Как отправить документы по почте
Перейти к содержимому

Как отправить документы по почте

  • автор:

Как отправить документы по почте

Почтовые услуги продолжают оставаться единственным вариантом доставки важных документов , например, имеющих статус удостоверяющих личность, налоговых, бухгалтерских, юридических, правовых, а также носящих характер социального, финансового, информационно-технического, организационно-технического, хозяйственного или документационного обеспечения. Зачастую таким образом дублируются ранее отправленные электронные документы и отправляются адресату в бумажном виде с мокрой печатью.

Тип отправления может быть любой – от простого письма до ценной бандероли или даже посылки. Выбирать вариант стоит, исходя из ценности вложенных документов и срочности доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте следующий:

  1. Выберите почтовую или курьерскую службу: ТОП-10 курьерских служб.
  2. Определитесь с типом отправления. Это может быть:
    • заказное письмо с уведомлением о вручении;
    • экспресс-письмо EMS;
    • ценное письмо с описью вложения;
    • ценная бандероль (с объявленной ценностью);
    • посылка;
    • воспользуйтесь выбором лучшей цены в калькуляторе доставки на нашем сайте-агрегаторе курьерских служб TOP Express.
  3. Купите бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с защитной пупырчатой пленкой внутри или другую упаковку, способную защитить содержимое от механических повреждений и внешнего воздействия на бумажные носители: виды конвертов.
  4. Оформите заявку на сайте, заполните сопровождающие бумаги, сделайте опись вложенных документов, укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
  5. Если вас устраивает сумма доставки и дополнительных услуг, произведите оплату.
  6. Вызовите курьера или лично отнесите письмо в ближайшее почтовое отделение.

Бросать пакет с документами в почтовый ящик не стоит, его нужно передать оператору, чтобы он убедился в том, что вы отправляете именно те вещи, которые указаны в описи, и получить квитанцию, где будет указан трек-номер для отслеживания.

Если вы вызвали курьера, то он обязан проверить содержимое конверта, затем при вас заклеить его и написать расписку о получении отправления.

При оценке вложения можно указать любую сумму. Но помните, что от нее зависит окончательная стоимость услуги. Как правило, к цене доставки добавляется процент об объявленной ценности.

Какой способ отправки документов самый быстрый

Быстрее всего доставляются регистрируемые экспресс-отправления, доставляемые через курьера. Работник курьерской службы EMS забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

  • На автомобиле, если нужно отправить письмо в пределах одного населенного пункта или региона.
  • Самолетом, если отправка осуществляется в другой регион. Курьер лично едет в аэропорт и отправляет пакет с документами ближайшим авиарейсом.

Экспресс-доставка – дорогая услуга, особенно если застраховать вложение, объявив его ценность во время оформления заказа. Максимальная сумма страховки составляет до 50 000 рублей. Но если с письмом что-то случится (хотя риски порчи или утери застрахованных отправлений ничтожны), то вы сможете получить компенсацию.

Для отслеживания отправления в режиме реального времени ему присваивается трек-номер. О вручении экспресс-письма адресату в руки на номер мобильного телефона отправителя приходит СМС-уведомление (услуга актуальна только для отправлений по России).

Какой способ отправки документов самый дешевый

Цена доставки пакета с документами формируется с учетом:

  • типа отправления;
  • размеров упаковки и веса вложения;
  • вида транспорта;
  • расстояния от места отправки до пункта назначения;
  • удаленности населенного пункта получателя.

Самый недорогой способ доставки – наземным транспортом.

Стоимость почтовых услуг Почты России составляет от 30 рублей за обычное и от 200 до 300 рублей – за заказное. Срок доставки зависит от дальности маршрута.

Минимальная цена экспресс-доставки (на следующий день) у большинства курьерских служб стартует от 600 рублей.

опись вложения документы

Риски и проблемы

Пересылать документы можно любой почтовой службой, включая Почту России, но при этом следует помнить, что есть и риски повреждения вложенных документов или даже утери отправления.

Главные минусы отправки простым письмом:

  • помятый пакет и его содержимое;
  • вскрытое или украденное письмо;
  • сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если нужно, чтобы письмо попало адресату в руки к определенному дню, то лучше не рисковать, обратиться в курьерскую службу и заказать экспресс-доставку у проверенных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

  • Обязательно сделать опись вложения. Это снизит вероятность кражи или, в крайнем случае, позволит доказать факт ее совершения.
  • Объявить ценность письма (услуга платная, но она дает гарантию сохранности вложенных документов).
  • Не отправлять простым письмом ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и т.д.). Лучше пересылать такие вещи бандеролью с объявленной ценностью или заказным письмом с уведомлением о вручении.

По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты. Единственное условие – вес пакета не должен превышать 100 грамм.

Запрещено пересылать по России агитирующие материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.

агрегатор ТОП Экспресс

На нашем сайте-агрегаторе TOP Express собраны проверенные службы, которые осуществляют экспресс-доставку в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором расчета стоимости доставки документов и выберите подходящий для себя по цене и срокам вариант в несколько кликов. Предложение актуально только для юридических лиц.

«Почта России» рассказала, как правильно отправлять документы в вузы

«Почта России» рассказала, как правильно отправлять документы в вузы

Во время приемной кампании «Почта России» уделяет максимальное внимание доставке отправлений в вузы. Письма абитуриентов обрабатываются в приоритетном порядке, а отделения связи, обслуживающие вузы, ежедневно доставляют поступившие письма по адресу. Об этом сообщает пресс-служба «Почты России».

В то же время в организации подчеркивают, что доставка почтовых отправлений в срок зависит не только от слаженной работы почты, но и от соблюдения отправителем простых, но важных правил.

Для того, чтобы документы пришли вовремя и были доставлены по правильному адресу, необходимо:

1. Направлять документы заранее, учитывая установленные вузом сроки подачи. Ознакомиться с контрольными сроками доставки письменной корреспонденции по России можно на сайте.

2. Перепроверить почтовый адрес приемной комиссии выбранного вуза.

3. Правильно заполнить адресные строки, указав верный индекс места назначения. Адрес получателя пишется на строках в правом нижнем углу конверта, адрес отправителя — в левом верхнем. Свой адрес лучше указывать полностью. Это поможет документам вернуться к вам, если неправильно указан адрес получателя.

4. Отправлять документы нужно заказным письмом или бандеролью с описью вложения и уведомлением. Заказному отправлению присваивается уникальный трек-номер. Он позволяет отследить на сайте pochta.ru или в мобильном приложении «Почты России» весь путь письма и проконтролировать его доставку получателю. Опись вложения является гарантией того, что вы предоставили в вуз все необходимые документы. Ее можно заполнить онлайн дома в спокойной обстановке при формировании пакета документов и распечатать на принтере. Уведомление, которое вернется к вам, когда письмо будет доставлено в вуз, является юридическим подтверждением получения документов.

Сохраняйте квитанцию, которую вам выдадут в почтовом отделении. Именно на ней указан трек-номер. Он понадобится для отслеживания, а также если возникнут вопросы по доставке отправления.

Также можно воспользоваться экспресс-отправлением EMS — это быстрый и удобный способ доставить письмо или посылку по России и за границу. Курьер заберет отправление в удобном для вас месте и доставит его адресату. Экспресс-отправление является регистрируемым, его доставку и вручение можно отследить с помощью трек-номера.

Как отправить документы по почте

Отправка документов по почте: алгоритм и важные особенности.

Когда вопрос заходит о пересылке документации, большинство людей и компаний пользуется электронной почтой. Но она не всегда может помочь, особенно в случае, когда необходимо предъявлять оригинал с мокрой печатью, или документ вообще нужно сдать. Тогда на выручку приходит почта, осуществляющая доставку писем на территории страны. А чтобы избежать потери и порчи, следует рассмотреть, как отправить важные документы по Почте России, не получив при этом проблем.

Алгоритм действий для отправки документов по России.

  • Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России .
  • Заполнить сопровождающие бумаги .
  • Приобрести конверт . Лучше выбрать пластиковый вариант, поскольку он более защищен от влаги и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку.
  • Выбрать вариант отправления . Если документы важные, лучше не выбирать обычные письма, поскольку их чаще воруют и сроки доставки чаще нарушаются. Лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но и отправителю приходит сообщение, когда адресат забрал письмо. Но действительно важные бумаги лучше пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения.
  • Сделать опись и оценку вложенного . Чтобы исключить вскрытие конверта и утерю отдельных бумаг, лучше делать опись содержимого. Опись — это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. При оценке письма допускается указывать любую сумму, но не забывайте, что от нее будет зависеть размер взимаемого %, который добавится к базовой стоимости. При этом оценка не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания, но и будет являться страховкой от потерь и вскрытия конверта. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи.
  • Указать на конверте реквизиты получателя, произвести оплату и получить квитанцию.

Особенности отправки документов Почтой России.

Пересылка важных бумаг в другой город с помощью государственного предприятия Почта России позволяет не пользоваться услугами посредников. У этой компании есть свои особенности:

  • Каждое отправление уходит официально , у клиента есть квитанция об отправке, и в случае потери сотрудники будут отвечать за некомпетентность.
  • Важные бланки можно застраховать , тогда почта выплатит компенсацию в размере оценки послания клиентом.
  • Адресат сможет получить отправление не только дома , но и на работе, либо в ином месте.
  • Конверты не могут вскрывать , а значит, что конфиденциальность переписки будет соблюдена.
  • На услуги Почты России действуют низкие тарифы, и за 200-300 руб. заказное письмо сможет дойти с одного конца страны в другой.

Возможные риски при отправке документов почтой.

  • При желании отправить документы по Почте России следует учитывать, что компания по доставке не исключает некоторых рисков :
  • конверт может помяться или пострадать из-за неаккуратных действий;
  • надеясь на ценное содержимое, конверт могут украсть или вскрыть;
  • сроки доставки даже экспресс-письма часто задерживаются, что может привести к сбоям в работе.
  • Пересылка документов по почте не запрещена законом, но все-таки особо важные документы рекомендуем НЕ отправлять по почте . Рекомендуется заказывать экспресс-отправку.

При отправке работнику документов по почте – ОБЯЗАТЕЛЬНО делайте опись вложения!

В случае невозможности личного вручения работнику какого-либо документа (например, уведомления о предстоящем увольнении, о необходимости явиться за трудовой книжкой и т.п.) работодатель вправе направить такое уведомление по почте.

При этом каких-либо требований к направлению уведомлений по почте закон не содержит, однако, как показывает практика, работодателю целесообразно делать это заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения . Без составления описи доказать факт направления работнику какого-либо документа может быть очень затруднительно.

Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».

Последнее изменение Вторник, 29 марта 2022

Другие материалы в этой категории: « Семинар «Инновационные материалы и технологии РУСПАНЕЛЬ» Российские предприниматели наращивают темпы экспорта. Лучшие из них получат Премию «Экспортер года» »

Полезно/ Как отправить документы Почтой России

Как отправить документы Почтой РоссииКак отправить документы Почтой России

Когда дело касается пересылки документов, то обычно все пользуются электронной пересылкой. Но ведь есть такие, которые должны быть в оригинале и с мокрой печатью, а также различные сертификаты, патенты и прочие документы высокой степени важности. Возникает вопрос, какой почтой отправить документы, чтобы все было в сохранности?

Также часто приходится задумываться над тем, можно ли отправлять документы почтой? Конечно, осуществить такую отправку можно. Теперь нужно определиться со службой доставки, которая будет осуществлять отправление, а также, в зависимости от важности сроков, видом доставки.

В основном все документы отправляются экспресс доставкой. Отправить документы можно как заказным письмом, так и ценным, если пользоваться услугами Почты России. Возможен также вариант оправлений 1 класса. Хорошо, когда эти письма регистрируются как с объявленной стоимостью, так как отправка действительно важная.

Если оригиналы документов не обязательны, то их можно отсканировать. Как сканировать и отправить документ по почте? Все элементарно, воспользовавшись сканером, сохраняем их на диск или распечатываем. И далее уже отправляем.

Как отправить по почте отсканированные документы, если они хранятся в электронном виде? Можно отправить их заказным, ценным письмом, а также бандеролью, предварительно записав информацию на диск или распечатав на бумаге. В основном данные типы документов отсылаются по электронной почте.

Как отправить документы на субсидию по почте

Сейчас в связи с повышением тарифов на жилищно-коммунальные услуги, многие люди оформляют субсидию. Это можно сделать отправкой обычного письма, так как доставка будет, непосредственно на адрес той организации, кому вы ее отправляете. В случае отправки заказного письма, крупные структуры не всегда по извещению приходят за ними. Заполните все необходимые данные и отправляйте обычным письмом.

Для того, чтобы определиться, как отправить документы Почтой России, наиболее выгодно и безопасно, нужно определить приоритетность их важности. Поэтому думая, как лучше отправить документы по почте, необходимо учесть, что на их доставку влияет вид отправки, которую вы выберете. Выбирая, например, экспресс доставку курьером, вы не только сэкономите время, но и будете уверенны в сохранности документов. В основном все документы отправляются через безопасные виды доставки. Какой же вид доставки, все-таки, выбрать? Так как различные квитанции, отчетности, бланки и документы требуются в гарантированной доставке, их все-таки лучше отправлять заказными письмами. Документы, которые имеют более ценное значение, желательно отправлять уже ценными письмами.

А вот, например, вопрос: как отправить по почте папку с документами, требует более тщательного рассмотрения. Здесь вам поможет заказная бандероль, в случае, если отправление превышает вес заказного письма. Цена доставки будет зависеть от того, какое отправление выбрали: обычное, экспресс или 1 класса. Для отправки документов предоставлен широкий выбор, при этом пользоваться можно не только услугами Почты России, но и другими службами доставки, в частности ускоренными.

9,0,0,0,0 —> p, blockquote

Мы рассмотрели, как отправить документы Почтой России быстро и недорого. Остается выбрать подходящий вариант.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *