Как вести кассу в экселе
Перейти к содержимому

Как вести кассу в экселе

  • автор:

Как вести финансовый учет в Excel и всегда быть в курсе реального состояния бизнеса: памятка для предпринимателей

Как вести финансовый учет в Excel и всегда быть в курсе реального состояния бизнеса: памятка для предпринимателей

Грамотная организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог успеха. Только контролируя показатели, вы сможете оценить, какую прибыль на самом деле приносит фирма и не маячит ли на горизонте кассовый разрыв. К сожалению, многие собственники упускают этот момент, из-за чего оказываются в неприятной ситуации. Их деньги, как мёд у Винни-Пуха: вроде и есть, но на самом деле нет.

Мы подготовили детальное руководство, в котором рассказали, какие финансовые отчеты обязательно нужно составлять и что из них можно узнать. Эту статью посвятили тому, как вести финансовый учет в Excel — простой и понятной всем программе.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета: какие отчеты помогут управлять бизнесом

Чтобы полноценно вести бизнес и избежать проблем, нужно регулярно составлять три основных отчета:

  • о движении денег;
  • о прибыли и убытках предприятия;
  • балансовый.

О том, какая информация содержится в каждом из них и зачем она вам, рассказали в отдельной статье. Прочтите ее прежде, чем переходить к следующему разделу.

Как вести финансовый учет в Excel: рекомендации и примеры

Если вы пока не хотите использовать специализированные сервисы для управленческого учета, начните с привычных таблиц. Этот способ не идеален, но подойдет для того, чтобы разобраться в теме.

Не рекомендуем смешивать показатели — лучше выделить для каждого отчета свою вкладку. Смотрите, как это может выглядеть.

Предположим, у вас кафе. В одну таблицу сводите доходы, полученные от реализации продукции и других видов деятельности:

Цифры рассчитываются с помощью формул, а статьи дохода можно выбрать из выпадающего списка, который формируется на базе справочников для каждой категории (кухня, бар и т. д.):

Таблица расходов заполняется с помощью тех же инструментов — формул и выпадающих списков:

ОПиУ формируется с использованием формул, автозаполнения и группировки данных:

Активы и пассивы вносятся в отдельную таблицу:

Для наглядности некоторые предприниматели строят на базе таблиц диаграммы:

Для других сфер всё это тоже актуально — подход один.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета с помощью специализированных сервисов

Если функционала таблицы Excel не хватает, пора автоматизировать управленческий учет. За использование ПО нужно платить, зато возможностей перед вами откроется несоизмеримо больше. Сервисы умеют объединять денежные потоки, помогают планировать бюджет и выводят данные в удобном для анализа формате.

Так показывает доходы и расходы сервис «Финолог»

Пользователи Seeneco могут посмотреть аналитические данные за любой период сразу в нескольких форматах

В интернете вы найдете множество рейтингов программ для автоматизации управленческого (финансового) учета. Чаще всего в лидерах оказываются «Финолог», «Финансист», Seeneco — выбор зависит от оборота и потребностей вашего бизнеса.

Организация и ведение финансового бухгалтерского учета — залог вашего спокойствия и уверенности в будущем бизнеса. Начните сегодня!

Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Российская Федерация, Республики Беларусь и Казахстан – давние партнеры и члены Евразийского Экономического союза (ЕАЭС) – бывший Таможенный союз. Между странами налажено свободное торговое пространство, упразднен надзор таможенниками, поэтому нет необходимости оформлять грузы в стандартном понимании. Есть льготы при параллельном импорте. Однако бухгалтерский и налоговый учет экспортных сделок осуществляется в обязательном порядке. Его можно отдать на аутсортинг.

Основные трудности в управлении предприятием на расстоянии и их решения: как избежать двойного налогообложения, выстроить удалённую коммуникацию с сотрудниками и контроль бизнес-процессов, оптимизировать бухгалтерию и делегировать операционку ответственному лицу.

Рассматриваем типичные ошибки начинающих предпринимателей и как их обойти: сравнение режимов налогообложения и легальная оптимизация налогов, учёт отраслевых налогов, работа на маркетплейсах и своевременная сдача отчётности.

  • Аутсорсинг бухгалтерии
  • Бухгалтерские консультации
  • Регистрация ООО
  • Регистрация ИП
  • Бухгалтерское сопровождение ООО
  • Бухгалтерское сопровождение ИП
  • Расчет заработной платы
  • Чат Бухгалтер
  • Мой Фингуру
  • Рекомендуй и зарабатывай

Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы

Почепский Олег

складской учет в excel приход расход остаток

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

складской учет в excel

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

учет приходов и расходов в экселе

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

  • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
  • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

  1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
  2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
  3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

фулфилмент, склад фулфилмента, склад для продавцов на маркетплейсах, склад FBS

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

  • Название места.
  • Кода точки.
  • Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

  • Название.
  • Сорт (или про другую подобную характеристику).
  • Единица измерения.
  • Размеры.
  • Комментарий.

учет склада в excel пример таблицы

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/»Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

  1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
  2. Определить структуру.
  3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
  4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
  5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
  6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
  7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
  8. Научите работников работать с ПО.
  9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

  • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
  • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
  • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

склад в excel

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

  • Наименование.
  • Его артикул.
  • Ед.изм.
  • Количество.
  • Стоимость.
  • Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

Складской учет в Excel: кому подходит, как использовать, плюсы и минусы

Желая автоматизировать небольшой бизнес, предприниматели часто начинают вести складской учет в Excel. Этот способ дешев и подходит для деятельности с небольшим оборотом. Однако возможности табличного редактора не безграничны, поэтому при росте объемов бизнеса трудно масштабируемый Excel может стать на пути дальнейшей автоматизации.

Кому подходит складской учет в Excel

Программа подойдет организациям и ИП, подходящим под следующие критерии:

  • небольшая номенклатура товара. Табличный редактор удобен, пока ассортимент не превышает десяток-полтора позиций. При увеличении каталога придется поискать что-то более серьезное;
  • количество продаж за рабочую смену также не превышает нескольких десятков;
  • у продавцов есть временные окна для того, чтобы внести изменения в таблицы. Поскольку программа не интегрируется с кассовым оборудованием, фиксировать каждую продажу придется вручную. Это же относится к поступлениям партий товара от поставщиков, проведения инвентаризаций, списанию продукции и всему остальному;
  • магазин или склад работают в местах, где отсутствует интернет-соединение. Современные товароучетные системы работают на облачных технологиях — все данные хранятся на серверах поставщика. Поэтому использовать их можно только при наличии сети. В иных случаях “Эксель-таблицы” могут стать незаменимыми.

Табличные редакторы не годятся для компаний с широким ассортиментом и приличным оборотом. Их не стоит использовать и предпринимателям с большим штатом сотрудников и при работе с несколькими складами и торговыми точками.

Пошаговая инструкция по внедрению складского учета в Excel

Автоматизировать работу склада с помощью Excel тоже нужно уметь, и простого знания программы для этого мало. Обычно для ведения товарооборота используются готовые шаблоны, бесплатно скачиваемые или покупаемые в интернете. Как настроить “Эксель” для складского учета, можно узнать в инструкциях к соответствующим программам. Но иногда на начальном этапе приходится привлекать сторонних специалистов.

Шаблонная программа Excel для ведения складского учета

Шаблонная программа Excel для ведения складского учета

При желании самостоятельно настроить ежемесячный учет товаров на складе в Excel нужно придерживаться следующего алгоритма:

  1. Перед тем, как вести складской учет в Excel, проведите внеплановую инвентаризацию складских и товарных остатков. Делать это нужно максимально внимательно. Ошибки, которые закрадутся в таблицу при пересчете, останутся там навсегда. Если спустя какое-то время сальдовые ведомости не сойдутся, понять, в какой момент закралась неточность, будет невозможно. Остатки требуется вводить в денежном выражении, указывая их количество.
  2. Определите общую структуру товароучета. Можно вести склад, магазин и продажи в одной единственной таблице. А можно создать отдельный адресный файл для каждого структурного подразделения. Все зависит от организации бизнеса. Если небольшой магазин и склад находятся в одном помещении, хватит общего файла. При более разветвленной структуре лучше сделать разные документы. Но в этом случае работа усложнится: нужно продумать технику сверки файлов друг с другом, чтобы ничего не потерялось
  3. Подберите шаблон таблицы, максимально удовлетворяющий запросам вашего бизнеса. В сети есть варианты для оптовой и розничной торговли, а также для предприятий общественного питания, небольших оффлайн и интернет-магазинов. При выборе учитывайте версию операционной системы, установленную на ПК. Предпочтение стоит отдавать шаблонам, предусматривающим возможность корректировки.
  4. Скачайте шаблон и установите его на ваш компьютер. Проверьте корректность работы приложения.
  5. Максимально детализировано проводите первоначальное заполнение номенклатурных справочников. По каждой позиции нужно вносить не только название товара, но и артикул, производителя, срок годности и прочие важные характеристики.
  6. При необходимости доработайте шаблон дополнительными полями. Это могут быть сроки годности, ФИО продавцов, наименования поставщиков и прочее. Дополнительная информация поможет детализировать учет.
  7. Проверьте работу программы на практике. Для этого можно сымитировать складские операции, меняя данные в таблице. Формулы, упакованные в приложение, должны корректно считать остатки товара и отображать информацию.
  8. Проведите обучение персонала приемам работы в Excel-таблицах. При необходимости разработайте и распечатайте подробную инструкцию для продавцов-кассиров, кладовщиков и прочих ответственных лиц.
  9. Для того, чтобы не делать таблицы слишком большими, лучше создать отдельные листы на каждый месяц.

На первоначальном этапе к ведению складского учета в Excel нужно отнестись со всей серьезностью, потому что впоследствии внести коррективы в базовые настройки будет трудно.

На создание полноценной складской базы в Excel-таблицах может уйти от нескольких часов до нескольких дней. Все зависит от количества продукции на складе, степени подробности информации и навыков работы с табличными редакторами. Здесь и скрывается один из главных минусов учета в “Экселе” — огромное количество ручного труда. Большинство товароучетных систем позволяет выгрузить готовую базу с других носителей. За считанные минуты.

Пример ведение учета в Excel-таблицах

Пример ведения учета в Excel-таблицах

Как работать в таблицах Excel — инструкции для персонала

Правила приемки товара

Принимать товар у поставщика нужно по стандартным правилам. Кладовщик должен изучить все сопроводительные документы, тщательно пересчитать позиции и сравнить данные. Поставщики часто ошибаются: привозят не те позиции, которые вы заказали, путают количество и другие параметры.

Именно поэтому нужно соблюдать хронологию операций. Не допускается вносить в таблицу изменения до тех пор, пока не проведена сверка. Иногда кладовщики добавляют позиции уже на этапе заказа — так делать нельзя. Главное правило: фиксация отгрузки не должна проводиться раньше фактического поступления товара на склад.

Кладовщику удобнее сначала переписать привезенные товары на бумажный носитель, а уже потом заносить данные в таблицу Excel. Это касается и продавцов-кассиров. Обычно они пишут продажи за день в блокнот или тетрадь, а в конце смены переносят информацию на компьютер. Можно сверить число продаж с аналитикой, которую ведет онлайн-касса — Z-отчетом о закрытии кассовой смены. Данные нужно перепроверять на каждом этапе, чтобы избежать ошибок.

Правила перемещения товара

Часто бывает, что некоторые позиции мигрируют между складами или внутри одного склада. Эти операции также отражаются в экселевской таблице. Или в таблицах: при наличии нескольких складов удобнее завести отдельный документ для каждого из них.

Дальше все просто: ответственный склада, с которого выбывает товар, делает в таблице пометку о расходе, а кладовщик другой точки принимает единицу на баланс. Если перемещение делается в пределах одного склада, все делает один человек.

Правила отпуска товара со склада

Если вы используете общую таблицу на все склады и магазины, фиксировать движения товаров нужно внутри файла. При работе с несколькими документами придется отразить выбытие позиций из одной таблицы и приход в другой. Все это придется делать в ручном режиме.

Учитывайте важный момент: у каждого кладовщика или продавца есть свой собственный документ. В этом ключе важно правильно организовать связь между ответственными лицами, чтобы ничего не потерялось по дороге.

Отображение текущих складских остатков в программе Excel

Отображение текущих складских остатков в программе Excel

Правила проведения инвентаризаций при использовании Excel-таблиц

Из-за низкой степени автоматизации подход будет весьма примитивным, но при этом простым. Все, что от вас требуется — пересчитать вручную весь товар на складе и в магазине, после чего сравнить их количество с данными в документе. Если возникла пересортица, исчезли какие-то позиции или вышли сроки годности, часть товара необходимо списать. После этого Excel-документ приводится в соответствие с фактическим наличием товара на складе. Это также придется сделать вручную.

Структура Excel-шаблона складского учета

Обычно программа складского учета в Excel бесплатна и выполнена по шаблонному образцу.

Его структура должна включать следующие разделы:

  1. Приход. Лист должен содержать перечень всей принятой продукции в разрезе номенклатуры, дат, цен и прочих характеристик закупочных операций.
  2. Расход. Лист включает параметры расходных операций по складу.
  3. Резервирование. Этот лист добавляется в складской учет в “Экселt” довольно редко для отображения предзаказов на определенные позиции товаров.
  4. Текущие остатки продукции на складе. Если помещений для хранения продукции несколько, то такой лист может быть не один.
  5. Справочники. В разделе указывается номенклатура продукции, поставщики, постоянные покупатели, единицы измерения и прочие часто используемые величины. Справочники могут быть созданы на одном листе или разделены на несколько.
  6. Оборотная ведомость. Это отчетный раздел, где можно посмотреть обороты по складу за определенный период или по конкретной номенклатуре.

В отличие от WMS-систем управления складом и программ складского учета, таблицы Excel имеют крайне низкую функциональность.

Они позволяют отследить лишь элементарный товарооборот без возможности интеграции данной информации в бухгалтерское ПО. Кроме того, Excel-шаблон складского учета практически не изменяем, поэтому добавить в него дополнительный функционал ряд ли получится.

Автоматизировать с помощью Excel можно лишь небольшой склад

Автоматизировать с помощью Excel можно лишь небольшой склад

Структура Excel-шаблона для учета продаж

Чтобы не перегружать таблицы избытком информации, рекомендуется разделять учет различных торговых операций и разносить его по разным файлам. Складской учет ведем в одном документе, продажи — в другом, сотрудников — в третьем. Для этого потребуется создавать новые документы на других шаблонах, которые надо разработать или скачать отдельно. Вот стандартная структура шаблона для фиксации продаж:

  1. Наименование товара согласно документам от поставщика.
  2. Единицы измерения: штуки, килограммы, литры, кубические метры и так далее.
  3. Артикул.
  4. Количество товара на складе или в магазине.
  5. Закупочная цена товара.
  6. Отпускная розничная цена.
  7. Срок годности.
  8. Итоговая сумма.
  9. Наименование производителя.
  10. Наименование поставщика.
  11. Другие данные, если это необходимо.

Где скачать шаблон Excel для складского учета

На официальном сайте корпорации Microsoft такой продукт отсутствует. Это не катастрофа: в интернете хватает доработанных версий от сторонних разработчиков. Вот на что нужно обратить внимание при скачивании:

  • наличие положительных отзывов от предпринимателей, уже воспользовавшихся приложением;
  • высокий рейтинг;
  • количество скачиваний;
  • отсутствие вирусов и вредоносного ПО;
  • шаблон должен удовлетворять вашим требованиям по организации складского учета и иметь необходимый функционал;
  • стоимость шаблона. Есть бесплатные, условно-бесплатные и полностью платные версии.

Возможности учета товара в Excel

Весь сложный функционал учета склада в бесплатной программе Excel основан на использовании макросов. В зависимости от профессионализма разработчика, файл табличного редактора может позволить пользователю выполнение различных действий.

Формирование прайса в программе Excel для ведения складского учета

Формирование прайса в программе Excel для ведения складского учета

Наиболее часто в шаблонах Excel для складского учета встречаются следующие из них:

  1. Ввод данных расходной или приходной накладной на соответствующих листах программы.
  2. Формирование шаблона счета или накладной для печати на основании введенных данных.
  3. Просмотр текущих остатков с выбором одного или нескольких фильтров.
  4. Формирование оборотной ведомости по складу за определенный период.
  5. Просмотр истории поступлений и отгрузок продукции.
  6. Ведение элементарной финансовой отчетности, расчет прибыли за период.
  7. Редактирование торговых наценок по каждой номенклатуре, автонаценка.
  8. Отображение скидок.
  9. Формирование прайса.
  10. Ведение клиентской базы.
  11. Настраиваемый поиск по базе.

Выше перечислен практически максимальный список возможностей программы Excel для склада. А вот функционал предлагаемого в интернете бесплатного шаблона, скорее всего, будет меньшим. Однако при покупке платного приложения возможна даже индивидуальная настройка Excel под деятельность предпринимателя.

Достоинства учета складских остатков в Excel

Несмотря на недостатки, программа получила широкое распространение среди определенных категорий предпринимателей благодаря своим преимуществам:

  1. Это относительно дешево. Использование профессиональных программ складского учета выходит, как правило, дороже.
  2. Не нужен интернет. В табличном редакторе Excel вполне можно работать в автономном режиме.
  3. Можно до бесконечности подгонять таблицы и шаблоны под себя и специфику бизнеса. Для этого нужно просто добавлять новые столбцы и строки в уже имеющуюся программу.
  4. Можно завести несколько таблиц. Например, складской учет, продажи, аналитика, сотрудники и так далее.
  5. Простота. Большинство сотрудников вообще не придется ничему учить — они уже умеют работать с экселевскими таблицами.
  6. Есть готовые шаблоны, которые легко найти в интернете и установить на компьютер. Тогда складской учет в Excel можно вести бесплатно.
  7. Кроме продукта компании “Майкрософт”, на рынке программного обеспечения есть другие программы, схожие с Excel по функционалу. Среди них много бесплатных, например, Libre Office Calc или Plan Market.

WMS-программы для склада интегрируют учет товаров в единую IT-систему предприятия

Недостатки ведения складского учета в Excel

Учет товара на складе в Excel ведут преимущественно мелкие предприниматели. Причиной этому является ряд недостатков, которые не позволяют использовать табличный редактор при большем размере бизнеса.

В отличие от надежных программ для учета товаров, файлы Excel имеют следующие минусы:

  1. Единичные ошибки при вводе накладной могут привести к сильному перекосу всей отчетности. Искать потом причину, перепроверяя вручную последние вводимые данные, приходится довольно долго.
  2. Невозможность одновременного использования складской базы несколькими пользователями.
  3. Отсутствие возможности вести складские остатки в Excel удаленно.
  4. Большое количество ручной работы в табличном редакторе при поступлении и отпуске товара.
  5. Невозможность интеграции с бухгалтерским ПО и онлайн-кассой.
  6. Отсутствие встроенных механизмов проверки правильности введенных данных.
  7. Возможность повреждения файла и утраты всех учетных данных. Хорошие программы складского учета способны резервировать базу в «облаке».
  8. Отсутствие возможности планирования поставок и контроля сроков годности товаров, что минимизирует экономическую пользу от автоматизации с помощью экселевского файла.
  9. Необходимость использования промежуточных носителей информации: блокнотов, журналов и так далее. У продавцов не всегда есть возможность внести изменения в таблицу сразу после продажи. Обычно сделки записываются на бумаге, а в конце смены переносятся в таблицу.
  10. Программа доступна в одном месте, на единственном компьютере. Можно, конечно, отправлять данные другим пользователям, но это будет сопряжено с определенными неудобствами. Во-первых, для этого необходимо соединения с интернетом. Во-вторых, на различных версиях Windows данные могут отображаться некорректно.
  11. В отличие от профессиональных систем товароучета, табличный редактор Excel не умеет формировать отчетные и бухгалтерские документы, а также бумаги для поставщиков. Это тоже придется делать отдельно и вручную.
  12. “Эксель” — не бесплатная программа. Если на ваших персональных компьютерах уже установлен пакет Microsoft Office, то “Эксель” уже упакован внутри. В других случаях придется покупать программу отдельно. Крайне не советуем пользоваться пиратским софтом: штрафы за такие фокусы для ИП и организаций огромны.
  13. По сравнению со специализированными товароучетными программами, функционал “Эксель” сильно ограничен. Например, нельзя добавлять фотографии товара, делать объемное описание и так далее.
  14. Одномоментно работать в программе может только один человек.
  15. Если не сохранить данные и закрыть программу, информация будет утеряна навсегда.
  16. Вы видите только текущую картину по складским остаткам. Посмотреть, что было пару месяцев назад, практически нереально. Для этого нужно сохранять дополнительные файлы, что усложняет работу и ведет к путанице.
  17. Невозможность интеграции с торговым оборудованием: электронными весами, сканером штрих-кода и другим.
  18. Трудности при проведении инвентаризаций. Если использовать программы складского учета, все происходит автоматически. Сотрудник сканирует штрих-код товара, после чего данные передаются в систему. При работе с “Эксель” придется вручную составить список остатков, после чего сравнить данные с таблицей.
  19. Отсутствие какой-либо технической поддержки. Если программа дала сбой или стала некорректно работать, разбираться придется самостоятельно. Это же касается и расширения функционала. При отсутствии навыков для доработки приложения придется обращаться к специалисту.

Учитывая перечисленные недостатки, складской учет в Excel можно рекомендовать предпринимателям только как вспомогательный инструмент для элементарной организации товарооборота. Добиться полноценной автоматизации торговли этот метод не позволяет.

При желании добиться качественной организации склада выход один – купить хорошую программу складского учета. Она позволит не только автоматизировать торговлю, но также облегчит ведение бизнеса и обеспечит сокращение текущих издержек.

Опубликовано: 06.07.2020

Читайте также

О компании

  • Контакты
  • Конфиденциальность данных
  • Лицензионный договор

Клиентский отдел:

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Excel. Урок 62. Простая таблица для учёта кассы предприятия

Иконка канала Сделано!

В этом уроке по excel мы создадим простую таблицу для учёта кассы предприятия. Таблица позволяет учитывать приход и расход денежных средств по статьям, а так же формировать отчет по кассе за произвольный промежуток времени, как в разрезе статей затрат, так и в разрезе контрагентов или физических лиц (сотрудников) #касса #Учет #деньги #УчетДенег #КассаПредприятия #УчетКассыЭксель Спасибо за просмотр! Подписывайтесь на мой канал, ставьте лайки и оставляйте комментарии. На сайте e-sdelano.ru выкладываются описания к урокам, исходные файлы, таблицы и образцы. Посетите сайт e-sdelano.ru

Показать больше

Войдите , чтобы оставлять комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *