Как в аутлуке отправить письмо нескольким адресатам
Перейти к содержимому

Как в аутлуке отправить письмо нескольким адресатам

  • автор:

Массовая рассылка в Outlook

В Unisender есть все для рассылок: можно создавать и отправлять клиентам письма и SMS, настроить чат-бота и делать рассылки в Telegram и даже собрать простой лендинг для пополнения базы контактов.

Outlook — сервис электронной коммуникации и планирования задач. Программу можно установить на компьютер или работать в онлайн-версии.

Для чего нужен Outlook:

  • Отправка электронных писем.
  • Сортировка почты по папкам.
  • Назначение встреч и совещаний.
  • Планирование через синхронизированный календарь.
  • Работа с несколькими почтовыми ящиками.

В онлайне более современный интерфейс и дополнительные возможности интеграции, например со Skype. Десктоп — привычная и простая программа с базовым функционалом. Еще недавно в ней работало большинство сотрудников российских офисов.

Программа отлично подходит для рабочей коммуникации. Она без ошибок распознает стандартные текстовые сообщения. А вот с отображением сложных современных писем у пользователей Outlook могут возникнуть сложности.

Например, некоторые версии Outlook скрывают фоновые изображения, блокируют картинки и красивые кнопки.

сложности с отображением картинок в Outlook

Базовые функции в онлайн-версии можно расширить с помощью дополнительного платного софта. Например, Microsoft MyAnalytics отслеживает эффективность работы с почтой и помогает правильно планировать день с учетом загруженности.

Некоторые предприниматели используют Outlook для массовых рассылок. Рассказываем, как это сделать и какие трудности могут возникнуть в процессе.

Как отправить массовую рассылку через Outlook

В онлайн-версии Outlook зайдите в раздел «Контакты». Добавьте нужных для рассылки пользователей вручную или импортируйте адреса с помощью загрузки CSV-файла.

импорт контактов через CSV-файл в Outlook

Предварительно не забудьте получить согласие пользователей на отправку им рекламных писем от вашей компании. По закону нельзя делать рассылки без согласия адресатов.

В дополнительном меню выберите команду «Создать список контактов».

создание списка контактов в Outlook

Придумайте имя для списка контактов, добавьте в него пользователей, которые уже есть в адресной книге.

работа с контактами в Outlook

Вернитесь на главную страницу. Нажмите команду «Создать сообщение». Введите текст, добавьте картинку или GIF. В строке «Кому» выберите нужный список. Нажмите «Отправить».

создание сообщения в Outlook

В десктопной версии действует этот же алгоритм. Основное отличие — в программе нет функции импорта через CSV файл, поэтому придется добавлять контакты вручную.

Представьте, вам нужно внести в программу 200 контактов. У каждого из них будет email, имя и, например, день рождения. Итого: 600 строк вручную. Как думаете, сколько времени вы на это потратите?

Минусы использования Outlook для массовых рассылок

  1. Низкая доставляемость. Чем больше ваш список рассылки, тем выше вероятность попадания писем в спам. Риск возрастает уже при отправке рассылки 50+ контактам одновременно.
  2. Вред для домена вашего ящика. Если большая часть рассылок уходит в спам, почтовый сервис может заблокировать ваш электронный адрес.
  3. Нарушение требований почтовых сервисов. При массовой рекламной рассылке вы обязаны вставить в письмо ссылку для быстрой отписки. Outlook не делает этого автоматически.
  4. Ограничение по количеству email. Вы можете отправить не более 5000 писем в день.
  5. Низкая скорость доставки. Письма, отправленные через Outlook по массовому списку, не всегда приходят мгновенно.
  6. Нет статистики. У вас не получится посмотреть, какое количество получателей открыли письмо или перешли по ссылкам.
  7. Отсутствие персонализации. Вы не сможете отправить персональные письма, где обращаетесь к пользователям по имени.
  8. Некрасивые письма. Невозможно быстро забрендировать письмо, добавить кнопки и красивые иконки соцсетей.
  9. Отсутствие адаптивной верстки. Нельзя создать письмо, которое будет хорошо отображаться и на десктопе, и на смартфонах.

И всё это потому, что Outlook не предназначен для массовых рассылок. Он хорош для планирования и ежедневной коммуникации с коллегами и партнерами.

Как делать массовые рассылки легко и быстро

Для массовых рассылок лучше использовать специальные сервисы. Они просты, удобны и безопасны для репутации отправителя.

Например, в Unisender можно создать массовую рассылку в три шага.

Шаг 1. Импорт контактов

Загрузите контакты в сервис из любого файла в формате csv, txt, xls, xlsx. То есть из текстового документа или таблицы Excel.

импорт контактов в Unisender

Шаг 2. Создание рассылки

Соберите письмо в конструкторе на базе готовых шаблонов. Вы справитесь с версткой, даже если никогда этого не делали. А ваши подписчики получат красивую современную рассылку.

Шаг 3. Отправка и аналитика

Придумайте тему письма и выберите список контактов. Отправьте рассылку в один клик.

Через некоторое время после отправки можно смотреть отчет по рассылке. Вы увидите, сколько получателей открыли письмо и перешли по ссылкам.

отчет по рассылке в Unisender

А еще Unisender доставляет во входящие 997 сообщений из 1000 независимо от количества писем, которые вы отправляете одновременно.

Попробуйте конструктор писем Unisender без регистрации или создайте личный кабинет с бесплатным тарифом на 1500 писем и протестируйте все возможности сервиса.

Создание писем в Outlook

Создание писем в Outlook

Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание письма.

В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Сообщение, Вставка, Параметры, Формат текста, Рецензирование.

outlook2016_sozdanie-novogo-pisma-2_sreda31

Получатели письма

В поле Кому указывается адрес получателя письма.

В поле Копия указываются дополнительные получатели, если необходимо.

В полях Кому и Копия можно указать сразу нескольких получателей. Для этого их адреса необходимо разделить точкой с запятой. Обратите внимание, что в этом случае все получатели будут видеть адреса друг друга.

outlook2016_kopiya_sreda31

Скрытая копия

Если вы хотите, чтобы при отправке писем нескольким адресатам получатели не видели адреса друг друга, воспользуйтесь скрытой копией. Для этого при создании письма кликните по одной из кнопок: Кому или Копия, для того, чтобы открыть адресную книгу.

В открывшемся окне помимо полей Кому и Копия вы увидите также поле СК (Скрытая копия).

outlook2016_skritaya-kopiya_sreda31

Адреса, указанные в этом поле, не будут видны получателям писем.

Обратите внимание, что адреса, указанные в полях Кому и Копия, будут видны всем получателям письма.

В этом видео-уроке мы рассказали о том, чем отличаются поля Кому и Копия, а также как добавлять скрытую копию к письмам в Outlook:

outlook2016_formatirovanie-teksta-pisma_sreda31

Инструменты форматирования находятся на вкладке Формат текста.

Упоминания

Если при написании текста письма вы поставите символ @ и начнете печатать имя, то Outlook предложит вам выбрать одно из имен из вашей адресной книги.

Упоминания в Outlook

Выбранный контакт будет упомянут в теле письма, а его электронная почта подставлена в поле Кому.

Значки

Добавление значков происходит с помощью вкладки Вставка:

При нажатии на кнопку Значки откроется окошко выбора значков, которое содержит множество пиктограмм, разделенных на различные группы:

Значки

Трехмерные модели

В офисном пакете Microsoft доступны для использования 3D-модели.

Они позволяют добавить в документ не просто картинку, а целый трехмерный объект и рассмотреть его со всех сторон.

Для добавления 3D-модели необходимо перейти на вкладку Вид – Трехмерные модели – Из интернета. На следующем шаге вам будет предложено выбрать одну из существующих трехмерных моделей, разбитых на категории, или осуществить поиск в интернете.

После добавления Трехмерной модели на картинке появится значок, потянув за который в разные стороны вы сможете вращать выбранную модель.

Вложенные файлы

Для того, чтобы прикрепить к отправляемому письму файл, необходимо при создании письма нажать кнопку Вложить файл

В открывшемся окне вы сможете выбрать один из последних использованных файлов или осуществить поиск необходимого файла на компьютере.

Отправка письма

Отправка осуществится после нажатия кнопки Отправить, расположенной левее поля Кому.

Черновики писем

При создании письма или ответе каждое созданное письмо сохраняется в папке Черновики и хранится там до момента отправки письма.

Вы можете закрыть письмо без отправки и вернуться к его написанию позже, открыв черновик из папки Черновики.

outlook2016_chernoviki-pisem_sreda31

Расписание ближайших групп:

Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК

Используйте группу контактов (ранее называемую «списком рассылки») для отправки сообщения электронной почты нескольким пользователям ( группе проекта, комитету или даже группе друзей), не добавляя каждое имя в строку Кому, Копия или СК по отдельности.

Добавление участников в новую группу

  1. На панели навигации щелкните Люди.
  2. В разделе Мои контакты выберите папку, в которой нужно сохранить группу контактов. Обычно вы выбираете Контакты.
  3. На ленте выберите Создать группу контактов.
  4. Присвойте группе контактов имя.
  5. выберите Добавить участников, а затем добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;

Примечание: Чтобы добавить пользователя, которого нет в адресной книге или контактах, выберите Создать контакт по электронной почте.

Создание группы контактов с помощью сообщения электронной почты

Если вы всегда отправляете по электронной почте одну и ту же группу людей, вы можете создать группу контактов (ранее называемую списком рассылки ), включающую всех получателей, используя предыдущее сообщение электронной почты, отправленное им. Затем, когда вы хотите связаться с ними или запланировать встречу с ними, вы можете добавить группу контактов в строку Кому сообщения, а не добавлять каждого человека по отдельности.

Выбор людей в сообщении электронной почты

  1. Откройте сообщение, отправленное группе людей, которых вы хотите включить в группу контактов.
  2. В поле Кому или Копия выделите с помощью мыши все имена.

Выберите представление

  • Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.
  • В окне main Outlook (не в открытом сообщении электронной почты) щелкните Люди на панели навигации.

    Выбор команды

    Щелкните Создать группу контактов.

    Добавление участников из контактов Outlook

  • Введите имя группы контактов, например Спецпроекты.
  • Нажмите кнопку Добавить участников и выберите пункт Из контактов Outlook.

    Новая группа контактов с именами людей

  • В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.
  • Нажмите кнопку ОК. Люди из сообщения электронной почты будут отображаться в виде списка участников вашей группы контактов.

    Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными людьми. Их можно различить по значкам слева от имен в представлении списка. Возле отдельных контактов отображается значок карточки, а возле групп контактов — значок людей.

    Значки людей обозначают группы контактов, а значки карточек – отдельные контакты

    Наконец, в дальнейшем вы можете в любой момент добавить или удалить людей из группы контактов.

    Как в аутлуке отправить письмо нескольким адресатам

    В продолжении темы про макрос который отправляет определенную форму письма нескольким адресатам (указаны на листе Список). Начало обсуждения было здесь: Ссылка на ExcelWorld.ru
    Суть в следующем: При Просмотре отправляемого письма, оно формируется правильно, таблица отображается именно такой какая она в Excel, но если исключать просмотр и сразу нажимать на кнопку «Отпра» письмо будет приходить без границ и форматирования ячеек (синяя заливка шапки таблицы и отсутствие границ таблицы), никак не могу понять в чем причина, файл с примером прилагаю.

    В продолжении темы про макрос который отправляет определенную форму письма нескольким адресатам (указаны на листе Список). Начало обсуждения было здесь: Ссылка на ExcelWorld.ru
    Суть в следующем: При Просмотре отправляемого письма, оно формируется правильно, таблица отображается именно такой какая она в Excel, но если исключать просмотр и сразу нажимать на кнопку «Отпра» письмо будет приходить без границ и форматирования ячеек (синяя заливка шапки таблицы и отсутствие границ таблицы), никак не могу понять в чем причина, файл с примером прилагаю. Netsky

    К сообщению приложен файл: 7312264.xlsm (36.4 Kb)

    Сообщение В продолжении темы про макрос который отправляет определенную форму письма нескольким адресатам (указаны на листе Список). Начало обсуждения было здесь: Ссылка на ExcelWorld.ru
    Суть в следующем: При Просмотре отправляемого письма, оно формируется правильно, таблица отображается именно такой какая она в Excel, но если исключать просмотр и сразу нажимать на кнопку «Отпра» письмо будет приходить без границ и форматирования ячеек (синяя заливка шапки таблицы и отсутствие границ таблицы), никак не могу понять в чем причина, файл с примером прилагаю. Автор — Netsky
    Дата добавления — 18.01.2017 в 10:29

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *