Как заархивировать файлы для отправки по почте
Перейти к содержимому

Как заархивировать файлы для отправки по почте

  • автор:

Как архивировать сообщение электронной почты?

Существует несколько способов архивации сообщений электронной почты.

Вы можете архивировать сообщение, нажав кнопку

  • В представлении папки «Входящие» используйте длительное нажатие для выбора сообщения и коснитесь значка Архивировать. Коснитесь этого значка, чтобы архивировать сообщение.
  • Вы также можете настроить команду «Архивировать» в качестве параметра прокрутки (Параметры >Параметры прокрутки), а затем провести пальцем по сообщению, которое нужно архивировать.
  • Чтобы архивировать открытое сообщение, коснитесь значка Архивировать в правом верхнем углу экрана.

Архивированное сообщение перемещается в папку Архив для учетных записей Exchange, Microsoft 365, iCloud, Outlook.com и Yahoo, а также в папку Вся почта для учетных записей Gmail или Google Apps.

Уроки на компьютере.

Разные уроки и рекомендации, по компьютерам, программам и операционным системам.

пятница, 13 сентября 2013 г.

Как запаковать файл в архив и отправить по электронной почте!?

Не редко меня спрашивают: — «Как отправить файл по электронной почте?» или наоборот, я прошу кого-нибудь прислать мне тот или иной файл, а человек, которого я прошу, понятия не имеет, как это сделать.
Поэтому, я решил написать данное руководство.
Для начала, давайте подготовим файл, который мы будем пересылать по почте.
Для этого, файл можно переслать в распакованном виде, т.е. как есть, просто прикрепить файл к письму, как вложение, или запакованный в архив.
Если наш файл небольшого размера, то его можно отправлять без «Архивирования», т.е. без сжатия.

Если же файл большого размера, то его лучше запаковать в «Архив», благодаря этому, файл может стать гораздо меньшего размера, что в разы ускорит пересылку.
Так-же, нужно сказать, что на сегодняшний день, некоторые почтовые службы, не разрешают пересылать исполняемые файлы и многие файлы библиотек программ. В случае с Windows, исполняемый файл это .EXE — т.е. файл-программа, и .DLL — файл-библиотек (библиотеками могут быть не только dll файлы, но все их я перечислять не буду). Такой подход почтовых служб понятен, это связано с тем, что передавая такие файлы, последние элементарно могут оказаться вирусами, троянами и различной подобной гадостью. Поэтому, почтовые сервера, дабы избежать проблем, во время передачи письма, просто отсекают вложенные файлы, которые они считают подозрительными. Также это относится и к файлам скриптов и файлам содержащим наборы команд, типа .BAT и .CMD.
Поэтому, такие файлы, следует упаковать в архив, и не просто упаковать, а упаковать и закрыть паролем!
И еще, пару слов про упаковку-архивацию файлов. Файлы картинок, типа .JPG, .PNG, почти не сжимаются при архивации, их можно упаковывать в архив, только в том случае, если Вы хотите передать в письме много файлов, а добавлять всех их по очереди очень «мутарно». Текстовые файлы, напротив, сжимаются при упаковке в архив очень сильно, бывает что после сжатия, архив имеет примерно 30% от изначального размера файла. В этом случае, лучше конечно упаковывать файлы, т.к. значительно уменьшится размер.
Значит, мы выяснили, что упаковывать файлы в архив, т.е. архивировать, следует:
— Если мы хотим передать много файлов, после упаковки, нам надо будет добавить всего лишь один файл, а не 20 или 30 например.
— Если мы хотим передать текстовые файлы, т.к. при упаковке значительно уменьшается размер, ну и естественно, если этих файлов у нас много, то гораздо легче добавить в письмо один файл.
— Если мы хотим передать файл программы, и т.п. — файл(ы) нужно архивировать, чтобы почтовый сервер не отсек их.
Также, мы знаем, что картинки типа .JPG, .PNG, следует архивировать, только в том случае, если мы хотим передать несколько файлов, т.к. эти файлы почти не теряют в размере при упаковке.
Теперь давайте обо всем по-порядку.
Как запаковать в архив файлы:

Для примера я приготовил несколько текстовых файлов, которые имеют общий размер 3,73 мегабайта.
Чтобы упаковать файлы в архив, у нас должен быть установлен архиватор. На сегодня самый распространенный архиватор это WinRar (официальный сайт программы: http://www.rarlab.com/) один минус этой программы, она платная.
И программа 7-zip (официальный сайт программы: http://www.7-zip.org/) этот архиватор бесплатный, но менее распространенный.
Также, на сегодняшний день, почти все операционные системы поддерживают файлы архивов .ZIP — это значит, если Вы пришлете человеку архив ZIP, то он элементарно сможет его открыть.
Теперь давайте добавим файлы в архив. Для этого выделяем нужную группу файлов:

Щелкаем по ним второй (правой) кнопкой мыши и выбираем пункт «Добавить в архив» (в случае, если у Вас установлен какой-нибудь другой архиватор, название пункта меню может отличаться).

У нас откроется окно Добавления файлов в архив:

В котором нам нужно настроить некоторые параметры:
1 — Задать имя файла (для передачи файлов через интернет, имена лучше задавать латинскими буквами, чтобы не возникло проблем с кодировками и т.п.)
2 — Выбрать тип архива (мы об этом уже говорили)
3 — Задать степень сжатия (чем сильнее сжатие, тем меньше будет наш файл архива)
4 — Нажать кнопку ОК для создания архива.
Вот диалог программы-архиватора 7-zip:

Как видно на рисунке, почти все одинаково, ну да, называется немножко по разному, но в принципе, разобраться то элементарно.
После упаковки, у нас появился файл архива, который по размеру всего лишь 31,6 килобайта, из бывших 3,73 мегабайта!

Теперь, как задать архиву пароль:
WinRar — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, переходим на вкладку «Дополнительно» и нажать кнопку «Установить пароль».

У нас откроется диалог задания пароля:

В котором следует заполнить оба поля, т.е. поле для пароля и поле для подтверждения пароля и нажать кнопку ОК.
7-zip— Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, заполняем два поля, естественно пароль и подтверждение пароля:

После чего, проводим все сопутствующие настройки, как описывалось выше.
Ну собственно все, с упаковкой разобрались, давайте теперь переходить непосредственно к отправке файла по почте.
Добавление файла к письму.
Сейчас, нам нужно разобраться с некоторыми вещами. Каким способом, мы пользуемся почтой — через какую-нибудь почтовую программу или через веб-интерфейс, т.е. заходя через браузер, на сайт почтового сервера, там вводите свои данные и т.д. (браузер, это программа, которой Вы просматриваете интернет сайты)
Если Вы пользуетесь Веб-Интерфейсом, то зайдите в свою почтовую учетную запись.
Создайте новое письмо. (я для примера буду показывать, как это делается на серверах google, mail.ru и yandex)
И после того, как Вы напишите текст письма, если конечно он нужен, нажмите:

Ссылку «Прикрепить файл» — в google

Кнопку «Прикрепить файл» — в mail.ru

Кнопку «Прикрепить файл» — в yandex

После чего, у Вас откроется диалог выбора файлов:

В котором нужно: — указать путь к файлу, т.е. перейти к папке в которой у Вас хранятся файлы для пересылки, или в которой Вы создавали архив. Выбрать нужный файл и нажать на кнопку Открыть.
После чего, файл будет загружен на почтовый сервер и добавлен к письму:

Если Вам потребуется добавить еще какие-нибудь файлы, то повторно нажимаем на кнопку или ссылку «Прикрепить файл», ну и собственно проделываем все, что было описано выше.

Собственно вот и все, после создания письма и добавления вложенного файла, нажимаем на кнопку отправить и отправляем письмо.
Теперь давайте рассмотрим, как все это проделать через почтовые программы. Для примера я буду говорить о двух, самых распространенных почтовых программах, это The Bat! и Microsoft Outlook.
Сначала про Microsoft Outlook.
Как и в случае с Веб-Интерфейсом, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма.

Для добавления файла нажимаем кнопку Вложить файл

(в старых версиях эта кнопка находится в другом месте)


После чего у нас появится файл вложения:

Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется.
Теперь про «The Bat!»
Как и во всех предыдущих случаях, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма.
Для добавления файла нажимаем кнопку Прикрепить файл

После чего у нас появится файл вложения:

Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется.
Все, для отправки письма, нажимаем кнопку отправить.
Пользуясь этим руководством, Вы сможете пересылать файлы, через большинство Почтовых Серверов, используя их Веб-Интерфейс и Большинство Почтовых Программ. Т.к. почти что везде, эти функции очень похожи, почти всегда, одинаково называются и расположены в ожидаемых местах.
P.S.

Во-многие почтовые программы, в момент создания письма, добавлять вложения можно просто перетаскиванием мышкой файлов в окно редактирования нового письма (как из папки в папку).

Как заархивировать папку с файлами и отправить по почте

Умение создавать из папки архив является весьма полезным навыком для пользователя любого уровня. К его неоспоримым плюсам стоит отнести уменьшение необходимого для хранения объёма памяти, восприятие архива единым файлом и возможность обезопасить содержимое паролем. Это помогает наладить организацию, облегчить хранение и передачу файлов на другие устройства. Существует множество способов как заархивировать папку и среди самых популярных:

  • Штатный архиватор ОС;
  • Сторонний софт (WinRAR, WinZip, 7-Zip и пр.);
  • Специализированные онлайн платформы для создания архивов.

Любой из названных выше методов имеет свои плюсы и минусы. Но в целом каждый из них позволяет без труда создать архив для дальнейшей отправки по электронной почте.

Как заархивировать папку в Windows

Операционная система Windows уже много версий назад обзавелась встроенным архиватором. Он удобен тем, что создание архива из папки не требует установки дополнительного софта или подключения к сети Интернет. Однако этот способ не лишен и минусов. При использовании штатного архиватора у пользователя отсутствует возможность:

  • Задать параметры архивации;
  • Выбрать формат архива (только «.zip»);
  • Установить пароль доступа.

Если же вас это устраивает, то для осуществления данной операции необходимо:

  1. Кликнуть правой кнопкой мышки по целевой папке;
  2. Направить курсор на раздел «Отправить»;
  3. В выпавшем меню выбрать «СжатаяZip-папка».

Запуск штатного архиватора Windows

Архивация папки с файлами штатными возможностями Windows

После завершения процесса сжатия архив появится в той же директории, где расположена папка, из которой был создан архив. Открыт он может быть, как архиватором, так и в окне проводника.

Создаем архив при помощи стороннего софта

На просторах всемирной сети можно найти множество программ данной категории. Всевозможные 7-Zip, ACB, ACE, ARJ, JAR, WaveZip, WavPack, WinRAR, WinZip, PowerArchiver, ZipMagic и прочие, имея некоторые различия, выполняют одну основную задачу – создают архивы. Далее мы разберём принцип их работы на примере самых популярных.

WinRAR — самый популярный архиватор

Эта программа является самой популярной. Её интуитивно понятный интерфейс позволяет разобраться в тонкостях создания архива пользователю любого уровня подготовки. И так, если вы уже установили программу себе на компьютер, то вам необходимо:

  1. Запустить программу;
  2. Используя его как обычный проводник найти необходимую папку;
  3. Выделить её;
  4. В левом верхнем углу нажать кнопку «Add» или «Добавить»;
  5. Установить параметры архивирования в появившемся меню (имя, формат, степень сжатия, разделение по томам, пароль и пр.);
  6. Нажать «OK».

Создание архива WinRAR

Интерфейс WinRAR

Также, помимо описанного выше способа, можно воспользоваться другим методом:

Как заархивировать папку с файлами при помощи WinRAR

  1. Кликните правой кнопкой мыши по необходимой папке;
  2. Выберите во всплывшем окне «Addtoarchive…» или «Добавить в архив…»;
  3. В открывшемся меню параметров проделайте манипуляции из предыдущего метода.

Выбравшие во втором пункте «Добавить в архив «название.rar»» или «Add to «name.rar»» получат одноимённый архив в формате «.rar» в этой же папке.

Если же вас интересует как заархивировать папку с паролем, то для этого всего лишь необходимо в меню параметров сжатия нажать кнопку «Установить пароль…» или «Set password…» и задать желаемую комбинацию.

WinRAR является условно бесплатным софтом. Пользоваться бесплатно им можно будет сколько угодно времени. Единственное отличие от платной версии — при запуске программы вы будете видеть уведомление, что используете бесплатную версию.

Архиватор — 7-Zip

Это ещё один популярный архиватор, довольно часто встречающийся на компьютерах пользователей. Многие отдают ему предпочтение по причине того, что он абсолютно бесплатный. По принципу своей работы и методам создания архива он практически не отличается от WinRAR. Процесс также может быть реализован двумя способами:

  1. Через интерфейс программы (процесс запускается командой из меню программы);
  2. Через контекстное меню (команда на архивацию даётся из выпадающего после нажатия на папку правой кнопкой мышки меню).

Архивация в 7-Zip

Интерфейс архиватора 7-Zip

Как и в случае использования WinRAR, у пользователя имеется возможность задать имя, формат, степень сжатия, пароль и пр.

WinZip — альтернативный архиватор для Windows

Отличительной особенностью данного архиватора является обширный набор доступных функций. Помимо этого, от предыдущих двух он отличается внешним видом. А значит алгоритм в ответе на вопрос как заархивировать папку с файлами будет несколько иным. Чтобы создать архив из самой программы, необходимо:

  1. Запустить WinZip;
  2. В левом верхнем углу выбрать раздел меню «Файл»;
  3. Далее кликаем на функцию «Создать файлZip»;
  4. Теперь из левого окна программы (выступает в роли проводника) необходимо перетащит целевую папку в правое окно;
  5. Снова нажимаем «Файл»;
  6. Выбираем функцию «Сохранить».

интерфейс WinZip

Вот так выглядит программа WinZip

Помимо этого, процесс архивации может быть запущен из контекстного меню. Для этого правой кнопкой мышки кликаем на необходимую папку, выбираем «Добавить к архиву…» и в уже знакомом окне выполняем описанные выше шаги.

Как заархивировать папку с файлами онлайн

Иногда пользователь по тем или иным причинам не может воспользоваться одним из вышеописанных методов. Но ему необходимо переслать по почте именно архив. В таком случае «держим курс» на специализированные онлайн платформы для создания архивов. Их достаточно много и вот первая тройка выдачи Google:

  • https://archive.online-convert.com/ru/convert-to-zip
  • https://www.ezyzip.com/ru.html
  • https://online-converting.ru/archives/

Принципы их работы весьма схожи и не имеют ощутимых отличий. Рассмотрим, как создать архив на примере первого сайта.

  1. В адресной строке браузера вводим название сайта;
  2. Оказавшись на странице находим поле с надписью «Перетащите файлы сюда» (можно воспользоваться кнопкой «Выберите файлы»);
  3. Перетяните необходимую папку курсором в указанное поле.
  4. Нажмите кнопку «>Начать конвертирование».

Архивирование онлайн

Пример архивирования папки в онлайн сервисе

По окончанию процесса архив автоматически будет загружен в папку «Загрузки».

Отправляем по почте заархивированную папку или файл

Имея полное понимание того, как заархивировать папку для отправки по почте, можно переходить к процессу самой пересылки архива. Для этого подойдёт любой почтовый ящик, будь то Yandex Почта, GMail, Mail.ru и пр. Рассмотрим процесс отправки на примере первого сайта.

  1. Зайдите на сайт;
  2. Введите логин и пароль вашего почтового ящика;
  3. Нажмите на кнопку «Написать»;Яндекс почта интерфейс
  4. В появившемся окне укажите адрес получателя;
  5. Перетащите в него созданный архив;
  6. Нажмите кнопку «Отправить».Отправка файла

На всех остальных площадках алгоритм отправки будет либо идентичным, либо отличия будут несущественными. Кроме перетаскивания архива, вы можете найти в интерфейсе кнопку «Прикрепить файл» или «Добавить вложение». После нажатия на кнопку, просто найдите файл на компьютере через открывшийся проводник, выделите его и нажмите кнопку «Выбрать».

В заключение

В данной статье собраны самые простые и распространённые методы создания архива из папки и его дальнейшей отправке по почте. Эта процедура не составляет труда, а представленные варианты одинаково доступны пользователю любого уровня. Поэтому каждому остаётся выбрать для себя наиболее комфортный и отвечающий требованиям способ создания архива.

Поделиться
Автор статьи: Виталий Разанов

Друзья, если вы заметили на сайте какой-нибудь баг, то напишите об этом в комментариях или отправьте сообщение на почту через контакты, и мы его исправим.

А также мы будем рады услышать ваши пожелания, если вам по какой-то причине неудобно пользоваться сайтом.

Не будьте равнодушными к проекту. Спасибо! 🙂

Понравилась статья?

Нам очень приятно! Не могли бы вы поделиться этой статьей с друзьями? А также мы будем рады, если вы оставите комментарий.

Обещаем исправиться! Если вам есть, чем дополнить статью, напишите об этом в комментариях. А также будем благодарны за конструктивную критику. Спасибо!

Как заархивировать папку для отправки по почте?

Как заархивировать папку для отправки по почте?

При работе на ПК иногда возникает необходимость сжать файлы или папки в отдельный архив. Для этих целей существуют специальные программы — архиваторы. Для чего нужно архивировать файлы и как заархивировать папку с помощью WinRAR — узнайте из этой статьи.

Для чего архивировать файлы?

В первую очередь, архивы позволяют значительно сэкономить место на диске, так как архивация файлов приводит к сжатию данных. Кроме того, если вам нужно переслать по почте много файлов, намного удобнее сделать из них единый архив. Дело в том, что нельзя прикрепить целую папку, а только отдельные файлы. Представьте, сколько времени потребуется, если вам нужно прикрепить к письму не несколько, а сотни файлов? Поэтому важно знать, как архивировать файлы для отправки по почте.

Есть специальные программы, с помощью которых вы решите вопрос, как заархивировать файлы в zip, тем самым сэкономите пространство на компьютере и удобно отправите по почте большое количество файлов одним архивом.

Что потребуется для работы?

Программа WinRAR (ее можно загрузить на официальном сайте).

Файлы или папки для архивации.

Создание архива

Запустите WinRAR и откройте папку, которая содержит файлы для архивации. Найдите и выделите среди них нужные вам файлы.

Если требуется выделить несколько файлов, воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + клик левой кнопкой мыши. Чтобы выделить все содержание папки, нажмите Ctrl+A.

После того, как все файлы выделены, кликните на кнопку «Добавить».

Затем мы увидим окно с настройками для создания архива.

Во вкладке «Общие» выберите формат архива zip. Здесь вы можете переименовать архив. В каждой из вкладок имеются дополнительные настройки, которые можно отрегулировать.

После чего откройте вкладку «Файлы». Если есть надобность, можно добавить к архиву еще файлы или исключить имеющиеся. Когда все будет готово, нажмите «ОК». Готовый архив сохранится в той же папке, где располагались файлы для него.

В остальных вкладках содержатся стандартные настройки, которые лучше не трогать. Вносить изменения можете во вкладках «Файлы» и «Общие», когда встал вопрос, как архивировать файлы.

Внимание! Если вам нужно установить пароль на архив, вы можете это сделать во вкладке «Общие» (эта функция может находится и в разделе «Дополнительно»). Здесь же можно настроить удаление всех архивных копий.

Теперь вы знаете, как заархивировать файлы для отправки по почте, и для чего это делается.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *