Что такое база знаний в битрикс24
Перейти к содержимому

Что такое база знаний в битрикс24

  • автор:

Обновленная База знаний в Битрикс24. Как создать Базу знаний и для чего ее использовать?

Каждая компания со временем накапливает большое количество полезной информации. Регламенты, чек-листы, инструкции и просто дружеские советы новым сотрудникам от старожилов должны быть в быстром доступе, чтобы каждый желающий мог найти нужный документ и ознакомиться с ним.

Для этих целей создаются базы знаний, в которых информация хранится вся накопленная информация. Раньше в Битрикс24 База знаний работала с wiki-разметкой, которая не очень удобна для рядовых пользователей. Проблему можно было решить установкой приложений из маркетплейса Битрикс24, но за них приходилось платить. Сейчас все стало гораздо проще и удобнее.

Недавно в Битрикс24 появилась обновленная База знаний! Она создана на основе Битрикс24.Сайтов, а это значит, что создавать и редактировать Базу знаний сможет абсолютно любой сотрудник. Для этого не потребуется никаких специальных навыков и умений, вся работа происходит в конструкторе.

Как создать Базу знаний в Битрикс24?

В левом меню или с помощью поиска найдите раздел База знаний и перейдите в него. Вам предложат выбрать шаблон для Базы знаний. Пока что выбор небольшой: есть один готовый шаблон и пустой шаблон, который позволит создать Базу знаний с нуля. В будущем можно будет загружать шаблоны из Маркетплейса.

Создаем базу знаний в Битрикс24

Выбирайте нужный шаблон и приступайте к настройке Базы знаний. Назовите базу, как вам нужно, добавьте описание, выберите цветовую схему и нажмите кнопку “Создать”.

Создаем страницы в Базе знаний Битрикс24

Теперь у вас есть собственная корпоративная База знаний в Битрикс24! Ее можно настроить так, как нужно именно вам. Создавайте и редактируйте страницы базы, изменяйте структуру и добавляйте любую информацию. Для создания страниц используются блоки из Сайтов.Битрикс24.

Можно ли создать Базу знаний в Битрикс24 для группы или проекта?

Да, такая возможность есть. В группе или проекте может быть база знаний, но только одна. Создать ее можно и при создании новой группы (проекта), и при редактировании существующих.

Процесс создания базы знаний в группе (проекте) в Битрикс24 аналогичен процессу создания общей базы компании.

Сколько Баз знаний можно создать в одном портале Битрикс24?

Все зависит от тарифа, который вы используете. Для бесплатного тарифа “Проект” доступна только одна база знаний на компанию. На тарифах “CRM+”, “Задачи+” и “Старт+” можно создать 3 базы знаний. Тариф “Команда” позволяет создавать до 5 баз, а на тарифе “Компания” нет ограничения на количество баз знаний.

При этом на каждом тарифе можно создавать 1 базу знаний для каждой группы (проекта), а количество страниц в каждой базе не ограничено.

Как База знаний поможет бизнесу?

У Базы знаний может быть много вариантов применения. В ней можно хранить абсолютно любую информацию, начиная с шаблонов документов и заканчивая графиком дежурства по кухне.

Один из самых распространенных вариантов использования Базы знаний — погружение в работу новых сотрудников. Когда в компании появляется новичок, до него нужно донести внутренние регламенты работы, поделиться опытом, рассказать о миссии компании в конце концов. Можно выделить для этого полноценного куратора или прикрепить к новичку HR-менеджера, но гораздо проще показать ему Базу знаний, в которой он сможет найти всю необходимую информацию.

Еще один типовой сценарий — донесение изменений до каждого сотрудника. Чтобы не рассылать каждому персональное уведомление и не засорять Живую ленту в Битрикс24 длинными текстами приказов, можно занести информацию в Базу знаний и просто поделиться с коллегами ссылкой на страницу.

При этом никто не мешает вам сделать Базу знаний в Битрикс24 такой, какой ее видите именно вы, и использовать для ваших конкретных целей.

Храните и приумножайте знания, а Битрикс24 вам в этом поможет! Если у вас есть вопросы по настройке Битрикс24, то мы с радостью вам поможем. Заполните форму, и наш менеджер вас бесплатно проконсультирует.

Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!

Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24

База знаний

Единое хранилище корпоративных данных создается внутри вашего Битрикс24, постоянно пополняется и легко правится всеми сотрудниками компании.

Совместная работа

База знаний

Мультимедийное пространство для корпоративных знаний
Сохраняйте ценные знания внутри компании
Экономьте ресурсы на обучении новых сотрудников
Легко и быстро обменивайтесь опытом с коллегами
Находите нужную информацию за считанные секунды
Сделайте коллективные знания собственностью компании

Данные регулярно теряются или исчезают вместе с ушедшими сотрудниками? Важные инструкции делаются с нуля снова и снова? Сохраните нужную информацию внутри Битрикс24 — создайте красивую и удобную Базу знаний и постоянно пополняйте ее. Вы можете создать столько статей, сколько вам необходимо.

Статьи в Базе знаний

Умные шаблоны для создания Базы знаний

Создать и редактировать Базу знаний сможет любой сотрудник. Для этого не нужно разбираться в коде или привлекать дизайнера.

Выбирайте шаблон, добавляйте готовые блоки, на лету меняйте тексты, изображения и видеоролики. Всё меняется в простом удобном редакторе и правки видны, как только вы их сделали.

Удобный интерфейс

Настройка прав доступа

Вы сами решаете, какую информацию могут видеть и редактировать сотрудники. Настроить права доступа можно ко всем базам знаний сразу или к каждой конкретной базе.

Права доступа

Ищите нужную информацию за считанные секунды

Не нужно отвлекать от работы коллег, открывать множество папок – сотрудники знают, что все данные хранятся в Базе знаний. А быстро найти нужную страницу или документ поможет умный поиск.

Поиск по Базе знаний

Делитесь знаниями с внешними пользователями

Создайте раздел с информацией в виде красивого сайта-визитки, откройте внешний доступ и делитесь ссылкой с партнерами или подрядчиками. Для доступа не нужно заходить в ваш Битрикс24 — база знаний будет размещена в домене .bitrix24.wiki.

Делитесь с внешними пользователями

Важная информация — всегда под рукой у менеджера

Как работать со сделками? Как правильно поставить задачу? Помогайте новым сотрудникам находить актуальные ответы на вопросы, добавляя статьи по всему продукту. Например, в карточке клиента CRM будут выводиться статьи о правильном порядке ее заполнения и обработки.

Доступ из CRM

Обсуждайте статьи в удобном чате

Для каждой Базы знаний можно создать отдельный чат и обсудить в нем важные вопросы, согласовать изменения с коллегами. В будущем найти переписку будет легко — история чата привязывается к нужной статье.

Обсуждение в чате

Своя База знаний для каждого проекта

Создайте Базу знаний с правилами, алгоритмами и другой важной информацией внутри рабочей группы. Все участники проекта по умолчанию получат к ней доступ, смогут коллективно создавать, обсуждать и редактировать статьи.

База знаний для проекта

Работайте с Базой знаний на смартфонах и планшетах

Ищите нужную информацию и обучайтесь в любом месте, где это потребуется — на встрече, в дороге, дома.

База знаний в Битрикс24

Битрикс24 — гибкая платформа, позволяющая полноценно управлять бизнесом. Портал предлагает для этого множество инструментов, среди которых есть как сложные, дающие возможность полностью автоматизировать бизнес-процессы, так и более простые, но не менее полезные. Одним из довольно простых, но очень эффективных инструментов является база знаний — специальный раздел портала, в котором можно собрать всю необходимую сотрудникам информацию.

Содержание базы знаний может быть любым. Как правило, типовые задачи, которые этот функционал помогает решать, выглядят так:

  • быстрая адаптация новых сотрудников — легкий доступ к положениям и регламентам компании, общей информации и многому другому;
  • быстрый доступ к технической информации — различным должностным инструкциям с подробным алгоритмом рабочих обязанностей, ссылкам на нужные материалы и программы;
  • общедоступная организационная информация — по каким дням происходят выплаты, как правильно оформить больничный, куда подавать заявление на отпуск и другие нередко возникающие у новых сотрудников вопросы.

База знаний позволяет собирать и упорядочивать часто используемую информацию, а также легко делиться ей, отправив ссылку на нужную страницу.

Как работать с базой знаний

База знаний — это встроенный инструмент Битрикс24, работа с ней не требует обязательного привлечения технических специалистов: при наличии времени во всем можно разобраться самостоятельно. Количество баз знаний никак не ограничено, это дает возможность подробно описать все действия и рабочие процессы и сделать этот раздел портала по-настоящему полезным. Ниже рассмотрим типовые настройки базы знаний: от ее создания до редактирования и удаления.

Создание

Зайдите на портал и в окне поиска наберите «база знаний», а затем откройте найденный пункт меню. Также в этот раздел можно попасть и с основного бокового меню: откройте пункт «Компания», затем в верхнем списке выберите «База знаний». После того, как вы попали в этот раздел, нажмите «Создать базу знаний».

1.jpg

В открывшемся окне выберите один из двух готовых шаблонов базы знаний: в темной или светлой теме. Кроме этого, можно загрузить дополнительные шаблоны из Битрикс24.Маркет — там есть как платные темы, так и доступные по подписке — или создать с чистого листа свой собственный, выбрав пункт «Пустой шаблон». Для примера создадим базу знаний в светлой теме, выбрав соответствующий пункт.

2.jpg

Настройка

Откройте созданную базу и выберите «настройки» — расположенный в верхнем правом углу значок шестерни. Откроется страница, содержащая пункты настроек, разбитые на разделы:

  • настройки базы знаний;
  • дизайн базы знаний;
  • настройки страницы;
  • дизайн страницы.

Большинство изменений вносится простым выбором из предложенных вариантов или установкой галочки в нужный чекбокс. Разберем пункты подробнее.

Настройки базы знаний

3.jpg

Первым делом нужно задать новое имя, нажав на карандаш, расположенный рядом со стандартным названием «База знаний в светлой теме» — выбирайте название, которое будет отражать общую суть. Следующим шагом укажите адрес, по которому будет доступна эта база знаний. Теперь нужно определиться, нужна ли на странице кнопка, позволяющая моментально перемещаться наверх — если нужна, то отметьте чекбокс. Осталось назначить главную страницу, выбрав ее из выпадающего списка в пункте «Главная страница» — она будет открываться первой.

В дополнительных настройках можно указать ключи для карт Google и Яндекс, а также выбрать шаблон отображения и представления по умолчанию — варианты отображаются визуально, так что сразу понятен результат от внесения изменений. Есть возможность выбрать свою страницу «404». Здесь и далее не забывайте сохранять внесенные изменения.

Дизайн базы знаний

4.jpg

Этот раздел позволяет настроить общее визуальное оформление: выбрать цвета и шрифт. Все характеристики задаются в специальных полях с указанием, что именно будет изменено. Можно выбрать цветовую палитру, настроить текст — его цвет, шрифт, размер, насыщенность, межстрочное расстояние и другие характеристики. Есть возможность задать для страницы индивидуальный фон, загрузив собственную картинку и выбрав вариант отображения: на весь экран, мозаика или по ширине.

Настройки страницы

5.jpg

Каждую страницу можно индивидуально отредактировать, выбрав нужные параметры и добавив необходимую информацию. Для страниц можно выбирать индивидуальное представление и шаблоны, а также редактировать вид богатой ссылки, изменяя изображение, название и Title.

Дизайн страницы

6.jpg

Позволяет настроить почти все то же самое, что и дизайн базы знаний, но только в рамках отдельной страницы.

Наполнение базы знаний

Для того чтобы наполнить базу знаний, необходимо создать и настроить нужные страницы. В шаблоне уже есть часть страниц, например, главная, — она отмечена значком домика, — а также страница с результатами поиска, страницы статьи и сайдбар. Чтобы получить доступ ко всем страницам, на плитке созданной базы знаний выберите «Действия», а затем из выпадающего списка «Посмотреть страницы».

7.jpg

Для каждой страницы можно указать адрес, вид богатой ссылки, а также индивидуальное представление и шаблон. Для этого нужно на карточке страницы выбрать «действия», а затем «Настроить страницу».

Для редактирования страницы нужно выбрать «действия», а затем «Редактировать». Откроется редактор, позволяющий набирать и оформлять текст, управлять блоками страницы — перемещать, удалять, редактировать, создавать новые, включая суперблоки — и настраивать отображение. По своим возможностям редактор напоминает аналогичные в различных конструкторах для создания сайтов, например, есть возможность указать видимость блока, в зависимости от устройства: ПК, планшета, телефона.

Сами страницы можно удалять, перемещать, копировать и выполнять другие операции, воспользовавшись все тем же выпадающим меню, расположенным под кнопкой «действия», в верхнем правом углу карточки страницы. Такое же меню есть и на карточке базы знаний — используйте его для удаления или редактирования.

Краткие итоги

База знаний — мощный инструмент, позволяющий ускорить и повысить эффективность обучения работе в Битрикс24 персонала и сделать доступной информацию, которая часто требуется, наполнив раздел самыми востребованными данными. Базу знаний можно создать как самостоятельно, так и заказать у специалистов. Если вас заинтересовал этот функционал и вы решили, что он необходим в вашей компании — позвоните или напишите нам. Мы можем реализовать проект любой сложности в точном соответствии с вашими пожеланиями.

База знаний в Битрикс24

База знаний – это информативный сборник ответов на типовые вопросы сотрудников или клиентов. Дополнительный инструмент внутри Битрикс24, который собирает в себе вспомогательные материалы для пользователей:

  • внутренний регламент организации;
  • инструкции по программному обеспечению, используемому внутри компании;
  • стратегию развития отделов и сотрудников;
  • методические рекомендации для пользователей;
  • регламенты по работе с CRM и другими модулями корпоративного портала.

5 причин использования Базы знаний внутри корпоративного портала:

  1. Формирование внутрикорпоративной информации в едином рабочем пространстве
  2. Существенная экономия ресурсов на обучении стажёров компании при использовании площадки в качестве обучающего модуля
  3. Быстрый и визуально привлекательный обмен информацией между отделами компании
  4. Рост эффективности клиентской поддержки при использовании в качестве справочной базы – для скриптов
  5. Повышение внутрикорпоративной осведомленности сотрудников

Неважно, в какой сфере задействована ваша компания: IT, продажи, медицина или другое. Наличие базы знаний – преимущество как для руководителя организации, так для сотрудников и клиентов.

В статье расскажем о том, как самостоятельно создать Базу знаний в Битрикс24 через пошаговую инструкцию и поделимся советами по верстке и использованию. В конце добавили ссылку на видео-урок по созданию Базы знаний с нуля.

Пошаговое руководство по созданию базы знаний

Модуль базы знаний доступен в облачной и коробочной версиях Битрикс24. Найти инструмент можно через глобальный поиск вашего корпоративного портала либо через левое меню.

Создать базу знаний можно с помощью кнопки добавления или элемента интерфейса «Создать базу знаний»:

Битрикс24 предлагает на выбор две настроенные базы: в тёмном и светлом оформлении. Данные шаблоны уже свёрстаны – их необходимо только отредактировать по содержанию. Элементы управления схожи с теми, что используются в модуле Битрикс-Сайты.

При выборе чистого шаблона, собираем нашу новую базу поэтапно:

1. Создаём пустой шаблон. Добавляем описание и заголовок нашей будущей базы. Изменить шаблон страницы можно в настройках базы знаний:

Для этого переходим в меню «Дополнительно» и выбираем требующееся количество областей:

2. После того, как определились с видом нашей базы, переходим к наполнению рабочего поля , в нашем случае, состоящего из двух частей.

В правую часть добавляем блоки с контентом. Для каждого типа контента, будь то картинки или видео, необходимо добавлять свой блок. Вёрстку советуем начинать с верхнего меню страницы. Для этого добавляем блок из «Меню и шапка сайта»:

Редактируем содержимое блока. Наводим курсор мыши на созданный объект и нажимаем кнопку Редактировать.

Вносим правки: добавляем логотип, ссылку и пункты меню будущей странички.

Далее переходим к наполнению остальной части страницы. Предустановленных блоков в базе знаний Битрикс24 хватит для создания красочной и информативной страницы. Для того чтобы статья получилась интересной, рекомендуем добавить следующие типы контента:

  • Обложка
  • Текст
  • Картинки и галереи
  • Видео
  • Этапы
  • Кнопки и ссылки

3. После окончания работ по верстке правой части движемся дальше. В левую часть нашей базы добавляем меню (содержание статьи). Для навигации по разделам статьи можно использовать как верхнее меню в шапке страницы, так и сайдбар.

Добавляем его аналогично блокам в колонке с контентом. Меню находится во вкладке «Сайдбар».

Чтобы настроить ссылки для перехода, нажимаем кнопку «Выбрать» в пункте оглавления и выбираем блок, к которому пользователь будет переходить при нажатии на ссылку:

Дополнительно можно поэкспериментировать с дизайном вашей базы: изменить шрифт, подобрать подходящие цвета заливки блоков или текста, добавить или убрать анимацию появления созданных разделов.

В результате вы получите полноценную Wiki-страницу. База знаний готова! Не забудьте проверить ее итоговый вид и корректность работы ссылок и сайдбара.

Инструмент находится в стадии «beta» – это значит, что данный раздел будет дорабатываться. Некоторые функции могут работать некорректно или со сбоями.

Советы и лайфхаки по использованию базы знаний

Расскажем о некоторых особенностях работы с базой знаний. Наши рекомендации помогут сократить время на создание информационного контента для вашей компании и улучшить восприятие пользователями.

1. Для добавления видео используйте ссылку на Youtube.

Ссылки на остальные ресурсы, распространяющие видео-контент, корректно открываться не будут.

2. Если страница базы знаний получилась объемной, а листать постоянно наверх – решение не практичное, добавьте «ползающее» за пользователем верхнее меню (Шапку сайта). Сайдбар двигаться за скролл-панелью не будет.

3. Битрикс24 автоматически добавляет кнопку «Наверх», если статья содержит много информативных блоков. Данный элемент повышает юзабилити длинных страниц — нет необходимости прокручивать страницу вручную. Достаточно нажать на стрелку и пользователь снова окажется наверху страницы из любой части документа:

4. По информационной части Базы знаний работает поиск. Для этого необходимо добавить Поисковую строку через меню блоков «Другое»:

5. Ссылки из меню можно добавлять не только с помощью блоков для перехода, но и с помощью якорей. Якорь – своеобразный ID каждого элемента страницы. Для создания ссылки копируем якорь требующегося блока и вставляем его в поле «Ссылка» после хэштега:

6. Прописать вручную можно и сам Якорь каждого блока (в Редактировании – Настройках). По умолчанию каждый блок (так называемый адрес) формируется в виде «block*номер*»:

7. Чтобы переместить раздел внутри меню, нужно навести на левый край блока с названием и перетянуть его. Если перетянуть вправо – будет создан раздел (второй уровень), если влево – глава (первый уровень).

Видеоурок по созданию базы знаний Битрикс24

В качестве наглядной демонстрации работы с базой знаний мы создали для вас видеоурок:

После просмотра вы научитесь создавать простую информативную страничку внутри своего корпоративного портала Битрикс24.

Если у вас остались вопросы о том, как создать базу знаний, звоните по телефону или заполните форму ниже. Мы проконсультируем вас относительно всех настроек базы знаний и скрытых преимуществах любого инструмента Битрикс24.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *