «Настроить» и выберите «Новое».Отобразилось диалоговое окно «Новая наклейка».

  • Чтобы добавить пространство между полями в поле «Прототип», нажмите пробел.
  • Чтобы создать новую строку, нажмите ввод.
  • Для перемещения между полями и линиями используйте клавиши со стрелками.
  • Чтобы удалить поле из поля, нажмите кнопку BACKSPACE.
  • Чтобы добавить другой текст или знаки препинания (например, запятую после названия города), щелкните курсор там, куда вы хотите ввести текст, и начните вводить его. Этот текст будет одинаковым для каждой наклейки.

Примечание: С помощью мастера наклеев можно добавлять только поля следующих типов данных: «Короткий текст» (текст), «Длинный текст» (MEMO), «Число», «Дата/время», «Валюта», «Да/Нет» или «Вложение». Чтобы добавить поля с другими типами данных, после завершения работы мастера наклеев откройте отчет «Наклейки» в Конструкторе, а затем добавьте поля с помощью области «Список полей». Чтобы открыть область списка полей, когда отчет открыт в конструкторе, нажмите ALT+F8.

Если вы выбрали «Просматривать наклейки при печати на последней странице мастера наклеев», Они будут отображаться в окне предварительного просмотра. Вы можете щелкнуть метку, чтобы увеличить и уменьшить масштаб, или воспользоваться кнопкой управления масштабом в панели состояния.

Если на последней странице мастера наклеев вы выбрали «Изменить дизайн наклейки», access отобразит отчет с надписями в конструкторе.

Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором столбцы можно увидеть в том виде, в котором они были отложены. При просмотре отчета в представлении отчета или макета Access отображает все данные в одном столбце.

Настройка внешнего вида метки

Если итоговые подписи выглядят не так, как нужно, можно настроить макет, открыв отчет в конструкторе и внося изменения. При работе с наклейками обычно проще использовать конструктор, в котором более точное управление макетом. Чтобы просмотреть результаты изменений, внесенных в конструкторе, переключение в режим предварительного просмотра.

Если в Access отображается сообщение о недостаточном горизонтальном пространстве для отображения данных

Это сообщение, когда оно появляется, является побочным эффектом измерения некоторых наклеев. Обычно это происходит, когда наклейки находятся очень близко к левму и правому краям листа наклеев. Это может привести к тому, что мастер укаает определенные размеры вне обычного диапазона печати, а это, в свою очередь, приводит к тому, что сообщение появляется при предварительном просмотре или печати наклеев.

Если вы удовлетворены выравниванием текста на наклейках и не получаете пустую страницу на каждой другой странице, вы можете оставить оформление отчета без сущно, а затем нажимать кнопку «ОК» при каждом его отображении. В противном случае попробуйте настроить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.

Если данные не выписывются правильно по подписям

Во многих случаях можно устранить небольшие проблемы с макетом наклейки, внося изменения в конструктор. Вы можете переместить элементы управления, а также настроить размер подписи, изменив ширину или высоту раздела подробностей.

Чтобы переключиться в конструктор, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в меню пункт «Конструктор».

Если вам нужно изменить поля или интервал между наклейками, вы можете использовать диалоговое окно «Настройка страницы» в режиме конструктора.

    На вкладке «Настройка страницы» в группе «Разметка страницы» нажмите кнопку «Колонки».

Вы можете изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна «Параметры страницы»:

Параметры сетки

Количество столбцов

Это должно быть равно количеству наклеев на странице.

Интервал между строками

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить вертикальное пространство между строками подписей.

Интервал между столбцами

Введите новое значение, чтобы увеличить или уменьшить горизонтальный пробел между столбцами подписей.

Размер столбца

При настройке этого значения нужно помнить о параметрах полей и интервалах между столбцами.

Вы можете проверить и настроить поля, нажав кнопку «Параметры печати» в диалоговом окне «Параметры страницы».

При необходимости настраивать высоту каждой наклейки.

По размеру данных

Определяет ширину и высоту столбца, равные ширине и высоте раздела «Подробности» в конструкторе.

Макет столбца

Вниз, затем по всему

Если выбран этот вариант, данные метки будут напечатаны вниз в первом столбце, затем вниз во втором и так далее.

Поперек, затем ВНИЗ

Если выбран этот вариант, данные наклейки будут напечатаны в первой строке, во второй строке и так далее.

Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно «Настройка страницы» в режиме предварительного просмотра, щелкнув «Колонки» навкладке «Предварительный просмотр». Когда вы нажмете кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, изменения немедленно отразиться в окне предварительного просмотра.

Печать наклеев

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области навигации).
  2. На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Печать»и выберите «Печать». Откроется диалоговое окно Печать.
  3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Печать данных Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Если адреса хранятся в Access, но вы хотите экспортировать их в Word, чтобы можно было форматировать и печатать наклейки с помощью мастера слияния.

  1. В области навигации выберите таблицу или запрос с данными, которые нужно напечатать.
  2. На вкладке «Внешние данные» в группе «Экспорт» нажмите кнопку «Слияние Word».
  3. Если вы уже создали документ и хотите связать с данными существующий документ Microsoft Word, в диалоговом окне мастера слияния Microsoft Word нажмите кнопку «Связать данные с существующим документом Microsoft Word». В противном случае нажмите кнопку «Создать документ» и привяжете к ней данные.
  4. Нажмите кнопку ОК. Если вы выбрали «Связать данныес существующим документом Microsoft Word», откроется диалоговое окно «Выбор документа Microsoft Word». Выберите нужный документ и нажмите кнопку «Открыть». Документ откроется в Word. Если вы решили создать документ, Word откроется с пустым документом.
  5. В Word следуйте инструкциям на области задач «Слияние». На этапе 3 процесса слияния в Word(выборполучателей) будет уже выбран источник данных, выбранный в шаге 1 этой процедуры.

Примечание: Вы можете использовать Word для печати адресов независимо от того, где они хранятся. Из Word можно подключаться к спискам адресов, храняным в различных программах, таких как Excel, Outlook и Access. Если у вас еще нет списка адресов, вы можете создать его в Word и распечатать наклейки. Дополнительные сведения см. в справке Word.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *